Comment EDF-DIPDE améliore sa performance opérationnelle grâce à la signature électronique

En met­tant Adobe Doc­u­ment Cloud et Adobe Sign au cœur de ses flux doc­u­men­taires, EDF-DIPDE accélère sa con­trac­tu­al­i­sa­tion avec ses four­nisseurs et réduit ses coûts.

« La sig­na­ture élec­tron­ique est une réelle oppor­tu­nité pour amélior­er la per­for­mance et l’efficacité opéra­tionnelle de l’entreprise, tout en réduisant son empreinte envi­ron­nemen­tale », estime Thier­ry Bel­loeil, Coor­di­na­teur Poli­tique Achat chez EDF-DIPDE. La DIPDE est la divi­sion EDF de l’ingénierie du parc nucléaire, de la décon­struc­tion et de l’environnement. EDF-DIPDE se lance dans un proces­sus de dématéri­al­i­sa­tion de ses proces­sus Achat avec un dou­ble objec­tif : réduire les délais de trans­mis­sion des com­man­des sur ses marchés‑cadres et flu­id­i­fi­er le proces­sus de ges­tion doc­u­men­taire pour pass­er au zéro papier.

Sim­pli­fi­er le flux documentaire

« Nous tra­vail­lions aupar­a­vant à l’ancienne, avec des para­pheurs, des tam­pons, des sig­na­tures manuelles, l’envoi des doc­u­ments à nos inter­locu­teurs par voie postale. Le délai de trans­mis­sion était de 16 jours et nous n’avions pas la cer­ti­tude que c’était la bonne per­son­ne qui rece­vait le doc­u­ment », explique Thier­ry Bel­loeil. EDF-DIPDE dématéri­alise ses proces­sus Achats en plaçant Adobe Doc­u­ment Cloud et Adobe Sign au cœur de sa ges­tion documentaire.

Quand la com­mande est émise, elle est con­trôlée et validée par Thier­ry Bel­loeil, avant d’être trans­mise par voie élec­tron­ique au four­nisseur. Une fois signée, elle revient dans une boîte mail dédiée et est archivée automa­tique­ment dans la GED du Groupe. EDF-DIPDE gère ain­si un vol­ume de 2500 com­man­des annuelles auprès d’une soix­an­taine de fournisseurs.

Réduire les délais d’acceptation des commandes

« Nous nous atten­dions à cer­tains gains, notam­ment sur les délais. Nous traitions une com­mande en 16 jours, à présent il faut une journée. Nous avons des infor­ma­tions sen­si­bles : le proces­sus est sécurisé et répond aux normes ISO 25000. Nous sommes cer­tains de l’identité du sig­nataire », con­fie Thier­ry Belloeil.

Les gains sont :

• tem­porels, avec la réduc­tion du temps néces­saire pour valid­er les documents,
• envi­ron­nemen­taux en pas­sant au zéro papier,
• financiers par la réduc­tion du coût d’acheminement et de traite­ment des documents.
• qual­i­tat­ifs avec une meilleure traça­bil­ité des commandes.

Opti­miser ses coûts et son impact environnemental

Au-delà de ces béné­fices atten­dus, Adobe Sign aura apporté des gains non iden­ti­fiés au départ du pro­jet. « D’une part, nous avons con­sid­érable­ment amélioré le taux d’acceptation des doc­u­ments : nous rece­vions 50% env­i­ron des doc­u­ments con­tractuels, le taux est désor­mais proche de 100%. D’autre part, il y a une amélio­ra­tion de la qual­ité de vie au tra­vail grâce à la mobil­ité, qui nous per­met de suiv­re et valid­er l’état des com­man­des pen­dant nos déplace­ments », pré­cise Thier­ry Bel­loeil.

Dans le futur, ce pro­jet a voca­tion à servir de moteur pour une appli­ca­tion plus éten­due de la sig­na­ture élec­tron­ique au sein du Groupe EDF. « C’est un pro­jet sim­ple, rapi­de et effi­cace », résume Thier­ry Bel­loeil. « Une approche sim­i­laire à l’échelle du groupe est en réflex­ion car les gains poten­tiels sont con­sid­érables », estime-t-il.