PDFにコメントを付けたり、共有してレビューする

受け取ったPDFには、そのままPDF上にコメント(注釈)を付けることが可能です。仮に、画像として読み込んだPDFであっても「スキャンとOCR」の機能で、テキストを文字情報として認識できるため、目的のテキストを選択して注釈を付けることができます。また、Document Cloudで共有された文書はReaderアプリを利用してクロスデバイスで確認することができる他、ブラウザ上でも確認できるので共有先のアプリケーションの有無は問いません。

By Adobe Comms

Posted on 05-26-2021

ここは、都内のとあるイベント会社。

新入社員のA君が共有レビュー機能について先輩に教えてもらっています。

(A)先輩、こないだPDFについて教えてくれるって言ってましたよね。ちょっと教えて欲しいことが…

(B)いいぞ。何が知りたい?

(A)コメント機能についてです。PDFにコメントを付けるには、どうすればいいんですか?

(B)Acrobat DCでPDFを開いてツールメニューから[注釈]を選べばいいよ。すると、注釈のツールがいろいろ選べるから、目的のものを選んでコメント(注釈)を付ければいい。

(A)へー、ホントだ。ツールもたくさんありますね。

(B)そうそう。ツールにマウスオーバーするとツール名が表示されるから、どんなことができるのかも分かりやすいしな。

(A)ほんとですね。

(B)まずは、いろんなツールを選んで試してみるといいよ。すぐに使い方も分かるはずだ。

(A)ふむふむ。なるほど、コメントを付けると右側に表示されるんですね。

(B)そうだ。いつ誰がどんなコメントを付けたのかも簡単に分かるだろ。

(A)はい、分かりやすいですね。

(B)@をクリックすれば、特定の人に対してコメントを送ることもできる。

(A)へー。

(B)コメント数が多くなっても、フィルタをかけて絞り込むこともできるしな。

(A)でも、これってAcrobat DCを持っていない人はコメントできないんですか?

(B)前にも言ったけど、PDFDocument Cloudに置いて共有すれば、ブラウザから開いてコメントを付けることもできる。だから、Acrobat DCはなくても大丈夫だ。

(A)なるほど。Document Cloudで共有すれば、共有したみんなで同じ資料をレビューしてコメントが付けられるってわけですね。

(B)そうだ。個別にやり取りする必要がないから時間の短縮にもなるし、皆が同時に資料にコメントするから効率もよくなる。さらに、トラッキング可能な形で共有すれば、誰が確認して、誰が確認していないかも把握できるので便利だぞ。

(A)あれっ、こっちのPDFだと、文字が選択できないですね。

(B)それは文字に見えるけど、画像の状態ってことだろう。

(A)こんな時は、どうすればいいですか?

(B)こんな時は、ツールパネルの[スキャンとOCR]の機能を使えばOKだ。画像だったテキストを文字情報を持つテキストに変換してくれる。

(A)あっ、ほんとですね。これなら文字を選択してコメントを付けられますね。

(B)だろー。他にも必要に応じて、PDFの中にjpgなどの画像ファイルやオフィス形式の元データなども添付できるから、いろいろと便利なんだよ。

(A)先輩、今回もいろいろとありがとうございました!

(メリット1)PDFにはコメントを付けられる

Acrobat DCを使えば、PDF上に注釈(コメント)を付けたり、PDF内に添付ファイルを追加することができます。Acrobat DCには、多くの注釈ツールが用意されており、目的に応じたコメントを付けることで、修正指示や補足を手軽にやり取りできます。なお、注釈のみを書き出す機能も用意されているため、軽いファイルとしてやり取りできます(注釈のみを書き出したファイルの拡張子は.fdfとなります)。

PDFには、注釈ツールを使用してコメントを付けることが可能です。

(メリット2)Document Cloudに保存して共有レビューする

PDFをDocument Cloudに保存することで、その保存先のリンク(URL)を知る人達と、ドキュメントを共有できます。共有されたPDFは、ブラウザからもレビューできるため、Acrobatのアプリケーションを持っていなくても問題ありません。PDFに注釈(コメント)を付けたり、メンション機能で相手を指定したやり取りも可能です。複数人と同一の文書を同時にレビューすることが可能なため、意思の疎通が早く、効率よくレビューができます。また、トラッキング可能な形で共有すれば、PDFを誰が確認して、誰が確認していないかも把握できます。

PDFは、ブラウザからもレビューが可能です。

(メリット3)スキャンとOCR

スキャナー等で読み込んだPDFは、文字のように見えて画像となっている場合があります。このような場合でも、Acrobat DCの[スキャンとOCR]の機能を使えば、文字情報を持ってテキストとして検索したり、選択して注釈を付けたりといったことが可能です。

[スキャンとOCR]の機能を使えば、画像として読み込んだ文書を、文字情報をもつテキストに変換できます。

共有レビューのメリット

PDFをDocument Cloudに保存して共有することで、複数の人と共有してレビューできます。個人個人とやり取りする必要もなく、PDFに付けた注釈(コメント)は、共有した全員が同時に確認できます。OSやデバイスも問わず、どのような環境からもアクセスでき、ブラウザからも確認できるため、Acrobatがなくてもレビューできます。共有範囲を指定したり、ファイルのアクセス権限も設定できるのでセキュリティも問題ありません。

Acrobat DCには、他にもPDFを活用するための機能がたくさん搭載されています。これらの機能の使い方を知っているのと、知らないのとでは利便性に大きく差が出ます。まだまだ紹介していない機能がたくさんあるので、順次、この連載でご紹介していきます。お楽しみに!

参考動画URL

【Adobe Acrobat DC ことはじめ】6. 注釈機能

【Adobe Acrobat DC ことはじめ】7. 共有レビュー機能

https://blog.adobe.com/jp/publish/2021/05/12/dc-howto-scene01.html

https://blog.adobe.com/jp/publish/2021/05/19/dc-howto-scene02.html

https://blog.adobe.com/jp/publish/2020/09/28/dc-adobe-acrobat-dc-22-tutorials.html

Topics: デジタルドキュメント, PDF,

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