Document Cloudで実現するテレワークの3つのポイント

by Adobe Education Japan

Posted on 07-23-2019

7月22日よりテレワーク・デイズが始まりました。テレワーク・デイズとは、2020年の五輪開催に向けて交通機関などの混雑を避けるために、様々なテレワーク(モバイル、サテライトオフィス、地域でのテレワーク等)、時差出勤、フレックスタイム、ワーケーションなど多様な働き方を支援するもの。本ブログでは、Adobe Document Cloudを活用したテレワークの3つのポイントを解説します。

Adobe Document Cloudで実現するテレワークの3つのポイント

1、ビジネスインフラPDFの強み

2、クラウドストレージ活用でスマートな文書管理

3、モビリティでコミュニケーションを対面以上にスムーズ化

1、ビジネスインフラPDFの強み

多くの企業で、企画書、契約書、請求書など重要な文書こそ、PDFに変換して取引先に送ることが、通例になってきているようです。一般的には、PDFにしておけば、文書を固められる(=相手が変更できない)、あるいはファイルを軽くできるというような利点があるからでしょうか。実はPDFにはもっと深い利用価値があることを説明していきたいと思います。(実際にPDFは編集できるフォーマットです!)

まず、PDFの最大の特徴は「いかなる環境でも同じように表示することができる」ということ。つまり、PDFであれば、スマートフォンやタブレット、異なるOSやソフトウェアのバージョンが違う環境でも全く同じ表示ができるんです。大切な企画書や契約書が、閲覧する環境によって、文字化けやレイアウト崩れしてしまったら、相手からの心証もよくありませんよね。PDFにすることで、その様な心配はないということです。

因みにPDFは編集可能なフォーマットだということをご存知でしたか?もちろん、「保護」機能で編集不可に設定することも可能です。加えて、「スキャン補正」機能もしくはAdobe Scan(モバイル版アプリ)のテキスト認識機能を使ってPDF文書の文字をデータ化しておくと、検索やコピー&ペースト、編集することができるようになり、PDF文書の保管や活用に便利です。

テレワークが進み、自宅や外出先から業務を遂行する場合、誰もが会社と同じ環境で仕事ができるとは限りません。スマートフォンやタブレット、自宅のパソコンからでも、PDFをフル活用して、いつでも、どの様な仕事環境においても、文書を正しく閲覧しPDFを活用できることは、テレワーク実施の要となるでしょう。

2、クラウドストレージ活用で文書管理をスマートに

次に、せっかくPDFを作成・活用していても肝心のファイルが会社のPCにしか保存されていないとなると、自宅のPCや外出先から、必要なファイルにアクセスすることができません。そこで、Acrobat DCからワンクリックで保存できるDocument Cloudのクラウドストレージを活用いただくのがおすすめです。クラウド上に保存したファイルは、いつでも、どこからでも、どんなデバイスからでもアクセスすることが可能です。サブスクリプション版のAcrobat DCは、100GBものDocument Cloudストレージを追加費用なくお使いいただけます。加えて、Acrobat DCとOne Drive、SharePoint、Box、Dropbox、Google Driveの連携機能もありますので、すでにお使いのクラウドストレージを活用することも可能です。

万が一、手元のデバイスが壊れたり、紛失してしまっても、クラウドストレージに保存したデータは失われません。危機管理やBCP(事業継続計画)にもお勧めしたい活用方法です。

3、モビリティでコミュニケーションをよりスムーズに

最新のAcrobat DCの機能では、これまでのPDFの概念を超えて、グループワークを強化するコラボレーションをサポート。クラウドを活用して、文書を共有、レビュー、承認依頼をスムーズに遂行することができます。

共有レビューは、PDFに複数名でコメントを交わす機能。クラウドの利便性を活かし、Acrobat DCを使うことで資料やフライヤーなどの制作物の確認・レビュー作業を軽減し、手戻りを少なくすることで、社内や取引先とのスムーズなコミュニケーションを実現します。また、電子サイン機能である「Adobe Sign」を備えており、社内外の署名のやり取りを電子化します。契約書や発注書など、メールで送られてくる文書を、紙に印刷し、署名や押印して、郵送していたようなフローはもう必要ありません。文書送付から署名、保管までをクラウドで一元管理。これらのワークフローは、ダッシュボードから、相手が文書を確認したか、署名をしたかなどのステータスを確認することができますので、しかるべきタイミングでメールなどでリマインダーを送ったり、フォローアップできるところは、クラウドならではのメリットと言えます。

共有レビューのイメージ

Adobe Document Cloudを活用することで、書類の確認や承認作業のため、わざわざ出社する必要がなくなり、且つプロジェクトや承認プロセスをより早く、スムーズにすることができるようになります。

環境問わず表示可能なPDFをクラウドで保管、さらにAcrobat DCの活用により、単なる文書の閲覧や共有だけでなく、文書業務の観点からワークフローとコミュニケーションを簡略化することで、真のテレワークの実現をサポートいたします。ぜひDocument Cloudをご活用ください。

Topics: デジタルドキュメント

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