Analizando el futuro del trabajo digital para las pequeñas empresas

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En esta economía digital y mundo híbrido en el que vivimos, las pequeñas empresas deben trabajar de forma más inteligente y rápida que nunca. Pero, ¿es esta la realidad actual? Muchos empresarios se enfrentan al reto de dirigir empresas de éxito y, al mismo tiempo, garantizar que sus empleados reciben el apoyo necesario para dar lo mejor de sí mismos.

En vistas a la National Small Business Week, en Adobe hemos llevado a cabo un nuevo estudio titulado "The Future of Digital Work", o “El futuro del trabajo digital” en español, en el que hemos preguntado a más de 1.000 empleados de pequeñas empresas de EE.UU., Reino Unido, Australia, India y Japón si la tecnología ayuda o dificulta la productividad de las pequeñas empresas, especialmente con factores socioeconómicos como la inflación, la recesión, los despidos y el malestar general siempre presentes. Esto es lo que nos han dicho.

Cómo definen la productividad las pequeñas empresas

Casi la mitad de los encuestados afirmaron que asocian "ser productivo" con hacer un trabajo que tenga más impacto (45%) en comparación con generar ingresos para la empresa o incluso hacer más trabajo, más rápido y con menos. No es de extrañar, por tanto, que más de la mitad de los trabajadores de pequeñas empresas (52%) se responsabilicen personalmente de su productividad en el trabajo, llegando incluso a esforzarse más por estar en la oficina el 100% de las veces (47%) en comparación con las grandes empresas (37%).

Está claro que a las pequeñas empresas les importa ser productivas. Aunque la carga de trabajo y la forma de realizarlo pueden interponerse en el camino, los factores de estrés económicos y sociales siguen acabando con la productividad. Estos factores de estrés siguen siendo una preocupación mayor para las grandes empresas (72%) pero, aun así, más del 60% de los encuestados afirman que su productividad se ve afectada por preocupaciones económicas externas como una posible recesión y la inflación. Las tres principales preocupaciones de los empleados de las pequeñas empresas son el alto coste de la vida, la posibilidad de inflación y la disparidad salarial, en ese orden.

Las pequeñas empresas se ponen al día en el ámbito digital

La realidad para las pequeñas empresas es que los factores de estrés externos y la carga de trabajo siguen afectando a su productividad, y las marcas globales no están haciendo lo suficiente para apoyar la productividad de los trabajadores, incluso a medida que aumentan las presiones económicas. Casi la mayoría (85%) sabe que la tecnología juega un papel fundamental a la hora de ayudarles a trabajar de forma más rápida e inteligente para que puedan centrarse en un trabajo de mayor impacto. Más del 88% de las PYMES afirman que las tecnologías deficientes están perjudicando la productividad de su empresa.

Por ejemplo, algo más de la mitad (55%) de las PYMES afirma que al menos la mitad del trabajo de su empresa sigue siendo en papel. Esta forma anticuada de trabajar no hace más que aumentar la frustración de los trabajadores de las pequeñas empresas, ya que más de un tercio (34%) quiere dejar su trabajo por culpa de una tecnología deficiente. Esta frustración ha provocado que más de la mitad de las PYMES (58%) pierdan entre dos y cuatro horas diarias de productividad.

El coste de una mala tecnología no es sólo en horas, sino también en motivación. Casi una cuarta parte (21%) de los empleados de pequeñas empresas se quejará a su jefe de las malas tecnologías de trabajo, y el mismo número de trabajadores (22%) considerará la posibilidad de renunciar en los próximos seis meses debido a la mala tecnología de trabajo.

La oportunidad digital

La buena noticia es que en los casos en qué la tecnología está perjudicando su productividad, los empleados de las pequeñas empresas están dispuestos a tomar medidas positivas, como 1) buscar mejores soluciones y recomendarlas a sus superiores, 2) animar a sus organizaciones a invertir en mejores tecnologías y 3) encontrar mejores soluciones para utilizarlas por su cuenta. Aunque las empresas no pueden hacer mucho para influir en la forma en que los factores externos perjudican la productividad de los empleados, sí pueden hacer mucho más para proporcionarles las tecnologías adecuadas.

Pero, ¿cuáles son esas tecnologías? Nuestra investigación sugiere que la automatización y la IA no son sólo para las grandes organizaciones, sino que pueden tener un impacto positivo en la forma en que se realiza el trabajo en las pequeñas empresas. Un número casi unánime de PYMES (85%) afirma que la automatización está ayudando a la productividad de sus empresas, un porcentaje aún mayor (92%) de empleados de PYMES expertos en IA afirman que la tecnología está teniendo un impacto positivo y casi una cuarta parte (22%) la califica de "milagro".

"La tecnología es una prioridad absoluta en todo lo que hago, ya que me ayuda a agilizar las operaciones, aumentar la eficiencia y reducir los costes. Como fundador de una pequeña empresa neurodiversa, utilizo la tecnología para mantenerme en el buen camino y no perder la concentración", afirma Peter Shankman, fundador de Shank Minds. "Utilizando software basado en la nube, redes sociales y plataformas de comercio electrónico, puedo llegar mejor a mis clientes, mejorar mi presencia en Internet, gestionar y analizar mejor los datos y aumentar las ventas. En general, la tecnología me ayuda a mantenerme al día y seguir alcanzando el éxito a largo plazo”.

La automatización y la IA siguen siendo las categorías "del día" para trabajar de forma más inteligente y rápida, mientras que los documentos digitales siguen siendo un elemento infravalorado pero fundamental para la productividad. Según la investigación, de todas las tecnologías que las pequeñas empresas utilizan en el trabajo, clasifican los documentos digitales como PDF y e-scan como la tecnología número uno sin la que "no pueden vivir".

"Los documentos digitales son una parte integral de nuestro negocio. Los utilizamos para todo, desde facturas y acuerdos hasta catálogos de productos", afirma Sofiya Deva, fundadora de The Postcard Edit. "Por ejemplo, nos resulta rápido y sencillo editar, compartir y cerrar acuerdos con Acrobat. Trabajamos en todo el mundo y colaboramos tanto con grandes retailers como con diseñadores emergentes. PDF nos ayuda a que nuestras comunicaciones sean profesionales y ágiles y fáciles de gestionar".

Las tecnologías de colaboración y las herramientas de videoconferencia –que registraron altos picos de popularidad durante la pandemia y hasta el día de hoy– ocuparon los puestos nº 2 y nº 3, respectivamente. Otro dato interesante es que, incluso en esta era de los móviles (6%) y las tabletas (5%), las pequeñas empresas siguen realizando la mayor parte de su trabajo en ordenadores portátiles (58%) y de sobremesa (38%).

Una buena tecnología no sólo ayuda a las pequeñas empresas a ser más productivas, sino también a atraer a los grandes talentos. Casi todos (92%) los trabajadores de pequeñas empresas dicen que la tecnología de trabajo es un factor a la hora de aceptar un puesto en una nueva empresa, y casi una cuarta parte (24%) dice que es "absolutamente crítico", porque su éxito depende de una gran tecnología.

Mirando hacia el futuro

Hoy en día, los directivos de pequeñas empresas desempeñan simultáneamente funciones operativas, financieras, comerciales y de atención al cliente, a la vez que gestionan los factores estresantes ajenos a su trabajo. Y lo hacen sin contar con los recursos necesarios para llevar a cabo su trabajo, entre los que destaca la tecnología. Las pequeñas empresas tienen una oportunidad clara y real de asegurarse de que la tecnología ayuda a sus empleados y a sus negocios a crecer, no a obstaculizarles el camino.