Adobe Signを活用した企業のBCP対策～コロナ禍における危機管理対策事例のご紹介～#AdobeSign
災害やパンデミックなど緊急事態に遭遇した際、損害を最小限にとどめつつ、事業継続や早期復旧を可能とすることを目的とした事業継続計画「BCP（Business Continuity Plan）」の策定が、企業の危機管理策としてより重要となっています。一方で、内閣府の調査（※1）では、中堅企業の半数がBCPの策定にまだ取り組んでいないと回答するなど、国内企業の大きな課題とされています。
※1： 内閣府 防災担当、「平成 29 年度 企業の事業継続及び防災の取組に 関する実態調査」http://www.bousai.go.jp/kyoiku/kigyou/pdf/h30_bcp_report.pdf
新型コロナウィルス感染拡大の影響で多くの企業が在宅勤務などのテレワークを導入する中、浮き彫りとなった課題のひとつが、決裁などの捺印処理のために出社しなくてはならないという問題です。
従来、紙で行ってきた契約や書類処理、稟議決裁をオンラインに移行することは、生産性の向上だけでなく文書の紛失リスクや従業員の出社・移動の負担を低減することができます。
アドビは、紙を使わずオンライン上で契約書を取り交わしたり、社内決裁をリモートで処理したりできる、電子契約サービス「Adobe Sign」を提供しています。Adobe Signでやりとりされる署名文書は、セキュリティの業界基準に準拠した日本国内のデータセンターで完全に処理・管理されます。書類の紛失や破損、また災害による消失も防げるためBCP対策としても有効です。
今回のブログでは、Adobe Signを導入している企業にこのコロナ禍で決裁フローや書類処理にどのような影響があり、Adobe Signをどのように活用いただいているかについて伺いました。(2020年4月にインタビュー実施)
■Adobe Sign活用方法① オークウッド様
サービスアパートメントを運営する会社で、都内に11件の物件を運営。社内の稟議書、申請書、報告書業務の承認／決裁に、承認フローが確認できるAdobe Signを導入。人事評価などにもAdobe Signの利用を広げている。
― 現在、御社はどのような勤務体制でしょうか。
「現在は一部サービスの縮小をしている物件もありますが、基本的には現場は通常通り出勤し、バックオフィスについては可能な限りテレワークでの在宅勤務で対応しています。新型コロナウィルスが拡大する前から、Adobe Signを導入していたので、承認フローや決裁などで特に遅れや不備が出たということはありませんでした。」
― テレワークが推奨される現在、Adobe Signを導入していてよかったと思われる点はありますか。それはどんなところですか。
「やはりすべての決裁、承認等についてリモート対応が可能となっていた点ですね。導入していて本当に良かったと思っています。導入していなければ、今回の在宅勤務もスムーズにスタートできていなかったと思います。」
― もしAdobe Signを導入していなかったら、どのようなことが想定されたでしょうか。
「導入前は、紙の書類を用意する必要があったので、在宅ではスキャンすることも難しいですし、現場でスキャンしてまた印刷して、という非常に生産性の悪い作業が必要になっていたかと思います。」
― Adobe SignはBCPを策定する上でも有意義だと思われますか。「はい、大変有意義だと思います。現在、決裁等で押印対応している会社は導入をお勧めします。」
■Adobe Sign活用方法② 株式会社ジーニー様
マーケティングテクノロジー領域で独自のプロダクト開発／運用を行っているジーニー。国内のみならず海外へ事業展開する中、現地パートナーやアドネットワーク、エンドユーザー開拓の取引に関する契約などにAdobe Signを導入した。
― 現在、御社はどのような勤務体制でしょうか。
「在宅勤務体制です。」
― 以前伺った際は、資本業務提携契約をはじめとした契約書の締結にAdobe Signを利用いただいており、決裁者が海外出張の際にも場所やデバイス問わずサインができる、というお話をいただきました。利用方法に変わりはありますでしょうか。
「そちらに加えて、現在は年度末及び通期決算における取引先への会計・監査関連の書類に対して、Adobe Signを利用する様になりました。従来の債権確認業務における生産性を大きく改善しております。 」
― 在宅勤務となりAdobe Signがあって良かったと思われる点はありますか。それはどんなところですか。
「Adobe Signがあることで、**在宅勤務においても承認や署名作業が滞りなくできています。**一部手書きを要する署名に関しては、事前にAdobe Signで対応し、後日手書き署名の上郵送で対応する形をとっています。特に以前までは、手書き署名が必要な書類をベトナムなど海外から求められた場合、国際郵便で送り返すことを考慮する必要がありました。そうするとレビュー時に不備があっても修正を加える時間的余裕がなく、内容に不備が無いと信じて署名するしかなく、非常に大きな課題でした。
Adobe Sign導入後は、事前に電子署名でレビューをすることにより、指摘事項の対応および反映後の資料を、手書き署名にて対応することが可能となり、業務プロセスの大幅な改善およびリスクの低減を実現しています。」
― 現在は在宅勤務体制ということですが、もしAdobe Signを導入していなかったらどのようなことに困っていたと思いますか。
「もしAdobe Signを導入していなかったら、承認及び署名業務において、署名者である私だけでなく、関係者による署名の回収など、従業員がわざわざオフィスへ出社する必要が出ていたと思います。」
― Adobe SignがBCP上有意義だと思われますか。他社にもお勧めしたいと思いますか。
「Adobe SignはBCP上有意義だと思います。他社にも積極的に導入を推奨します。」
Adobe Signは署名を依頼する側も署名をする側も簡単な操作でいつでもどこからでも文書の送信、署名、閲覧が行えます。署名はブラウザー上で行えるので特定のアプリは不要です。また、Microsoft Office、Salesforce、Dropboxなどのビジネスアプリケーションと連携しているため、これらのシステム上で作成・保存された文書を署名用に送信できます。
法的有効性をはじめとするAdobe Signのよくある質問についてはこちらからご覧いただけます。