Wie bei jedem großen Unternehmen befinden sich auch bei Adobe wichtige Informationen in Forschungsberichten, Vertriebsunterlagen, Gesprächsprotokollen, Regelwerken und zigtausenden weiteren Dokumenten, die über hunderte von Teams und Systemen verteilt sind. Die Informationen sind zwar vorhanden, doch das Auffinden, Extrahieren und Aufbereiten dieser Informationen zu etwas Nützlichem erfordert nach wie vor erheblichen Zeitaufwand und manuellen Einsatz.
Das gilt insbesondere im Finanzbereich, wo wir die Feinheiten unserer Verträge verstehen müssen, bevor wir irgendwelche Maßnahmen ergreifen. Mein Team muss genau wissen, was wir mit wem vereinbart haben und was das für unser Unternehmen bedeutet. Und wir müssen in der Lage sein, diese Informationen bis zur Quelle zurückzuverfolgen. Stellt euch nun vor, diese Anforderungen gelten für zehntausende Verträge. Diese Arbeit muss in enormem Umfang und mit hoher Geschwindigkeit erfolgen, ohne dass dabei Genauigkeit oder Urteilsvermögen auf der Strecke bleiben.
Wir stellen vor: Knowledge Base und Analyzer in Acrobat Studio
Aus diesem Grund haben wir gemeinsam mit unseren Produktteams zwei neue Funktionen in Acrobat Studio für Unternehmen integriert: Knowledge Base und Analyzer.
Acrobat ist eine der bewährtesten Lösungen, die Einzelpersonen und Teams dabei unterstützt, produktiver mit PDF-Dateien, Weblinks und anderen Dokumenten zu arbeiten. Mit diesen neuen KI-gestützten Funktionen unterstützen wir Teams nun dabei, dies in großem Maßstab zu tun: Mit Knowledge Base können Teams Fragen zu riesigen Dokumentensammlungen stellen und erhalten innerhalb von Sekunden präzise, dialogorientierte Antworten, während Analyzer ihnen hilft, strukturierte Informationen aus Tausenden von Verträgen, Lieferantenvereinbarungen, Leistungsbeschreibungen, Compliance-Berichten und anderen Geschäftsdokumenten zu extrahieren.
Ebenso wichtig: Präzise und nachvollziehbare Ergebnisse. Sowohl Knowledge Base als auch Analyzer liefern Verweise auf das genaue Quelldokument, die Seite und die Belege, die einer Antwort oder einem extrahierten Wert zugrunde liegen. Diese Technologie basiert auf unserer über zehnjährigen Erfahrung im Bereich der Dokumentenanalyse sowie auf der intensiven Auseinandersetzung mit den genauen Anforderungen dieser Arbeitsabläufe. Diese Kombination sorgt für hochwertige Ergebnisse und präzise Quellenangaben.
Gerade diese Quellenangabe ermöglicht es den Nutzer*innen, echtes Vertrauen in die KI aufzubauen und sich darauf zu verlassen, dass die präsentierten Antworten korrekt und wahrheitsgemäß sind und nicht nur plausibel klingen. Und genau dieses Vertrauen ist es, das unsere Teams immer wieder zurückkommen lässt. Wir nutzen beide Funktionen heute bei Adobe übergreifend, von Kundensupport und Vertriebsunterstützung bis hin zu Buchhaltung, Finanzplanung und -analyse (FP&A) sowie Vertragsverlängerungen. Die Ergebnisse zeigen, was möglich ist, wenn die Informationen in Dokumenten leichter zugänglich und nutzbar werden.
In allem, was wir wissen, Antworten finden
Eines der am einfachsten zu beschreibenden Probleme ist zugleich eines der häufigsten: Ihr braucht eine Antwort, aber diese ist in einem Meer aus Dateien und Dokumenten vergraben. Meine eigenen Teams erleben dies im Rahmen des Markteinführungsprozesses, doch es handelt sich um eine Herausforderung, die unternehmensweit auftritt.
Unsere interne Research Library ist ein weiteres gutes Beispiel. Mit Knowledge Base haben wir mehr als 6.000 Forschungsberichte im Rahmen der täglichen Arbeitsabläufe sofort zugänglich gemacht. Allein im ersten Monat stellten die Teams mehr als 1.000 Fragen, und die Nutzung der Forschungsergebnisse stieg an, was den Produktteams half, schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Anstatt sich durch eine umfangreiche Research Library zu wühlen und Akten zu durchforsten, um eine bestimmte Erkenntnis zu gewinnen, können Mitarbeiter*innen eine Frage stellen und erhalten innerhalb von Sekunden eine prägnante Antwort, die sich auf Richtlinien, Verfahren, Regeln und Vorschriften stützt – und nicht auf Halluzinationen. Die Daten liefern einen Link direkt zu den internen Quellen, nicht zum Internet, sodass die Mitarbeiter*innen die zugrunde liegenden Daten schnell überprüfen und den Kontext selbst nachvollziehen können.
Beschleunigung von Vertragsprüfungen
Während Knowledge Base Teams dabei hilft, Antworten in unseren Dokumenten zu finden, löst Analyzer ein anderes Problem: die Extraktion spezifischer Informationen aus großen Mengen von Geschäftsdokumenten und deren Umwandlung in strukturierte, verwertbare Daten.
