[Adobe DC導入事例] 東京舞台照明、エンターテインメントの最前線で、PDF による迅速・確実な情報共有と業務効率化を実現 #AcrobatDC #AdobeScan
舞台照明の最大手企業として、国内外の様々なコンサート、演劇、展示会、イベント等の照明デザインおよび照明操作を手掛けている株式会社 東京舞台照明。最先端技術を取り入れながら、常に新しいアイデアに挑戦し続けている一方で、文書に関わる業務についてはデジタル化が遅れており、現場の業務に支障をきたしていました。
その課題を解決するため、同社では紙ベースでの図面のやり取りや管理を「Adobe Acrobat」を使ってPDF化し、全体業務の大幅な効率化を実現しました。今回、その取り組みや効果について、同社の取締役ライティング担当の岡山貞次氏と、ライティング事業部の高橋研一郎氏にお話を伺いました。
大量の紙の図面のやり取りが、現場スタッフの負担に
以前、東京舞台照明では会場の図面などは紙ベースで業務を進めており、細かい図面や関連資料を含めると、1つの案件で何百枚もの文書が発生していました。それらを打ち合わせやリハーサルのたびに持ち歩かなければならない上に、記録資料としても保管する必要があるため、その量は膨大で保管スペースが足りないだけでなく、ひとつの会場の資料を探すのに何時間もかかっていたといいます。
こうした課題をうけ、3年ほど前からそうした資料をPDF化し、ファイルサーバーを使って共有するようになりました。その効果について、岡山氏は以下のように話します。
「若いスタッフたちは、会社でも現場でも、タブレットなどを使っていつでも最新の資料にアクセスし、図面を好きな倍率で拡大したり、メモを書き込んだりしています。現場に大量の資料を持ち込むこともなく、急に別の資料が必要になった時でも、誰かに取りに帰らせる必要もありません」
株式会社 東京舞台照明 取締役 ライティング担当 岡山貞次氏
CAD 図面を誰でも見られるPDFに
岡山氏がPDFに注目し始めたのは、20年以上も前に遡ります。海外と図面をメールでやり取りするようになった当時、使用しているCADソフトの種類が異なるためにファイルが表示できないといったケースがあり、そこでPDFが送られてきました。ちょうどソフトの種類やバージョンに関わらず、誰でも見られる共通フォーマットが必要だったことから、Acrobatが日本で発売されてすぐに使ってみたといいます。
「図面のレイアウトが崩れることもありませんでしたし、文字や線もくっきりと表示されました。今では、Acrobat以外のソフトでも簡単にPDFが作れますが、やはり精度が違います。それは長年使ってきて感じることです。我々は図面を通して相手に正確に情報を伝えなければなりません。それにはPDFが必要不可欠なのです。それもAcrobatで作るPDFでなければ意味がありません」と、岡山氏はその重要性について強調します。
紙の書類をPDF に変換。入力の手間をなくす
コンサートの照明を手掛ける際に重要になるのが歌詞カード。歌詞のどの部分で、どの機械を動かすかといったことを歌詞カードに詳細に書き込むのですが、著作権保護により、ネット上の歌詞サイトから歌詞のコピー＆ペーストができません。高橋氏はそれについて、「1回のコンサートで何十曲もの歌詞をワープロ入力しなければなりません。その上、途中で曲目が変わったり、フルバージョンではなくなったりと、変更が起こる度に入力を繰り返し、本来の仕事以上に時間が取られてしまうのです」と指摘します。
そこで、Acrobatモバイル版アプリのスキャン機能「Adobe Scan」を使って、アーティスト側から支給された歌詞カードをタブレットで撮影（スキャン）し、画像データをOCR処理してPDF化。それをスタッフ間で共有することで、作業の効率化を図っています。
「PDF上にそのままタブレットで書き込みもできますし、ちょっとした歌詞の変更であれば簡単に直せてしまいます。その他、打ち合わせ先やリハーサル現場で配られる紙の資料などもその場でスキャンし、PDFにメモを書き込んでいます。時間がない時はPDFをスタッフに送って共有しておくと、会社に戻った時には資料が出来上がっていたりして、多くの時間の節約になっています」と、高橋氏はその利便性について語ります。
株式会社 東京舞台照明 ライティング事業部 係長 高橋研一郎氏
きめ細かなセキュリティ設定で文書を保護
さらに、Acrobatのセキュリティ機能も、評価ポイントの一つになっていると岡山氏は説明します。
「弊社が依頼を受ける段階では内容やスケジュールが未発表の案件で、絶対に外部へ情報が漏れてはなりません。資料や見積書をメールで送る場合は、PDFのセキュリティ設定でパスワードを掛け、情報が漏れないように注意しています。セキュリティ設定を使い分けて、編集や印刷不可の制限をかけることもありますし、USBなどメディアを利用したデータの受け渡しも安心です」
見るだけから、活用するPDF へ
東京舞台照明では、これまで紙で管理していた図面などの資料のほとんどをPDF化し、役員クラスが目を通す稟議書や報告書などの文書もPDFでやり取りするようになりました。しかし、PDFを本当に業務に活用していくのはこれからだと、岡山氏は話します。
「Acrobatにはまだまだ知らない機能、使ってみたい機能がたくさんあります。例えば、PDFポートフォリオという機能。我々が日々扱っているファイルは図面だけでなく、プレゼン資料、価格表、報告書、それに動画や音声ファイルなどもあります。これらを1つのPDF内に個別のフォルダーを作って保存でき、しかも元のファイルも一緒に同梱できるのです。これは案件ごとのデータ管理にもってこいです。近い将来には、紙の書面でやり取りされている契約書も、電子サイン機能のAdobe Signを使って電子化していきたいですね」
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