Leitfaden für digitale Einverständniserklärungen im Bildungswesen

So vereinfachst du mithilfe von Adobe Sign deinen Workflow. Wir erklären , wie papierlose Einverständniserklärungen und elektronische Signaturen eine neue Effizienz im Bildungssektor ermöglichen.

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An Schulen und Universitäten werden zahlreiche Einverständniserklärungen für eine Vielzahl von Anwendungsfällen benötigt: Exkursionen, Veröffentlichungen von personenbezogenen Daten oder Fotos, die Teilnahme an Sportveranstaltungen, Forschungsstudien oder Umfragen, – um nur ein paar der häufigsten Szenarien zu benennen. Wie viele davon werden persönlich ausgeteilt oder versendet (und das zum Teil jedes Jahr wieder), und wie viele davon kommen korrekt ausgefüllt, unterschrieben und rechtzeitig wieder zurück? Zum Glück geht es auch einfacher, denn die Digitalisierung von Einverständniserklärungen ist eine effektive Möglichkeit, Aufwand zu reduzieren und die Rücklaufquote zu erhöhen.

Warum digital?

Viele von uns sind es noch gewohnt, Einverständnis- und Erlaubniserklärungen persönlich abzugeben oder postalisch zu verschicken. Dabei erleben wir immer, dass ein rechtzeitiger Rücklauf alles andere als selbstverständlich ist. Die Umstellung auf einen digitalen Prozess erleichtert das Verteilen, Verfolgen, Erinnern, Kopieren und Aufbewahren dieser wichtigen Dokumente erheblich.

Einige der Vorteile im Überblick:

• Empfangsbestätigungen: Ihr könnt sicherstellen, dass die Formulare auch bei allen ankommen, anstatt in irgendeiner Ablage zu verstauben.
• Unterstützung beim Ausfüllen: Ihr könnt zusätzliche Informationen zusammen mit dem Formular bereitstellen, z. B. erweiterte Definitionen, Hilfetexte für verschiedene Felder und anklickbare Links für weitere Details.
• Automatische Erinnerungen: Ihr könnt Fristen für das Ausfüllen und automatische Erinnerungen festlegen, um geplante Termine einzuhalten.
• Mehr Transparenz: Ihr seht für jedes Dokument den Bearbeitungsstatus in Echtzeit – einschließlich der Personen, die das Formular erhalten, angesehen und ausgefüllt haben.
• Weniger Fehler: Ausfüllfehler und Auslassungen können durch Pflichtfelder, Dropdown-Auswahlmenüs und Autovervollständigungen für Namen, Daten und E-Mail-Adressen reduziert werden.
• Mehr Sicherheit: Sicherheits- und Datenschutzfeatures erleichtern autorisierten Anwendern das Speichern, Suchen und Abrufen von Formularen von jedem Gerätetyp und Standort aus und schützen gleichzeitig vertrauliche Informationen. Keine Stapel von Fotokopien mehr!

Digitalisierung von Einverständniserklärungen: Schritt für Schritt

Um einen papierlosen Workflow zu ermöglichen, gibt es zwei Hauptbestandteile: 1. die Erstellung eines digitalen Formulars und 2. die Möglichkeit der elektronischen Unterschrift. Wir haben beide Teile aufgeschlüsselt.

1. Ein digitales Formular erstellen

Welche Informationen sind erforderlich?

Einwilligungsformulare sind immer spezifisch für eine Aktivität, eine Einrichtung und die damit verbundenen gesetzlichen Vorgaben. Neben den grundlegenden Informationen müssen in der Regel auch datenschutzrechtliche Hinweise gegeben werden. Anschließend werden die Auswahlmöglichkeiten und Felder für Namen, ggf. Erziehungsberechtigte, Datum und Unterschrift definiert.

Das Formular erstellen

Hier gibt es einige Möglichkeiten:

• Wenn ihr ohne Vorlage arbeitet, könnt ihr Tools wie Microsoft Word verwenden, um die Inhalte zu erstellen. Wenn ihr bereits bestehende Formulare verwenden wollt, könnt ihr diese einscannen und in PDFs umwandeln – in diesem Post erfahrt ihr, wie das mithilfe der kostenlosen App Adobe Scan ganz einfach funktioniert.
• Sobald die Inhalte stehen, könnt ihr ausfüllbare Felder mit Tools wie Adobe Acrobat oder Adobe Sign einfügen.
• Wie genau Adobe Sign die Arbeit in eurer Bildungseinrichtung erleichtert, erfahrt ihr in unserem Whitepaper – hier downloaden.

Formularfelder definieren

Beim Erstellen oder Bearbeiten von Feldern gibt es eine Reihe von möglichen Optionen, darunter Textfelder, Kontrollkästchen, Optionsfelder, Dropdown-Menüs, Initialen und Unterschriften. Jeder Typ bietet Funktionen, die das Ausfüllen des Formulars erleichtern und Fehler reduzieren, z. B. Standardwerte, Validierungseigenschaften und Tipps für Leser:innen, die zusätzliche Hilfestellung geben können.

