Reuniões online que podem ser um e-mail?

– Oi, liguem suas câmeras que eu não vejo vocês há muito tempo
-Olá
-Olá, awww que gato fofo
-Olá
-Olá a todos

Esta cena é familiar para você? As reuniões online são cada vez mais frequentes e fazemnos ver outras facetas. Queremos que isso se destaque, então veremos os erros comuns e como corrigi-los para que não haja mais reuniões que poderiam ter sido um e-mail.

Qual o objetivo desta reunião online?

Estamos aqui para discutir a proposta de…

Primeiro erro: não ter um objetivo claro. É muito fácil perder o curso da conversa quando se fala sem um direcionamento estratégico.

Solução: defina que tipo de reunião você terá.

• Se vai dar informações sem a necessidade de nenhuma intervenção.
• Se você vai coletar informações sobre uma determinada pessoa / equipe.
• Se você pretende distribuir as tarefas de forma clara e concisa.
• Se você vai fazer uma resolução entre as pessoas / equipes envolvidas.

Preciso estar nessa reunião?

Vou trabalhar antes de começar a reunião, tenho muitas coisas para fazer.

Segundo erro: convidar as pessoas erradas. Acreditar que mais pessoas envolvidas significa uma reunião mais produtiva é um problema. Estar em uma call nos permite atender sem ter que prestar a atenção que merece.

Solução: é melhor definir quais pessoas estão realmente interessadas na reunião online. Menos é mais.

• Se só você vai falar pode convidar a todos os necessários. Como não há intervenção aqui, convide todas as pessoas que devem conhecer as informações que você deseja comunicar.
• Se precisa de alguma intervenção: máximo 12 pessoas. Eles podem ser as pessoas envolvidas em uma equipe ou os representantes de várias equipes.
• Para tomar uma decisão: máximo 7 pessoas. Escolha muito bem para não precisar ligar para outras pessoas para decidir na reunião.

A tarde inteira em reunião?

Não sei quando vou trabalhar se estou em reuniões o dia todo.

Terceiro erro: não estimar o tempo real. Se a reunião ficar muito longa, seu time provavelmente vai se desviar do tópico. Tempo é dinheiro, não desperdice nem o seu nem o dos outros.

Solução: não demore mais de 45 minutos.

• 30 minutos: é o ideal, sim. Normalmente, você pode acertar para ser uma hora, mas o planejamento pode ajudá-lo a ser muito mais eficiente
• 45 minutos: é o máximo. Analise o tempo de apresentação, intervenção e conclusão, para que possa organizar a reunião online.
• Mais de 45 minutos: somente se for em blocos. Se você tem uma reunião de comitê que precisa de mais tempo, organize reuniões de intervalo.

Um presente

Queremos compartilhar com você a estrutura perfeita para convocar uma reunião virtual e não virtual para tornála muito mais eficaz.

• Objetivo da reunião
• Defina um tempo pensando que não pode ser movido
• Escreva aqui os tópicos que serão falados

Às vezes, a quantidade de trabalho parece nos obrigar a usar o tempo ocioso para as reuniões, mas o que resulta disso é uma equipe cansada, sem concentração e sem ser eficiente. Não utilize a hora do almoço ou o fim do dia, não recomendamos fazer reuniões determinantes na segunda ou sexta-feira e não esqueça qual é o seu objetivo.

No final, o sucesso é dado pelo coordenador e seus convidados. Seja qual for a sua posição, tente tornar cada reunião online mais útil. Para que seu time não fale que “poderia ter sido um e-mail”.

Uma empresa também pode ser mais eficiente implementando processos que melhoram seu trabalho. Transforme seus processos com o Acrobat!

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