「電子サイン、どうやって活用してる？」 ユーザー企業同士が語る、電子サインの魅力とは【座談会】 #AdobeSign

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クラウドベースの電子サインソリューション「Adobe Sign」特集

アドビはこの度、Adobe Signを導入しているお客様同士が運用のヒントなどの情報を共有いただく場として、2018年3月2日に初のユーザー座談会を開催しました。当日は幅広い業界から4社の企業の担当者にお集まりいただき、導入の苦労話から運用のコツ、アドビへのリクエストまでざっくばらんに語り合いました。

契約締結、請求金額の照合作業、海外ホテルとの契約更改･･･。企業によって利用用途と効果はさまざま

1人目の企業担当者は、税理士法人で勤務。ここでは、クライアントとの契約管理におけるAdobe Signの活用事例を紹介しました。従来、クライアントとの契約管理は各部門で行っていたため、法人の部門間で契約管理の運用が異なるという課題を抱えていました。そこでAdobe Signを導入したことにより、紙面でのサインを求められるお客様に対しても、電子サインと同様のワークフローを組み、電子・紙面に関わらず、全ての契約書を総務部で一元管理できるようになりました。その結果、今まで各部門で行っていた契約書作成及び管理業務のプロセスが統一化され、それまでにかかっていた契約管理にかかる業務時間が削減され、契約書の不備についても送付前に確認できるようになったといいます。

2人目の企業担当者は、国内大手の旅行サイトを運営する企業の総務部門に勤務しており、海外ホテルとの一斉契約更改におけるAdobe Signの活用事例を紹介しました。海外の中でも、特に東南アジアの地域では、紙面での契約締結が求められるケースが多く、その場合は全て手作業で契約締結を進めるため、多くの人手が割かれてしまうといった現状があります。そこでAdobe Signを通じて、約700件の海外ホテルとの一斉契約更改を実施。その結果、僅かながら契約先には戸惑いが見受けられたものの、特にトラブルもなく電子サインが受け入れられ、これにより、今までの契約更改における人的コストを大きく削減できたといいます。また、この事例をきっかけに、他国でもチャレンジしていきたいという意気込みについても語って頂きました。

3人目の企業担当者は、国内40社ある総合人材サービスのグループ企業のバックオフィス業務システムを統括しており、購買業務と人材サービス契約業務におけるAdobe Signの活用事例を紹介。従来、契約書の発行から郵送までを全て人力で行っていたことで、業務プロセスに関わる人的リソースが増え続けていたことに課題を抱えていましたが、Adobe Signの導入により、適用業務範囲における契約締結ワークフローをデジタル上で完結できるようになりました。また、Adobe SignとSalesforce.comとの連携により、フロントとバックシステムを完全に自動化することで、今まで15分かかっていた契約作業を削減でき、業務プロセスの短縮や印紙税の削減につながったといいます。

4人目の企業担当者は、不動産および金融業務向けの支援サービスを提供する企業の情報システム室に勤務。ここでは、社内向け業務におけるAdobe Signの活用事例を紹介しました。従来、100社近くある契約締結の作業において、契約書に記載された請求金額の照合作業を、異なる部署間にて紙面上で確認と承認サインを行っていました。しかし、1つの部署がオフィス移転で離れてしまったことをきっかけに、今まで紙面で行っていた照合作業が困難となり、Adobe Signを導入。これにより、照合作業における確認と承認サインのワークフローを全てデジタルに切り替えたことで、ペーパーレス化はもちろん、オフィス生産性を向上できたと話します。

電子サインの導入において最も大変なのは、社内への説明と理解を得ること

次にAdobe Signを導入するまでの苦労話について、それぞれの思いを語って頂きました。ある担当者は、お客様の中には、契約書を紙以外でする発想を持っていない方も多くおり、「そもそも電子サインとは？」を理解して頂くための説明に苦労されていることを話していました。また別の企業担当者からも、「受発注先の数が多い部署では、それぞれの取引先に対して一つ一つ電子サインの説明を行い、そのご理解を頂くことに苦労した」と語っています。

別の担当者からは、Adobe Signを導入するにあたり、電子サインの適用業務や関連法の整理をしつつ、それらの理解をまとめることが大変という話もあり、特に法律部分では、アドビの法務担当に相談しながら、適用範囲の可否部分について一つずつ確認を行っていたことなど、導入準備に時間がかかったことを紹介。一方で、Adobe Signのシステムや仕組み自体は、複雑なものではなく、一度レクチャーを受ければ、誰でも使いこなせる点が評価されていました。

また、担当者間で大きく共感を呼んだお話として、Adobe Signの導入を進める際に、社内に「使いたい」という方は大勢いる一方で、実際に積極的に推進できる人は限られるという点があげられました。中には、Adobe Signの適用業務範囲に関わる全ての部門における調整をたった一人で進められた方もおり、業務内容や社内規定、システム変更のとりまとめについて苦労されたお話を語って頂きました。

座談会では、他にもAdobe Signの機能や利便性について、各担当者からいくつかの「もっとこうなれば使いやすい」などのご要望を頂きましたが、それ以上に「電子サインを受け入れる企業が増えること」が今最も求められているということが満場一致の意見となりました。アドビは今後も、日本国内の電子サインの更なる普及を目指し活動していくと同時に、製品の向上に努めてまいります