Erforderliche Felder kennzeichnen

Um sicherzustellen, dass die Formulare gleich beim ersten Mal richtig ausgefüllt werden, könnt ihr festlegen, welche Felder ausgefüllt werden müssen und welche optional sind. Das Formular kann erst dann übermittelt werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden.

Speichern und veröffentlichen

Wenn ihr mit der Erstellung des Formulars fertig seid, könnt ihr es per E-Mail versenden – oder es direkt für einen digitalen Workflow mit integrierten elektronischen Signaturen vorbereiten, was viel Zeit einsparen kann.

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2. E-Signaturen aktivieren

Das richtige Werkzeug

Um elektronische Signaturen auf euren digitalen Formularen zu ermöglichen, benötigt ihr ein Werkzeug, das elektronische Signaturen ermöglicht, zum Beispiel Adobe Sign.

Die Softwarelösung ebnet Bildungseinrichtungen den Weg zu rechtsgültigen elektronischen Unterschriften, Nutzer:innen können mithilfe des Programms Dokumente mit wenigen Klicks für den digitalen Unterschriftenprozess vorbereiten und anschließend versenden – und das an mehrere Empfänger:innen gleichzeitig. Die Unterzeichner:innen müssen nur dem Link folgen, um das betreffende Dokument zu öffnen und mit ihrer elektronischen Unterschrift zu versehen. Anmeldung und Download einer Software auf Empfänger:innenseite ist dafür nicht nötig.

Das Formular versenden

Adobe Sign lässt sich in eine Vielzahl von Anwendungen integrieren, so dass sich Signaturen direkt aus vorhandenen Tools anfordern lassen. Die Lösung ist etwa im gesamten Microsoft-Portfolio nutzbar, damit lassen sich Dokumente direkt aus Microsoft Word heraus zum Unterzeichnen versenden. Außerdem könnt ihr die Dateien als E-Mail-Anhänge verschicken, auf eurer Website veröffentlichen oder Adobe Document Cloud nutzen.

Fristen festlegen, Erinnerungen aktivieren, Status verfolgen

Wenn ihr ein digitales Formular mit Adobe Sign versendet, könnt ihr zusätzliche Informationen wie das gewünschte Ausfülldatum angeben und automatische Erinnerungen für Teilnehmer:innen aktivieren, die ihre unterschriebene Einverständniserklärung noch nicht eingereicht haben. Außerdem könnt ihr den Status der Formulare in Echtzeit verfolgen oder euch benachrichtigen lassen, wenn sie angesehen und unterschrieben wurden.

Speichern und sammeln

Sobald die Formulare ausgefüllt und unterschrieben sind, können sie auf verschiedene Arten gespeichert werden. Im einfachsten Fall kommt jedes Formular als vollständiges PDF zurück, das ihr in eurem bevorzugten Dokumentenmanagementsystem ablegen könnt. Ihr könnt die Antworten auch in einer Tabellenkalkulation oder Datenbank sammeln, um die wichtigsten Informationen zu überprüfen und abzurufen.

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Ein paar Profi-Tipps

Bei der Erstellung von digitalen Einwilligungsformularen gibt es einige zusätzliche Dinge zu beachten:

• Lesbarkeit: Verwendet eine klare, einfache Sprache, damit die Formulare übersichtlich und einfach zu lesen sind. Fremdwörter und Akronyme erschweren das Verständnis.
• Zugänglichkeit: Achtet darauf, dass euer digitales Formular eine breite Palette von Unterschriftsoptionen unterstützt, wie das Tippen einer Unterschrift, das Schreiben auf einem Touchscreen, das Einfügen einer gespeicherten Unterschrift und/oder die Verwendung eines digitalen Zertifikats. Außerdem kann Adobe Acrobat euch dabei unterstützen, barrierefreie PDFs zu erstellen und die Barrierefreiheit vorhandener PDFs zu überprüfen.
• Datenschutz: Es gibt viele Möglichkeiten, die Informationen in Formularen zu schützen und die Privatsphäre zu wahren. Dokumentenpasswörter bieten die erste Sicherheitslinie. Der Text von Einverständniserklärungen muss gesperrt werden, um eine Bearbeitung zu verhindern. Sobald unterschrieben wurde, muss der gesamte Inhalt unveränderbar sein. Falls erforderlich, stehen zusätzliche Techniken zur Identitätsüberprüfung zur Verfügung.

Weitere Informationen über Adobes Lösungen für den Bildungsbereich und wie euch die Anwendungen bei der Digitalisierung von Einverständniserklärungen und weiteren Formularen unterstützen können, findet ihr auf unserer Website.