「新元号対応」をデジタルトランスフォーメーションへの第一歩にする方法とは？ ～データ化、修正、管理方法のご紹介～

2019年は、5月に元号の変更、10月には消費税率が10%に引き上げられるなど、変化の多い年となりそうです。そんな変化に伴い、企業や行政機関はあらゆる文書、印刷物、広告、社外への見積書や請求書、Webサイト、システムの改修などの大規模な対応に迫られます。

一方、働き方をめぐる環境にも変化がうまれていて、業務の効率化を促す手段としてデジタル化の推進が注目されています。新元号対応を機に、長期的な視点でデジタルの活用を検討してみませんか？

本ブログでは、アドビ製品の活用により「新元号対応」を簡単に行う方法と、業務の効率化を実現する方法をご紹介します。

「新元号対応」は、関連書類をすべてデータ化し、必要な修正を加え、関係者の承認を経て、正しく管理する、というプロセスで実現できます。

アドビでは、この書類のデータ化から、修正、承認プロセス、デジタルアセット管理に至るすべてを支援できるソリューションを提供しています。

「新元号対応」を切り口にその方法を具体的に見ていきましょう。

１．書類にスキャンアプリを活用するだけで「平成」などのキーワード検索可能なデータ化を容易に実現
デジタル化を始めるにあたってまず必要なのが、元データのない書類をデータ化すること。データ化は複合コピー機でも可能ですが、Adobe Scanの文字認識機能（OCR）搭載のカメラアプリでスキャンを行うと、即座にテキストを認識、クラウドにPDFとして保存し、簡単に元データの無い書類をデータ化することができます。また、Acrobat DCではそれらのデータ化された書類を結合し、「平成」など、お探しのキーワードをデータ化された書類から簡単に検索し、修正することができます。

２．一括修正やレビューの依頼は時間や場所に縛られない
元号が変わると、短期間で大量の書類ファイルをミスなく修正する必要性に迫られます。Acrobat DCでは、いつでも、どこでも、PCからでもモバイルデバイスからでもアクセスし、編集作業が可能です。例えば「平成」の文言を新元号に直す修正はたったの3ステップ。Adobe Document Cloudを共有サーバーとして利用すれば、修正した書類をワンクリックで複数人と同時にレビューをすることができます。
また、Adobe Illustratorを使えば、チラシや印刷物の文字修正も簡単にできます。

３．承認プロセスのデジタル化で時間を大幅に短縮
時間のかかる承認プロセスなど、紙ベースの業務プロセスをデジタル化できるのが電子サインサービスAdobe Sign。例えば「平成」の文言を新元号に直したあと、これまで紙とハンコで行っていた承認フローをデジタルに置き換え、承認文書の送信から署名の取得、トラッキングと管理までをデジタルのワークフローで実現します。

４．社内に散在する膨大なデジタルアセットを効率よく一元管理
Adobe Experience Manager Assetsは、インテリジェントなプラットフォームにより、膨大なデジタルアセットを効率よく一元管理するソリューションです。クリエイティブツールにパネルが直接組み込まれているので、画像や動画などのデジタル素材を編集、共有、配信、保管ができます。元号表記のあるWebサイトなどのコンテンツは、Digital Asset Management（DAM）にそれらのページをタグ付けして管理しておけば、修正作業をする際にも対象ページの特定を効率よく行うことができます。
また、様々な部署を通し修正、確認を短時間で対応するためには、組織内でWebサイトやマーケティングキャンペーンを作成するクリエイティブチームとマーケターが連携して作業を進めることが重要です。Adobe Experience Manager Assetsでは、デザイナーはどのアプリケーションからでもDAMにアクセスができ、マーケターはInDesign Serverを介してDAM内から印刷用アセットを編集や修正ができ、迅速かつ効率的な業務プロセスを体験できます。

膨大な手間と時間を要する改元のタイミングは、今後の手間とコストを大幅に減らし、長期的な視点で最適なドキュメントワークフローを検討する良い機会であり、デジタルトランスフォーメーションに一歩踏み出すチャンスかもしれません。アドビは、今後も、高度なテクノロジーを搭載した製品群とコンサルティングサービスを通じて、あらゆる組織での業務プロセス改善を支援してまいります。