業務カイゼンと働き方改革を、BoxとAdobe Signの連携で加速！クラウド上で完結する、画期的な電子サインワークフローとは #AdobeSign

クラウドベースの電子サインソリューション「Adobe Sign」特集

2017年11月17日、アドビとBox Japanは、「Adobe Sign + Boxによる業務のカイゼンと働き方改革」と題したセミナーを開催し、デジタルトランスフォーメーションの取り組みにおけるAdobe SignとBoxの活用術について紹介しました。今回はAdobe SignとBoxの新しい連携機能について紹介したセッションをご紹介します。

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Adobe SignとBoxの連携機能とは？

企業向けクラウド・コンテンツ・マネジメントプラットフォームを提供するBoxは、2017年10月、連携アプリケーションの開発者向けに、新しいユーザーインターフェイス作成ツール「Open With UI」を公開しました。これにより、Boxブラウザの「開く」メニューから、サードパーティー製アプリケーションを立ち上げることができるようになります。Adobeの電子サインアプリケーション「Adobe Sign」はデフォルトでこの機能と連携されており、Boxから簡単にAdobe Signへログイン出来るようになりました。（下図）

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クラウド上で完結する、電子サインワークフロー

今回のセミナーでは、アドビデジタルメディア・エンタープライズ・ビジネスデベロップメントマネジャーの昇塚淑子と、株式会社Box Japan アライアンス・事業開発部シニアマネージャー石渡達也氏が登壇し、賃貸住宅の契約内容確認から締結までの流れを再現するシナリオをもとに、一連の電子サインワークフローについてデモンストレーションを行いました。

デモシナリオ　Adobe Box
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契約書の共有

本シナリオでは、契約者の石渡氏がアドビ不動産の物件を借りるという前提のもと、アドビ不動産の昇塚が作成した電子契約書を、Boxを通じて契約者の石渡氏に共有するフローから始まります。
資料を共有する場合は、共有依頼者は共有権限を、「編集者」、「共同所有者」、「ビューアー／アップローダー」、「プレビューアー／アップローダー」、「ビューアー」、「アップローダー」の7段階に分けて設定することができます。今回のシナリオでは、契約書は契約内容の確認のみを求められるため、契約書をダウンロードせずにブラウザ上で確認できる権限である「プレビューアー」を付与しています。

＜アドビ不動産 Box画面＞契約書が格納されている「お客様共有用」フォルダ右にあるオプションから「コラボレータを招待」を選択します。
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＜アドビ不動産 Box画面＞契約書が格納されている「お客様共有用」フォルダ右にあるオプションから「コラボレータを招待」を選択します。

＜アドビ不動産 Box画面＞「招待」の欄に、署名依頼先のアドレスを入力。「プレビューアー」の権限を選択し、「招待を送る」をクリックします。
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＜アドビ不動産 Box画面＞「招待」の欄に、署名依頼先のアドレスを入力。「プレビューアー」の権限を選択し、「招待を送る」をクリックします。

＜アドビ不動産 Box画面＞画面右側のコメント機能から、契約者宛へ「ご確認ください」とコメントを記入。コメントされると契約者のメールに自動的に通知されます
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＜アドビ不動産 Box画面＞画面右側のコメント機能から、契約者宛へ「ご確認ください」とコメントを記入。コメントされると契約者のメールに自動的に通知されます

契約書をスマートフォンで確認

次に、アドビ不動産の昇塚から、契約内容を確認するよう通知を受けた石渡氏は、スマートフォン画面で契約書の確認を行います。確認作業はPCである必要がなく、外出先からモバイル端末で行うことができます。
契約書の内容を確認した石渡氏は、契約期間の変更を希望することにしました。石渡氏は、スマートフォン上で「契約期間を1月に変更します」とコメントフォームに記入します。コメントが記入されると、アドビ不動産の昇塚にコメント通知が届きます。

＜契約者の画面＞契約内容をスマートフォン上で確認します。契約期間を「１月」に変更したいため、コメント機能画面へ移動します。
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＜契約者の画面＞契約内容をスマートフォン上で確認します。契約期間を「１月」に変更したいため、コメント機能画面へ移動します。

＜契約者の画面＞コメント機能を通じて、アドビ不動産の昇塚宛に、契約期間の変更希望がある旨のコメントを投稿します。
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＜契約者の画面＞コメント機能を通じて、アドビ不動産の昇塚宛に、契約期間の変更希望がある旨のコメントを投稿します。

契約内容の変更と署名依頼

アドビ不動産は「契約期間を１月からに変更してください」というコメントを確認後、契約期間の編集を行いますが、Boxではローカルにデータをダウンロードせずに、Boxブラウザから直接編集することができます。編集が終わったら、「開く」メニューからAdobe Signを起動し、契約書の署名依頼のプロセスに進みます。

Adobe Signのウィンドウから、宛先、メッセージ、署名タイプ、オプションなど入力し、最後に署名するフィールドを作成します。署名フィールドは、ドラック＆ドロップで簡単に作成できます。署名依頼のプロセスはこれで完了です。

＜アドビ不動産 Box画面＞Boxブラウザ上で契約期間を「１月１日」に修正したら、右上の「開く」からAdobe Signのアイコンをクリックして起動します。
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