Case Study: Personalisiertes Formular-Portal bei LEONI
Das Nürnberger Traditionsunternehmen LEONI wurde 1569 als „Werkstatt für Leonische Waren“ gegründet und ist heute ein globaler Zulieferer der Automobilindustrie für Kabel, Drähte und Bordnetz-Systeme. Weltweit beschäftigt die börsennotierte LEONI AG mehr als 76.000 Mitarbeitern in 82 Tochtergesellschaften, 92 Produktionsstandorte verteilen sich über 32 Länder.
Formulare dienen als Startpunkt vieler Abläufe
Daher sind strukturierte Verwaltungsabläufe ein wichtiger Faktor in der betrieblichen Organisation des Unternehmens – vom einfachen Urlaubsantrag über Projektformulare bis hin zu Compliance-kritischen Genehmigungsprozessen. Eine wichtige Rolle spielt hierbei das Formular als Startpunkt vieler Abläufe.
„Es ist eine wichtige Aufgabe, intuitiv bedienbare Formulare zur Verfügung zu stellen, diese immer auf dem neuesten Stand zu halten und den Mitarbeitern so zur Verfügung zu stellen, dass sie einfach gefunden werden können“, so Marc Pfefferler, Director Quality & Knowledge Management bei der LEONI Holding in Nürnberg.
Wegweisendes Pilotprojekt für die gesamte Gruppe
Als Pilotprojekt hat er deshalb mit Hilfe der Experten von eggs unimedia in München ein personalisierbares Formularportal eingerichtet. Diese Lösung auf Basis von Adobe Experience Manager Forms als Teil der Adobe Marketing Cloud kann künftig für die gesamte LEONI Gruppe wegweisend sein und setzt das gesamte Formularmanagement auf ein neues Fundament.
Ziel war es, für die Anwender durch eine einheitliche User Experience Vorteile zu schaffen und die Auffindbarkeit der Formulare deutlich zu verbessern. Formular-Verantwortliche sollten gleichzeitig in der Lage sein, die Vielzahl an Dokumenten zentral zu managen, Updates vorzunehmen und den Mitarbeitern alle Formulare an einer zentralen Stelle verfügbar zu machen.
Im Augenblick wird ein Großteil der Formulare noch durch Mitarbeiter aus dem Bereich Wissensmanagement umgesetzt. Aber zukünftig sollen in den einzelnen Unternehmensbereichen Verantwortliche hinzukommen, die dann eigene Formulare entwickeln und über das Portal zentral zur Verfügung stellen können.
Verringertes Fehlerrisiko und gesteigerte Effizienz
Adaptive Formulare, die sich in der Darstellung an alle denkbaren Endgeräte anpassen, sind beim Formularmanagement von LEONI derzeit noch nicht im Einsatz, da mit den Dokumenten weitestgehend am Desktop gearbeitet wird. Diese Erweiterung wäre aber schon heute jederzeit möglich.
Dynamische Funktionen in Formularen und Prozessen werden dagegen bereits verwendet. Etwa, wenn beim Überschreiten gewisser Budgetrahmen bei einem Projektantrag zusätzliche Genehmigungsstufen und Unterschriftenfelder erforderlich sind.
„Wir haben auch die Mehrsprachigkeit und Funktionen zur Autovervollständigung in vielen Feldern integriert, um unsere Mitarbeiter möglichst rational und effizient durch die Formulare zu führen“, erläutert Marc Pfefferler. Die Formulare folgen nun einem einheitlichen Design und auch digitale Signaturen sind bereits eingerichtet.
Durch die zentrale Ablage stehen den Mitarbeitern jetzt immer die aktuellsten Versionen der Formulare an einer Stelle im Unternehmen zur Verfügung, was neben der verkürzten Suchzeit auch das Risiko von Fehlern weiter verringert und so die Effizienz weiter erhöht.