Tipps und Tricks für das richtige Designen für Events

by Adobe DE Team

Posted on 12-11-2017

Events sind eine großartige Gelegenheit, der Welt zu zeigen, wer du bist und was du tust. Ob Podiumsdiskussionen, Networking-Partys oder Open-Mic-Sessions – mithilfe von Events machst du auf dich und dein Business aufmerksam, kannst deine Fähigkeiten präsentieren und eine Community aufbauen.

„Heute dreht sich alles um Erlebnisse und persönlichen Austausch“, so Cathie Royer, Senior Marketing Programs Manager im Bereich Customer Mining bei Adobe. „Events sind der beste Weg, um mit bestehenden Kunden zu interagieren und neue zu gewinnen. Daher machen sich die Investitionen in Planung und Promotion eines Events sehr häufig um ein Vielfaches bezahlt.“

Um das geplante Event bekannt zu machen und mit Teilnehmern (und allen anderen) Verbindung aufzunehmen, benötigst du Content – für die „Marken-Identität“ des Events sowie für digitale und gedruckte Marketing-Materialien – der vor, während und nach dem Event online, per E-Mail und/oder per Post bereitgestellt wird. Der Rat der Experten:

Event-Identität schaffen

Bevor du eine Einladung oder einen Flyer verschickst, denk darüber nach, welche Elemente für das Design aller relevanten Materialien notwendig sind:

Was zeichnet eine wirkungsvolle Event-Identität aus? Sie ist einfach, ansprechend und flexibel. Sie sieht groß- und kleingeschrieben gut aus, passt sich horizontalen und vertikalen Formaten an und ist für digitale Medien und Print geeignet. Alle deine Elemente, zum Beispiel ein Hintergrundbild oder eine Illustration von einem Stockdienst, ein typografisches Logo oder die Farbpalette, lassen sich in einer Creative Cloud-Bibliothek (eine Besonderheit der Kreativprogramme von Adobe) speichern und bei Bedarf jederzeit abrufen. Das erspart bei der Neuerstellung von Posts und Werbematerialien eine Menge Arbeit.

© Shanti Sparrow Design

KOI Creative Space in White Plains, New York, ist ein kleines Unternehmen, das große Erfolge mit Events verzeichnet. Tagsüber wird in den Räumen regulär gearbeitet, abends finden Programmier-Workshops, Pitch-Sessions für Startups, Cocktail- und Yoga-Kurse statt. „Ein Großteil unserer Marketing-Aktionen zielt auf die Organisation und Ausrichtung von Events ab“, erläutert Grafik-Designer Jon Manierre, einer der Geschäftsführer von KOI. „Durch Events entstehen Kontakte, und wir haben die Möglichkeit, unsere Community wirklich kennenzulernen. Aus Erfahrung wissen wir, dass auch die tollsten Events magere Besucherzahlen aufweisen können, wenn eine aussagekräftige Identität fehlt und vorab die Werbetrommel nicht gerührt wird.“

Besuche Behance und scrolle durch faszinierende Werke inspirierender Designer aus der ganzen Welt. Filtere die Suchergebnisse nach „Projekte“, „Branding“ und „Neueste“.

Sobald du dir über das Look-and-Feel im Klaren bist, findest du zum Erstellen der Design-Elemente für dein Event zahlreiche Bilder, Videos und Tutorials bei Adobe. Durchsuche zum Beispiel den riesigen Bildbestand von Adobe Stock. In unserem Tutorial erfährst du außerdem, wie du aus einfachen Vektorformen und Text ein farbenfrohes Event-Logo erstellst.

Vor dem Event

Zur Entwicklung eines einzigartigen Event-Konzepts gehören das Erstellen eines Flyers und einer Ankündigungsseite für Facebook, das Versenden von E-Mail-Einladungen an alle Personen in deiner Mailing-Liste sowie die Einrichtung einer Anmeldeseite auf einer Plattform wie Eventbrite. Ebenso effektiv sind Auftritte auf Instagram, Twitter und ähnlichen Websites, auf denen potenzielle Besucher zu finden sind.

Zu den gängigen Formaten für Flyer zählt A4 im Hochformat. Nach dem Einrichten der Seite solltest du deine Überschrift ganz oben platzieren, ein ansprechendes Foto oder eine Illustration direkt darunter und den Namen oder das Logo deines Unternehmens rechts unten. Mit dieser Formel liegst du immer richtig. Du darfst die Anordnung aber auch selbst bestimmen. Doch vergiss nicht das Wichtigste: den Anlass für die Einladung zu benennen! Führe mindestens drei Gründe auf, weshalb die Gäste kommen sollen. Zudem müssen Datum, Ort, Uhrzeit, Eintrittspreis und Hinweise zur Anmeldung angegeben werden. Tipps für gelungene Flyer findest du hier.

Als Nächstes erstellst du Content für Posts in sozialen Netzwerken. Für jede Plattform gelten verschiedene Anforderungen. Für das Event-Titelbild auf Facebook gelten die Pixelmaße 784 x 295, für ein Instagram-Feed 440 x 220. Alle Vorgaben sind auf den entsprechenden Websites zu finden. Mit Adobe Spark geht es einfacher: Social-Media-Posts lassen sich rasch für alle Plattformen und Geräte erstellen und veröffentlichen. Darüber hinaus kannst du ganz leicht Firmen- und persönliche Web-Seiten aktualisieren. Erstelle in jedem Fall auch einen Event-spezifischen Hashtag, damit die Besucher vor, während und nach dem Event eigene Fotos und Kommentare posten können.

