Pasa de “¡oh, no! ¡Son archivos PDF!” A “¡Yes! ¡Son archivos PDF!”

Después de leer este artículo, los archivos PDF serán tus mejores amigos, haciendo mucho más sencilla la gestión de documentos, minimizando tiempos, reduciendo el uso, recursos y facilitando el trabajo colaborativo desde cualquier lugar.

Primero lo primero ¿Qué es un PDF?

Un PDF, o formato de documento portátil, por sus siglas en inglés “Portable document format” es el formato en el que recibes muchos archivos para completar, rellenar, leer o almacenar. Al ser un formato tan seguro se ha hecho mundialmente famoso y es la razón por la que te queremos enseñar uno que otro truco para que lo manejes como todo un experto.

¿Sabías que puedes dividir los archivos a tu gusto?

Cuando llega la hora de repartir las tareas de un equipo de trabajo, nada es más aburrido que tener que cargar con la información de todos cuando tú necesitas solo una parte. Por eso, con la herramienta dividir, cada cual puede llevarse el pedazo que necesita, seleccionando “Organizar páginas” > “Dividir” y ¡listo!

Cómo dejar tu “humilde opinión” en un PDF.

Una herramienta súper necesaria que te salvará de reuniones de feedback incómodas o de redactar correos eternos con comentarios que suelen confundir, es la opción de dejar tus comentarios directamente en el espacio del PDF sobre el que quieres opinar. Puedes hacerlo a manera de notas adhesivas, dibujar con el lápiz, poner sellos predeterminados o sencillamente anclar el comentario en el lugar que debe ir.

Un minuto de silencio por el tiempo que perdiste buscando páginas en línea para exportar tus PDF en otros formatos cuando lo podías hacer directo.

Así es, no tenías que poner en riesgo la seguridad y legitimidad de tus documentos en conversores en línea. En Acrobat Pro DC cuentas con la opción de exportarlos de PDF a Word, Excel o PowerPoint. Con tu documento abierto en Acrobat, dale clic a la herramienta “Exportar PDF”, eliges el formato en el que quieres tener tu documento, donde lo quieres guardar y el nombre que le quieres poner y ya está.

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Que levanten la mano los que están cansados del tipeo.

Sabemos que transcribir no es la tarea más divertida del mundo, por eso, con Acrobat Pro DC puedes transformar las imágenes en texto OCR, para que puedas editarlos directamente como texto. Tienes dos opciones, si escaneaste tu documento con Acrobat puedes oprimir directamente la opción OCR. Si lo escaneaste por otro medio, solo tienes que abrir la imagen escaneada, en el menú lateral de la derecha encontrarás la opción "Digitalizar y OCR" y al hacerlo, aparecerá un submenú. En seguida, oprime la opción insertar desde escáner y por último, revisa en la opción “Ajustes” que esté marcada la opción de “Reconocer OCR” ¡Hecho! Ya podrás trabajar directamente sobre el archivo escaneado como imagen como texto.

Combinar archivos con un solo clic, es como hay que vivir

Antes de que conocieras este truco, una de las tareas no tan cool de trabajar en equipo, era el momento en el que todos debíamos unir las partes del trabajo y nos demorábamos horas. Ahora, Acrobat Pro DC con un solo clic combinas y ordenas los archivos, como tú quieras. Dale clic en la herramienta “Combinar archivos” > botón “Agregar” y ¡Voíla!

Menos es más, sobre todo cuando optimizas tus archivos PDF

Esta función la has escuchado con el nombre de “comprimir” pero en Acrobat Pro DC la encuentras con el nombre de “Optimizar PDF” y consiste exactamente en lo mismo: reducir su tamaño, manteniendo sus propiedades. Para usar esta herramienta únicamente debes buscar en el menú lateral “Más opciones” y deslizar hasta el segmento de “Proteger y estandarizar” y así de fácil, tus archivos PDF pesan mucho menos.

Las funciones con PDF son infinitas, van desde las que te acabamos de contar hasta la edición del documento directamente en el texto, comparación de archivos, delimitación de accesos y muchas más. Ahora que lo sabes, puedes hacer tu baile de la victoria la próxima vez que recibas un archivo PDF y aprovechar al máximo todo lo que Acrobat Pro DC tiene para ti.

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