Dies ist insbesondere im Finanz- und Rechnungswesen von Bedeutung, wo Verträge Informationen enthalten, die sich auf unsere Finanzberichterstattung auswirken. Die Herausforderung ist branchenweit real: 46 Prozent der Teams haben Schwierigkeiten, die richtige Version von Verträgen zu finden (laut einer Studie des Corporate Legal Operations Consortium (CLOC)). Wenn sie sie finden, dauert es durchschnittlich 45 Minuten, den Vertrag zu finden, und weitere 84 Minuten, die jeweilige Klausel darin aufzuspüren. Und rund 65 Prozent der Mitarbeiter erledigen diese Arbeit nach wie vor in Tabellenkalkulationen und E-Mails.
Bei Adobe nutzen wir Analyzer, um die Zeit für Vertragsprüfungen in unserem gesamten Portfolio um ein Vielfaches zu verkürzen. Heute nutzt unser Revenue-Assurance-Team Analyzer, um jährlich rund 18.000 Kundenverträge zu prüfen und dabei unter anderem nicht standardmäßige Klauseln wie beispielsweise Kündigungs- und Preisbindungsbestimmungen zu identifizieren. Anstatt sich auf manuelle Prüfungen zu verlassen, kann das Team nun 100 Prozent aller Verträge in Analyzer in Rekordzeit prüfen. Die von Analyzer extrahierten Klauseln tragen zudem zu einem umfassenderen Überblick über das Kundenrisiko bei und helfen den Teams dabei, Konten zu identifizieren, die vor der Vertragsverlängerung möglicherweise besonderer Aufmerksamkeit bedürfen.
Dieselben Daten werden von unserem Finanzteam verwendet, um den Vertriebsmitarbeiter*innen ihre Abschlüsse gutzuschreiben. Darüber hinaus überprüft mein Team jedes Quartal die Vertragsdetails und gleicht sie mit den Daten in unserer CRM-Datenbank (Customer Relationship Management) ab. Analyzer erkennt diese Abweichungen automatisch. Dadurch müssen pro Quartal Tausende von Verträgen nicht mehr manuell überprüft werden, und unsere Mitarbeiter*innen können ihre Zeit für strategischere Aufgaben nutzen.
Über die Vertragsbedingungen und die vierteljährlichen Abstimmungsprozesse hinaus nutzt das Deal-Desk-Team Analyzer, um herauszufinden, welche nicht standardisierten Formulierungen in den rund 7.500 Verträgen pro Jahr so häufig vorkommen, dass sie in standardisierte, vom Vertriebsteam selbst verwendbare Formulierungen umgewandelt werden können.
Im Bereich Business Model Strategy erkennt Analyzer automatisch neue Verträge bestimmter Vertragsarten und extrahiert die wichtigsten Vertragsbedingungen in großen Mengen in eine Programmdatenbank. Dabei werden jährlich rund 20.000 Verträge erfasst, wodurch die einzelnen Kundenbetreuungsteams nicht mehr darauf angewiesen sind, solche Verträge manuell zu kennzeichnen. Dadurch spart das Team jährlich etwa 4.000 Stunden an manueller Arbeit ein.
Die Teams aus den Bereichen Umsatzsicherung, Finanzen, Vertrieb und Strategie hatten jeweils unterschiedliche Probleme, doch in jedem Fall verbrachten die Mitarbeiter Stunden damit, Verträge manuell nach Antworten zu durchsuchen, die der Analyzer nun innerhalb von Minuten liefert. Mit Knowledge Base und Analyzer in Acrobat Studio lässt sich diese manuelle Arbeit nun in einem Umfang erledigen, der zuvor schlichtweg nicht möglich war.
Was wir als Kunde Null über Vertrauen gelernt haben
Unsere eigene Organisation als Kunde Null zu nutzen, ist ein wichtiger Bestandteil unserer Vorgehensweise bei der Entwicklung und Validierung von Technologien bei Adobe. Dies zwingt uns dazu, von realen betrieblichen Problemen auszugehen und Lösungen anhand der Komplexität und des Umfangs einer Unternehmensumgebung zu testen.
Für Unternehmen, die KI einsetzen, muss Geschwindigkeit mit Überprüfbarkeit einhergehen. KI, die schnell Tausende von Dokumenten durchforstet, funktioniert in großem Maßstab nur dann, wenn Menschen überprüfen können, ob die Antwort stimmt oder eine Halluzination ist. Jede Antwort aus Knowledge Base und Analyzer lässt sich bis zu ihrer Quelle zurückverfolgen, während jede Entscheidung weiterhin von einer Person getroffen wird, die dafür verantwortlich ist.
Das ist der Mehrwert, den wir aus erster Hand erlebt haben. Acrobat Studio für Unternehmen macht Dokumente zu einer intelligenten Ressource, die Teams mit einer Geschwindigkeit, in einem Umfang und mit einem Maß an Zuverlässigkeit nutzen können, die manuell von keinem Team erreicht werden könnten. Wenn ihr daran interessiert seid, diese Lösung in eurem Unternehmen einzuführen, erfahrt ihr unter Acrobat Studio für Unternehmen mehr darüber.
