HTW Berlin: Intelligente Formulare erleichtern den Alltag.

by Andreas Helios

Posted on 06-23-2016

Die HTW Berlin vere­int mit über 13.000 Studieren­den und rund 570 Mitar­beit­ern 70 Stu­di­en­ange­bote in den Bere­ichen Tech­nik, Infor­matik, Wirtschaft, Kul­tur und Gestal­tung unter einem Dach. Die größte Berlin­er Hochschule für Ange­wandte Wis­senschaften pro­fes­sion­al­isiert derzeit ihr For­mu­la­rman­age­ment mit Adobe Expe­ri­ence Man­ag­er Forms. Dynamis­che eFor­mu­la­re und elek­tro­n­is­che Work­flows steigern die Effizienz und vere­in­fachen aus­gewählte Geschäft­sprozesse in Ver­wal­tung und Studium.

Dynamis­che For­mu­la­re passen sich automa­tisch an

For­mu­la­re als Schnittstelle zu den Studieren­den oder Mitar­beit­ern spie­len in der Hochschule tra­di­tionell eine große Rolle. Sie wer­den oft dezen­tral in den Fach­abteilun­gen erstellt, um bes­timmte Ver­wal­tungsauf­gaben zu organ­isieren. Im ersten Schritt begann das Hochschul­rechen­zen­trum mit dem Bere­it­stellen von dynamis­chen For­mu­la­ren im PDF-Format.

„Wir haben nach ein­er Lösung gesucht, bei der sich die eFor­mu­la­re bere­its während des Aus­fül­lens automa­tisch an die jew­eili­gen Erfordernisse bei der Eingabe anpassen“, berichtet Got­tfried Jung­hanns, Team­leit­er Cam­pus Man­age­ment. Etwa wenn sich beim Beant­worten der ersten Fra­gen in einem Antrag für ein Urlaub­sse­mes­ter her­ausstellt, dass bes­timmte Voraus­set­zun­gen nicht erfüllt sind, lässt sich dieses For­mu­lar gar nicht erst weit­er aus­füllen und abschicken.

Kom­plexe Work­flows automa­tisieren die Abläufe

Mit­tler­weile hat die HTW Berlin aber auch den Adobe Expe­ri­ence Man­ag­er Forms-Serv­er lizen­siert, der die Real­isierung kom­plex­er Work­flows auf Basis adap­tiv­er For­mu­la­re ermöglicht. Diese wer­den im Brows­er angezeigt und passen sich in der Darstel­lung automa­tisch an den Bild­schirm des jew­eili­gen Endgeräts an. Gle­ichzeit­ig wird die Dig­i­tal­isierung von Abläufen unter­stützt, die zum Teil Ad-hoc entste­hen, zeitlich begren­zt sind oder von den anderen Sys­te­men nicht berück­sichtigt werden.

Beispiel­sweise die Abrech­nung von Lehraufträ­gen, die Bewer­bung zum weit­er­bilden­den Mas­ter­studi­um oder die Ver­gabe des Deutsch­land­stipendi­ums. „In diesen Prozessen steckt ein enormes Poten­zial zur Effizien­zsteigerung“, bestätigt Jung­hanns. Deshalb sollen in Zukun­ft die vielfälti­gen Möglichkeit­en von Adobe Expe­ri­ence Man­ag­er Forms zum Erstellen von adap­tiv­en For­mu­la­ren noch stärk­er zum Ein­satz kommen.

Und auch das The­ma „Dig­i­tale Sig­natur“ ist für die Hochschule wichtig: Denn eine verbindliche elek­tro­n­is­che Unter­schrift, nach der das Doku­ment nicht mehr manip­uliert wer­den kann, ist ger­ade bei sen­si­blen Prü­fung­sun­ter­la­gen oder Zeug­nis­sen von höch­ster Bedeutung.

Adobe Cam­pus Day am 28. Juni: Jet­zt anmelden

Auf dem „Adobe Cam­pus Day“ unseres Part­ners eggs uni­me­dia am 28. Juni 2016 in der Hochschule für Tech­nik und Wirtschaft Berlin (Wil­helmi­nen­hof­str. 75A, Gebäude H – 001) kann man aus erster Hand erleben, wie dig­i­tale For­mu­la­re als uni­verselles Bindeglied für die Ver­wal­tung­sprozesse einge­set­zt wer­den kön­nen. Jet­zt noch schnell anmelden!

Die gesamte Anwen­dergeschichte gibt es hier zum Download

Topics: Digitale Transformation & Marketing, Digital EMEA

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