紙でやっていた購買プロセスを、Acrobat DCでデジタル化・データ化することで、大きな生産性向上を実現 #AcrobatDC

アドビ社員がおすすめするAdobe Acrobat DCの使いこなし術をお届けします。

最終回は 購買室長のレオン・ライ。Acrobat DCをフル活用し、契約書の作成や承認プロセスを効率化している事例をご紹介します。

購買室長 レオン・ライ

■定型作業の契約書の作成はアクションウィザードを活用

外部業者から製品やサービスを購買するプロセスでは、見積もり書、契約書、発注書などいくつもの書類をやりとりします。プロセス全体がデジタル化されているとは言いがたく、承認や捺印のために印刷・スキャンを繰り返している現場も多いようです。

今回話を聞いた購買室長 レオン・ライは外部業者からの製品やサービスの購買を担当しています。契約書を作成し、相手方と締結させ、保管するのが一連の購買プロセスです。ビジネス現場はスピードが重要。契約の締結に時間がかかることは、ビジネスに影響するので、効率化が課題となっていました。長らく購買に携わってきたレオンは、紙による購買プロセスをこう振り返ります。

「前職でも購買担当をしていましたが、紙の契約書と印鑑に囲まれて大変苦労していました。紙はコピーを何枚もとるのですが、紛失して大騒ぎになったこともあります。承認フローも複雑で、時間もかかっていました」

■定型作業をアクションウィザードに登録

レオンはAcrobat DCを用いて、契約書の作成や編集、承認フローまでを非常に短い時間で効率的にこなしています。まず、契約書の作成ですが、Acrobat DCの「アクションウィザード」を活用しています。

アクションウィザードは、Acrobat DCで行う一連の作業手順を登録し、1クリックで実行する機能です。、透かしを追加したり、非公開情報を削除したり、アクセス権設定を変更するといった、同じ設定を繰り返し使う場合に、大変便利な機能です。初期設定ではよく使われるアクションが登録されていますが、ユーザー自身が特定の作業手順を簡単に登録することもできます。この機能を使うことで、自身の作業を効率化できるほか、作成した設定を他者と共有することもできるので、文書管理の統制にも役立ちます。

「ヘッダーやフッダ－を付けたり、文書の保護の設定などはあらかじめアクションウィザードに登録しておけば、契約書を新規に作成する作業を大幅に短縮できます」

契約書を作る場合、先方の書式にあわせなければならないことも多いはずです。過去に使った紙の契約書を再利用したいということもあります。こうした場合は、AcrobatやAdobe Scan（モバイル版アプリ）で紙の書類を取り込めば、傾き補正やコントラストなどを自動調整してくれます。取り込んだデータはAcrobat ProでOCRをかけ、編集可能なテキストにすることも可能です。

■署名用に送信で「書類の準備と捺印」までが数分で済む

契約書の締結は紙ではなく、電子サインを用いています。アドビではAdobe Signをシステムに組み込んで使っていますが、Acrobat DCでは「署名用に送信」で同等の機能が使えます。契約書のファイルを指定し、相手には表示と署名のためのリンクを送付するだけなので、先方にはAcrobat DCは必要ありません。

「今まで書類の準備で4時間、先方の捺印までで2～3週間かかっていたが、数分で済むようになりました。もちろん、先方の承認に時間がかかる場合はありますが、送った書類を印刷して、サインして、再度スキャンしてといった手間は圧倒的に短縮されます。紙で送付する際に必要な、印紙も不要になります」

働き方改革という流れの中で、オフィスワークの効率化は今後ますます重要になります。紙でやっていたのが当たり前だった購買のプロセスも、Acrobat DCできちんとデジタル化・データ化することで、大きな生産性向上につながります。ぜひ、お試しください。