プレスリリースの保護、NDAの締結、社内報やブログ原稿のチェックなど、広報業務でAcrobat DCを活用する方法 #AcrobatDC

アドビ社員がおすすめするAdobe Acrobat DCの使いこなし術をお届けします。

第3回目は広報の坂田彩。会社としての重要な対外文書であるプレスリリースの作成や配信を手がけていますが、そこではPDFの「編集制限」や「送信とトラック」、「署名用に送信」といったAcrobat DCの機能が役立っています。

アドビシステムズ 広報 マネージャー 坂田彩

■改ざんされては困るプレスリリースの保護とスムーズな送信

まず紹介するのは、プレスリリースなど社外向けに発行する文書の「改ざん防止」です。Acrobat DCの「保護」メニューを使えば、PDFファイルの暗号化だけでなく、詳細な編集制限、電子封筒による保護、ファイル自体の失効なども設定できます。

「アドビのプレスリリースはHTMLページだけでなく、PDFファイルとしてもWebサイトにアップしています。会社の公式発表であるプレスリリースのPDFは改ざんされると大問題ですから、Acrobat DCでしっかりとセキュリティをかけています」

また、記者に資料をメールで送信する際には「送信とトラック」を使っています。送信とトラックは、PDFファイルをアドビのDocument Cloudにアップロードして、送信先にはリンクのみを送るクラウドストレージの機能です。最近はスマートフォンでメールを受信している記者も多く、プレゼンテーション資料や画像データなどサイズが大きなファイルは必要に応じて受信していただけるようにリンクで送るように設定することができます。

「『送信とトラック』はWindows版のプラグインが用意されており、Acrobat DCを起動しなくても、メールクライアント上の操作だけで自動的にリンクを生成してくれます。わたしのお気に入りの機能です」

■NDA書類の収集がこんなに簡単になる「署名用に送信」

続いて紹介するのは、Acrobat DCの電子サイン機能を利用した秘密保持契約（NDA： Non-disclosure agreement）書類への署名です。

アドビのようなメーカーと記者の間では、新製品や新サービスについての情報を公開前に開示する代わりに、公開日時以前には記事化しない、他人に伝えないと約束する秘密保持契約を締結することがあります。通常は、メーカー側が内覧会や発表会の会場に契約書を用意しておき、記者の署名をもらってそれを紙で保管する仕組みが一般的です。以前は、その場で契約書を読んでいただき、2枚の契約書に手書きで署名をいただくため時間がかかっていました。現在、アドビの広報では、この業務にAcrobat DCの署名用に送信の機能を活用しています。

「秘密保持契約書をPDFフォームとして用意し、Acrobat DCの『署名用に送信』メニューで送信します。記者さん側では、これに電子サインをして返送するだけです。紙ベースでお願いしていたころはご不便をおかけしていたのですが、これなら簡単。記者の方にも好評です」

契約書類をPDF化したことで、署名入り書類の収集が容易になり、長期保存や管理も楽になります。「署名用に送信」機能は有償版のAcrobat DCにのみ搭載されていますが、受け取る側はWebブラウザだけあれば電子サインを行なえる点もポイントです。

■社内報やブログ原稿をチェックするには「共有レビュー」が欠かせない

社内報作成においてもAcrobat DCは活躍しています。特に複数の関係者が内容をチェック、修正する場面では、Acrobat DCの「共有レビュー」機能が便利に利用されています。

「社内報やブログ原稿は複数の社内関係者にレビューをしてもらうことも多く、Acrobat DCのレビュー機能は重宝しています。レビューの締め切りも設定できますし、誰がレビューしていないのかもすぐわかります。メールで全員に添付ファイルを配布して、戻ってきたレビュー済み原稿を手作業でマージするのに比べたら、はるかに楽です」

坂田が特に評価しているのは複数の人が同時に作業できる点。Acrobat DCであれば同じ箇所にコメントを入れても上書きされず、複数の人のレビュー結果を保持できます。また、複数人がドキュメントにコメントを付けながらディスカッションできるので、生産的なレビューが迅速に行なえるのです。

このように、Acrobat DCを活用すれば、センシティブな情報のセキュリティの懸念を払拭し、契約書類の収集や、複数人によるレビューなどドキュメントにまつわる日常作業の負荷が大きく軽減されます。広報のように文書のレビューや書類のやり取りが多いお仕事の方は、Acrobat DCを使って日々の業務のちょっとした効率化にチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

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