L’entrée en scène de la signature électronique à Atelier Théâtre Actuel

Atelier Théâtre Actuel modernise la gestion de son processus contractuel en intégrant Adobe Sign, avec un objectif : accélérer et sécuriser la transmission et la signature des contrats par près de 400 intermittents chaque mois.

Atelier Théâtre Actuel est une compagnie de théâtre prolifique et habituée aux récompenses. Les chiffres en disent long : 19 Molières depuis 2015, 25 créations de spectacles par an, 700 représentations et 500 000 spectateurs en tournée, en France et à l’étranger.

Simplifier, accélérer et garantir la signature des contrats

Fondé en 1971, Atelier Théâtre Actuel emploie 18 permanents à temps plein et fait appel à des centaines d’intermittents chaque saison. Près de 400 contrats sont édités chaque mois, qui doivent impérativement être signés avant toute représentation. Il lui fallait introduire de la simplicité dans la gestion et le traitement de ces contrats. « Nous transmettions ces contrats en format papier, par voie postale. Il manquait toujours des documents qui n’étaient pas encore signés à l’aube des premières représentations. Cela nécessitait un temps de gestion et de relance important », explique Thibaud Houdinière, co-Directeur d’Atelier Théâtre Actuel.

Garantir le suivi du document et supprimer les tâches manuelles

Adobe Sign s’est imposé comme la solution de prédilection. Certains collaborateurs étaient déjà utilisateurs de solutions Adobe et Sign répondait en tout point aux besoins de la compagnie. « L’objectif était de gagner du temps, aussi bien pour les intermittents que pour nos équipes, dans le suivi et la gestion de ces contrats. Avec Adobe Sign, les artistes ne peuvent plus perdre leur contrat », explique Thibaud Houdinière.

Les contrats sont transmis par voie électronique aux intermittents, qui peuvent les signer à tout moment, y compris depuis leur smartphone ou leur tablette. Ils sont alors contresignés par la direction du théâtre. La modernisation du processus apporte trois bénéfices essentiels, à commencer par une meilleure efficacité dans la gestion de ces contrats. Le temps où les administratrices de production devaient imprimer, mettre sous pli et envoyer par voie postale les documents est révolu.

Gagner du temps tout en sécurisant le processus

L’échange par voie dématérialisée supprime ces étapes laborieuses. Il accélère la transmission du contrat dès son édition, garantit que le destinataire l’a bien reçu et supprime ainsi les risques de pertes liés aux envois postaux. « Nous mettions parfois plusieurs semaines pour obtenir une signature. Avec un volume de 400 contrats chaque mois, cela nous faisait perdre un temps considérable. Le délai a été ramené à quelques jours », estime Thibaud Houdinière.

Le gain de temps est également perceptible au moment de leur réception : ils sont immédiatement archivés sur le serveur de la compagnie de théâtre, là où auparavant, il fallait numériser les documents et les archiver manuellement. Ce que les administratrices ont gagné en temps de manutention, elles peuvent désormais le consacrer à des tâches à valeur ajoutée.

Dématérialiser pour profiter de la mobilité et réaliser des économies

Dans un domaine d’activité où, par définition, artistes, techniciens, directeurs de production, sont très souvent en déplacement, pouvoir vérifier et signer électroniquement ses contrats sur son smartphone apporte un réel gain de temps et d’efficacité. « Aujourd’hui, je peux signer les contrats où que je sois, alors qu’auparavant, je ne pouvais le faire que manuellement, au bureau. C’est une souplesse très appréciable » précise Thibaud Houdinière.

Cette nouvelle approche représente également pour Atelier Théâtre Actuel une économie substantielle, faite sur les coûts d’impression, avec 25% de réduction des frais, et sur les coûts d’envois postaux, avec une baisse drastique de 75.

Se recentrer sur la création et la production

Aujourd’hui, l’intégralité des échanges contractuels se fait par voie dématérialisée. L’intégration d’Adobe Sign et son adoption par les équipes et les intermittents a été immédiate et fluide. Elle simplifie et modernise la signature des contrats, et par extension, les échanges entre les parties prenantes.

« Adobe Sign sécurise l’ensemble du processus, en garantissant la réception, l’authentification de la signature et facilite l’archivage du document. C’est pour nous un réel gain de temps et cela nous permet de nous recentrer sur la création et la production de nos spectacles », estime Thibaud Houdinière.

A propos de l’Atelier Théâtre Actuel

Fondé en 1971

Nombre d’employés : 18 permanents

4 800 signatures électroniques apposées chaque année sur les contrats Intermittents.

Objectifs :

Améliorer le suivi et la gestion des contrats avec les intermittents.

Sécuriser la signature des contrats.

Simplifier l’archivage et l’identification des contrats par les différents services.

Résultats

Les délais de signature des contrats ont été ramenés à quelques jours au lieu de plusieurs semaines.

Le théâtre réalise des gains financiers de 25% sur les impressions et de 75% sur les envois postaux.

L’archivage des documents est plus rapide et sécurisé.