２週間かかっていたドキュメントワークフローを数分で完結！独大手電力会社のイノジー社が、人事部門で電子サインを導入したデジタル変革とは #AdobeSign
ドイツ大手の電力会社であるイノジー社（innogy社）は、4万人以上の従業員を抱え、ドイツをはじめとした欧州16カ国で再生可能エネルギー、配電、電力小売・顧客ソリューションの事業を展開しています。再生可能エネルギーや蓄電池の拡大といった電力の事業環境が大きく変化する中で、ドイツだけでなく、シリコンバレー（米国）、テルアビブ（イスラエル）、ロンドン（英国）などにも事業開拓拠点を持ち、またITを電力に適用した新規事業へ投質するなど、イノベーションを強力に推進しています。
人事管理部門で増え続けるドキュメントのプロセスに課題
イノジー社の人事管理部門では、常に増え続ける社内外向けのドキュメント処理において、人的リソースの負荷やタイムロスが発生するといった課題があり、それを解決してくれるサービスを模索していました。そこで、アドビが提供している電子サインソリューション「Adobe Sign」を採用し、ドキュメントワークフローのデジタル化、および電子サイン活用への移行を決定しました。
最長２週間かかっていたドキュメントフローを数分以内で完結
これまで同社の社員採用におけるドキュメントフローでは、書類の内容確認、記入、署名、返送など、契約にいたるまでの採用候補者とのやり取りに、最長2週間を要していました。しかし「Adobe Sign」の導入により、内容確認や電子サインの依頼はすべて電子メールで直接やり取りできるようになり、ドキュメントの印刷や郵便手配もなくなったことで、数分で契約が締結できるようになりました。また「Adobe Sign」のプレビュー画面で採用書類の入力必須項目フォームを設定すれば、未記入による書類返送のリスクもなくなり、精度向上のみならず、遅延の原因となるミスも軽減することができます。
現在、人事管理部門では1カ月あたりの平均で425件の契約を処理しており、ワークフローのデジタル化によりドキュメントの印刷が不要になったことで、毎月2,800ガロン以上の水、230ポンドの廃棄物、920ポンドの樹木を節約することになり*、持続可能性に向けた同社の企業目標にも貢献できます。
* Adobe Document CloudのResource Saver Calculatorを用いて算出した、環境に関わる節約の数値です。
業務効率が向上。他部門や親会社へも波及する電子サインの効果とは
「Adobe Sign」を採用した結果、これまで人事管理部門がドキュメント作成に費やしていた時間が約10%削減しており、これに伴って従業員のワークライフバランスも向上しています。この目覚ましい改善と効率化を受け、他部門や親会社であるRWEグループ全体に、「Adobe Sign」を採用する流れが広がっています。
“「Adobe Signによって、ドキュメントの印刷や郵送に関わるコストがなくなり、その結果、顕著な投資効果（ROI）を達成できました。Adobe Signは導入コストを上回るメリットを生み出しています」”
イノジー社 主任管理者 サム マーロウ（Sam Marlow）氏
※この文章は、米国時間 2017年8月1日に米国で公開された「Gaining a Digital Edge」の抄訳版です。