Transformação digital das instituições educativas

by Adobe

Posted on 06-03-2020

A transformação digital mudou a maneira como o mundo se move. Até pouco tempo atrás, a adaptação a essas mudanças parecia ser uma tarefa apenas para negócios. Agora, as instituições educacionais também estão enfrentando esse desafio, que não significa apenas mudar o modelo educacional para um ambiente virtual, mas também implica o uso de tecnologias que maximizam a eficiência e facilitam processos que até recentemente eram feitos no papel.

Existem três áreas principais em que as instituições educacionais podem expandir os recursos digitais, adaptarse a uma nova era e avançar: serviços para os alunos, gerenciamento de equipe e gerenciamento de TI e instalações. Saiba como, através do Adobe Sign, é possível promover a transformação digital na educação.

Matrículas, programas de educação individual e outros serviços ao estudante

Um dos processos mais complicados nas instituições de ensino é, sem dúvida, a inscrição de novos alunos: aplicar, registrar e até registrar aulas são tarefas que geralmente requerem impressão, assinatura e digitalização de documentos.

O Adobe Sign simplifica e acelera esse fluxo de tarefas, pois pais e alunos podem preencher formulários digitalmente de qualquer lugar. Esses dados são armazenados pela primeira vez e, em seguida, usados para preencher automaticamente formulários adicionais, aprimorando a experiência dos pais, alunos e funcionários responsáveis pelo processo de inscrição.

Essa ferramenta também melhora a experiência de seus professores e funcionários administrativos. Através do Adobe Sign, é possível que várias pessoas assinem formulários 100% eletronicamente, em questão de minutos, antes de criar IEPs para os alunos.

A implementação do Adobe Sign na educação também permite que processos como transferências e solicitações de mudança de curso, preenchimento de formulários de permissão para viagens de campo ou solicitação de empréstimos de equipamentos, entre outros, sejam realizados digitalmente, usando modelos que podem ser reutilizados por outros alunos.

Adobe Sign para RH e gestão de pessoa

O Adobe Sign também é um aliado na digitalização de processos na área de recursos humanos. A criação de fluxos de trabalho automatizados e a integração com sistemas de negócios como o Workday permite maximizar a eficiência dos recursos humanos com processos digitais para assinatura e aprovação de contratos, preparação de pacotes de documentos e aprovação de novos cargos.

Além disso, os fluxos de trabalho de autoatendimento facilitam o acesso aos formulários de aprovação de viagens e relatórios de despesas como parte do processo de crescimento profissional do professor e do aluno.

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A implementação do Adobe Sign também permite que as instituições de ensino gerenciem melhor suas comunicações, como documentos de atualização de políticas dentro da instituição, para que professores e funcionários administrativos possam assinálos em minutos através de um único fluxo de trabalho.

Processos de TI, área jurídica e gestão de instalações

A gestão das instituições de ensino vai além dos serviços para alunos, pais, professores e funcionários administrativos. Outros processos como a assinatura de contratos de construção e locação de equipamentos, contratação de fornecedores e gerenciamento de ativos e TI também podem ser digitalizados com o Adobe Sign.

Por exemplo, você pode criar formulários para incorporar e gerenciar provedores de serviços, como manutenção de energia e equipamentos, enviálos a terceiros para coletar assinaturas, anexar documentos e, em seguida, armazenálos com segurança em um só lugar.

O Adobe Sign também permite que cada departamento tenha controle total de seus fluxos de trabalho. Ao dar independência às áreas da sua instituição, as tarefas são feitas com facilidade e menos tempo, por isso a gestão é muito mais fácil e não exige que todos os funcionários estejam no mesmo lugar.

A gestão de ativos e aplicativos de TI também podem se tornar um processo 100% digital, para que laboratórios e equipes de centros de informática possam alcançar seus alunos em menos tempo, melhorando a experiência educacional e garantindo que eles tenham todas as ferramentas necessárias para aprender.

Um dos principais obstáculos da transformação digital é saber por onde começar. Assim como as empresas, as instituições de ensino devem se adaptar para avançar. Isso não significa apenas uma mudança no paradigma da educação, mas a transformação de processos que até recentemente eram análogos e agora podem ser realizados de forma totalmente digital. Com o Adobe Sign sua instituição pode dar o salto e entrar em uma nova era de educação.

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