Während des Events

Der Tag deines Events ist endlich da. Deine erstellten Materialien erfüllen ihren Zweck in jedem Fall: Vor Ort können deine Besucher das Event noch intensiver erleben, und jenen, die nicht kommen konnten, kannst du auf diese Weise deine Botschaft vermitteln. Nutze hier und jetzt die Möglichkeit, mit deinen Besuchern Kontakt aufzunehmen und persönliche Beziehungen aufzubauen.

Allen, die dein Event besuchen wollten, es aber nicht geschafft haben, kann geholfen werden: Das Event kommt einfach zu ihnen! Das erfordert nicht viel Aufwand; ein mit dem Handy gedrehtes Video reicht vollkommen aus (vielleicht mit einem Stativ?). Mache mehrere zwei- bis dreiminütige Clips. Oder teile ein Live-Video des gesamten Events, das Zuschauer liken und kommentieren können. Eine Social-Media-Story, zusammengesetzt aus Bildern und Videos, kommt immer gut an.

„Mach einen Kameraschwenk über die Besucher. Nimm ihre Interaktionen und Gespräche untereinander und mit dem Redner auf“, empfiehlt Ryan Doran, ebenfalls Geschäftsführer von KOI Creative Space. „Leute müssen das Gefühl haben, dass sie an etwas ganz Besonderem teilhaben. Wenn ihnen die online gestellten Bilder von sich gefallen, dann teilen sie sie auch. Das ist eine gute Sache für sie, für dich und für alle Freunde und Bekannte, die deren Posts sehen – und infolgedessen neugierig auf dein nächstes Event sind.“

Broschüren können Besuchern einen hilfreichen Überblick über den Ablauf deines Events geben. Darin können eine Liste der Redner, Breakout-Sessions oder sonstige Programmpunkte enthalten sein oder auch detaillierte Informationen zu deinem Unternehmen, denen sich Leser im eigenen Tempo widmen können. Etwa 15 Minuten vor dem Ende des Events ist der ideale Zeitpunkt für die Verteilung von Broschüren, die ein bestimmtes Produkt bzw. einen bestimmten Service beschreiben oder eine Übersicht über das gesamte Leistungsspektrum deines Unternehmens geben.

© Attila Hadnagy

Eine Broschürenvorlage erleichtert die Erstellung erheblich, da Seitenaufbau, Falzung, Anschnitt und Zuschnitt bereits eingerichtet sind. So kannst du dich ganz darauf konzentrieren, die passenden Bilder auszuwählen und den richtigen Text zu verfassen. Mittlerweile werden Broschüren häufig mit Digitaldruckmaschinen gedruckt, sodass beliebig viele Updates möglich sind oder Broschüren sogar für einzelne Besucher mit Namen personalisiert werden können. Statt einen großen Vorrat anzulegen, ist es sinnvoller, die Informationen in den Broschüren regelmäßig zu aktualisieren.

Achte darauf, dass im Eingangsbereich und auf dem Tisch mit den Erfrischungen stets genügend Visitenkarten ausgelegt sind. Wie wäre es außerdem mit einer Tombola, bei der alle Besucher, die ihre Visitenkarten in einem dafür aufgestellten Behälter hinterlassen, die Chance auf einen originellen Gewinn haben? Mit dieser bewährten Methode lassen sich rasch Bekanntschaften schließen und eine Mailing-Liste aufbauen.

© Danilo De Marco

Nach dem Event

Nachdem der letzte Gast gegangen ist, gilt es, die Dynamik des gelungenen Abends zu nutzen und frisch geschlossene Bekanntschaften zu vertiefen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Höhepunkte des Events festzuhalten und Besucher zu motivieren, eigene Fotos sowie Lob und Kritik zu posten.

Ryan Doran und Jon Manierre verschicken grundsätzlich Dankes-E-Mails nach Events. „Dies gibt uns die Möglichkeit, das Event-Branding fortzusetzen und verschiedene wichtige Momente oder Ideen nochmal aufzugreifen. Außerdem fügen wir einen kleinen Kalender mit den Themen und Terminen unserer nächsten drei Events hinzu. Ein erfolgreiches erstes Event trägt entscheidend dazu bei, dass die Leute das nächste Mal wiederkommen. Eine Welle wird losgetreten.“

Der Gestaltung deines Dankesschreibens sind keine Grenzen gesetzt – in Form eines Social-Media-Posts, als Erwähnung in deinem digitalen Newsletter oder als Banner auf deiner Website. Mit Tools wie Adobe Spark lassen sich Designs ganz einfach für unterschiedliche Plattformen umgestalten.

© Dalibor Momcilovic

Je nachdem, in welcher Branche du bist oder welche Dienstleistung du anbietest, kann Direkt-Mailing oder ein Flyer die passende Wahl sein. Da beim Öffnen von Adobe Creative Cloud-Programmen Miniaturansichten deiner Projekte eingeblendet werden, kannst du ganz einfach eine Kopie deiner letzten Datei öffnen, Änderungen und Aktualisierungen vornehmen, den Druck vorbereiten und das Ergebnis schließlich per Post oder als PDF an die neu hinzugekommenen Empfänger auf deiner Liste schicken.

Hast du die Tipps für ein perfektes Event Design schon ausprobiert oder willst es noch ausprobieren? Lass es uns in den Kommentaren wissen.

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