Cómo Adobe Sign ayuda a las instituciones de educación superior

Aunque la mayoría de universidades ha empezado su proceso de transformación digital, ya sea a través de la apertura de programas virtuales o la digitalización de su catálogo bibliográfico, aún hay mucho por hacer. Especialmente en el área administrativa, donde aún existen tareas que dependen de procesos manuales en papel como por ejemplo las firmas de documentos legales y las aprobaciones de trámites estudiantiles donde, a menudo, los formularios son inicialmente archivos digitales en PDF que se imprimen cuando necesitan ser firmados y, posteriormente, son escaneados para continuar el flujo digital.

A continuación te compartimos algunos ejemplos de cómo Adobe Sign ayuda a las universidades a fortalecer sus estrategias de transformación mediante la implementación de procesos 100 % digitales.

Aprobación de solicitudes estudiantiles

Una de las ventajas de usar soluciones Adobe en universidades es la posibilidad de crear flujos de trabajo digitales que disminuyan el papeleo y resuelvan los trámites y solicitudes de los estudiantes de manera rápida y efectiva.

Tal es el caso de Pace University en Nueva York, donde la implementación de Adobe Sign ha mejorado los procesos administrativos; algo que, según Richard Miller, Director Asociado de Tecnología de la Instrucción, Dyson College of Arts and Sciences, Pace University, ha permitido eliminar el estrés tanto de los docentes como del personal de los diferentes departamentos y, al mismo tiempo, ahorrar tiempo y salvar al medio ambiente.

Antes de la implementación de Adobe Sign, en Pace University, los procesos de aprobación requerían de la firma de hasta 10 personas diferentes. “La puesta en marcha de un nuevo curso implica muchas partes móviles, incluyendo la aprobación de los jefes de departamento a varios decanos”, dijo Richard Miller, Director Asociado de Tecnología de la Instrucción en el Dyson College of Arts and Sciences. “pero, en ese momento, no pensé en lo que eso significaría para nuestros administradores de departamento.”

Ante este reto, Miller decidió que era hora de moverse hacia un flujo de trabajo digital, en el que Adobe Sign cumple un papel clave ya que permite firmar, enviar y rastrear documentos de forma sencilla, evitando el uso de hasta 100.000 hojas de papel al año.

RH y gestión de personal

Uno de los procesos más importantes y, a la vez, más complejos de las universidades, es la contratación de profesores y personal administrativo. La demora en la gestión del personal no solo le cuesta a la universidad sino que además puede generar retrasos en la apertura de un curso o el inicio de clases.

Soluciones de tecnología para el sector educativo como Adobe Sign, permiten maximizar la eficiencia a través de procesos digitales integrales para la contratación e incorporación de nuevos profesores y personal. Además, gracias a que esta solución se integra con sistemas de negocios como Workday, la tarea de gestionar el capital humano es hoy más sencilla que nunca.

Los beneficios de firmar electrónicamente los documentos van más allá de los contratos. Adobe Sign permite diligenciar y firmar los formularios de investigación científica y solicitud de patentes, asegurando el cumplimiento de los más altos estándares de seguridad y privacidad.

Gestión de eventos

Entre las actividades que puede verse beneficiada por la implementación de firmas electrónicas y flujos de trabajo digitales también se encuentran aquellas relacionadas con los deportes, uno de los pilares de la experiencia universitaria. A través de Adobe Sign, la universidad puede crear formularios de inscripción a eventos deportivos y campamentos, y agilizar el proceso de solicitud de becas atléticas, entre otros procesos.

Clemson University, en Carolina del Sur, Estados Unidos, es un ejemplo de ello. “Las eficiencias de Adobe Sign nos permiten centrarnos más en nuestros eventos deportivos, en lugar de en el proceso detrás de ellos, creando una experiencia más rica y memorable para la familia Clemson”, señala Eric George, Director Asociado y CFO del Departamento de Atletismo de Clemson University.

Gracias al poder de Adobe Sign, la universidad logró reducir el tiempo de diligenciamiento de los formularios de asistencia a eventos de 25 horas a 5 horas, permitir a los fanáticos comprar boletos en minutos, desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, y mejorar la productividad del personal encargado de planear las actividades del Departamento de Atletismo.

Las universidades tienen el reto de transformarse digitalmente, no solo para hacer frente a las alternativas de formación online, sino para ofrecer una experiencia inolvidable a los estudiantes. Los procesos ágiles a través de la implementación de soluciones tecnológicas como Adobe Sign, son un paso en la dirección correcta.

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