ペーパーレスオフィスは実現できていますか? #AcrobatDC #AdobeDocCloud
アドビは、PostScriptやPDFから電子フォーム、デジタル署名、共同作業用のツールまで、デジタルパブリッシングの推進に貢献してきました。
書棚がファイルで溢れ、森林資源の枯渇が問題になったとき、私たちは代替手段として、効率的かつ持続可能で、整理整頓された「ペーパーレスオフィス」について考えるようになりました。このアイデアは今現在でも魅力的ですが、最新のハードウェア、ソフトウェア、接続環境が整備され、法律の改定や文化的な改革も起きたにもかかわらず、膨大なコピー用紙や大型のプリンタが現在でも多くのオフィスの夢の実現を阻んでいます。
ペーパーレスオフィスという発想は、PCの誕生とともに生まれました。その当時は実現するためのテクノロジーがありませんでしたが、今は違います。デジタルパブリッシングの登場により、山積みになった書類を処理する以外にも、情報の管理、持続可能性、保管、セキュリティ、共同作業および整理などの問題も解決できるようになりました。さらに、スマホ、PDF、電子フォームおよび電子署名もペーパーレスオフィスの実現を後押ししています。
もちろん、この概念は完璧なものではありません。たとえば、私たちは電子機器の使用のために、非常に多くの電力を消費しているという事実を認識する必要があります。また、作業環境によっては、全従業員にPC環境を提供することは実用的、経済的ではありません。それでも、書類からデジタルパブリッシング技術に移行することで大きなメリットを享受することができます。
FAXを廃止して、書棚を取り除くには絶好の機会です。アドビはデジタル製品により、企業のペーパーレス化の推進を支援します。
PostScriptやPDFから電子フォーム、デジタル署名、共同作業用ツールなど、アドビが推進するデジタルパブリッシング技術により、組織は紙に依存しないビジネスプロセスを構築することができます。
ビジネスプロセスの再構築を実現するツール
国際的な法律事務所Perkins Coieは、Adobe Signを利用することで、社内プロセスの合理化、時間とコストの削減を実現し、クライアントに提供する価値を高めています。
Adobe Document Cloudの上級法務エバンジェリスト兼弁護士であるダン ピュータボー（Dan Puterbaugh）氏は次のように述べています。「Perkins Coieにおける書類への署名のプロセスは、書類の追跡と管理の観点で非常に多くの時間がかかっていました。Adobe Signの使用により、契約締結時のデジタル署名にかかる時間を大幅に削減し、紙の使用を大幅に減らすことができました。」
Perkins Coieの最高情報責任者であるリック ハウエル（Rick Howell）氏は次のように述べています。「Adobe Signにより、複数の署名が必要な書類の作成にかかる時間が数日からわずか数分間に短縮され、多くの手間が省けるようになりました。さまざまなデバイス上でのデジタル署名を可能にする柔軟性は、すべての人、特にオフィス外にいる人の作業を容易にしています。」
これまでは面倒で厄介なプロセスであった、大容量のファイルを送信および追跡するプロセスも合理化できます。Acrobat DCを使用することで、移動中のファイルの送信、受信および追跡のすべてを同じプログラム内で実行できます。
アドビのグループプロダクトマーケティングマネージャであるリサ クロフト（Lisa Croft）は次のように述べています。「Acrobat DCを使えば、電子メールへのファイル添付に伴う面倒な問題が起きることなく、大容量のファイルを安全に送信および追跡できます。」
Acrobat DC経由でファイルを送信することで、誰がファイルを閲覧してダウンロードしたかが確認できるので、電子メール経由で送信するよりも安全です。
スマホのカメラも強力なツールです。スマホのカメラでフォームをキャプチャし、電子署名を追加して送信できるので、法律関係の重要な書類の署名から、子供の修学旅行の参加承諾書などの簡単な書類の署名まで、すべての署名プロセスが便利になります。リサ クロフトは次のようにも述べています。「このアプリを使うことで、わずか数秒で簡単に、あらゆる種類のフォームへの記入、署名、送信が可能です。」
ペーパーレスに移行する別の方法として、PDFの保存と編集を簡単にするDropboxとAcrobat DC間の連携を活用するという手もあります。
クライアントとのシームレスな共同作業を実現するツールに依存している広告代理店のワークフローを例としてご紹介します。
「Dropboxを利用することで、代理店およびその他のクリエイターは、プレゼンテーション資料、ビデオ、その他のアセットをいつでも、どこでもクライアントと共有することができます。」とクラフトは述べています。
たとえば、Dropboxを使用する代理店との作業で、作業中のプレゼンテーションとは別のバージョンをレビューに使用できます。また、同時にPR部門から同ファイルの共有を依頼された場合、編集不可と設定して資料を共有することもできます。
Dropboxコネクタを使用することで、PDFを開く、保存、作成、エクスポート、電子メールに添付するといった操作も可能です。Adobe AcrobatおよびReader DCで使用できる豊富なコメントツールを活用して、PR部門と共同でPDFに編集作業を行うこともできます。
クラウドストレージおよびセキュリティ設定により、不要な印刷を減らすこともできます。セキュリティ設定は書類のセキュリティの柔軟性を向上します。たとえば、許可設定をカスタマイズすることで、テキストの印刷、編集またはコピーなどユーザーの特定のアクションを有効または無効にできます。
これは、セキュリティ上のメリットになるほか、不必要な書類印刷による紙の無駄遣いを減らすことができます。
ペーパーレス移行によるメリット
ペーパーレスオフィスは、環境に大きなメリットをもたらします。
作家であり持続可能性に関する専門家でもあるジョン フリードマン（John Friedman）氏は次のように述べています。「平均的な米国の会社員は、年間1万枚の紙を消費しています。これは、30メートル超の松の木1本分に相当する量です。」
ペーパーレスオフィスは、紙の節約になるだけではなく、企業のセキュリティ強化、共同作業の推進、管理を効率化にもつながります。ファイルをクラウドに保存することで、書棚や収納スペースを減らすこともできます。書棚が減ることで、作業環境が改善され、さらにオフィススペースを縮小でき、費用のかかる社外の倉庫も不要になることから、不動産関連費も削減できます。
メリットを享受
ペーパーレスオフィスがもたらすメリットがこれだけあるのに、なぜその実現に近付いていないのでしょうか。その原因はNew Level Advisorsのリチャード ランドール（Richard Randall）氏が言う「習慣、惰性、抵抗」にあるようです。
しかし、この課題に取り組み、そしてそのメリットを享受する準備ができている方には、アドビのテクノロジーが今後も改革を支援します。
アドビ35周年を記念したイノベーションに関する記事はこちら（英語）からご覧いただけます。
この記事は、2017/12/8にポストされた_Have You Achieved a Paperless Office?_を翻訳したものです。