コロナ禍の今、署名や捺印もPDFで!

By Adobe Comms

Posted on 06-23-2021

コロナ禍の現在、人と会う機会が減り、さまざまな文書をインターネットを介してやり取りしています。このような状況においては、手軽にやり取りでき、セキュリティもしっかりとしたPDFで署名や捺印といった作業を行うのがベストです。さらに、Adobe Signの機能を使えば、法的に有効な署名のやり取りも可能です。

在宅勤務となった若手社員のA君が、先輩社員のBさんに電話をかけています。

(A)トゥルルルルル、トゥルルルルル…

(B)もしもし

(A)あっ、先輩ですか。Aです。

(B)おっ、A君か。どうした?

(A)じつは、稟議書に課長の承認印が欲しいんですが、今って在宅勤務じゃないですか。どうやって承認印を貰えばいいですか?

(B)なんだ、そんなことか。PDFを送れば大丈夫だよ。

(A)えー、そうなんですか。

(B)課長は、Acrobat DCのスタンプ機能を使って承認作業をしてくれるはずだ。

(A)たったそれだけなんですか?

(B)そうだ。Acrobat なら、まさに本物のスタンプを押すような手軽さで承認作業が行えるぞ。自分の印影をカスタムスタンプとして登録するなんてことも可能だしな。

(A)直接、紙の書類を渡さなくてもいいのは便利ですね。

(B)出張などでも問題なく承認印が貰えるのでスピーディな処理が可能だ。

(A)へー

(B)さらに、課長は次長に、次長は部長にといったように、どんどん承認依頼をしていける。

(A)それは、便利ですねー

(B)そして、最終の承認者が承認依頼担当者にメールを送れば、承認依頼者は承認プロセスが完了したことを知ることができる。

(A)きちんと承認されたことが分かるわけですね。

(B)そうだ。承認作業も格段にスピードアップするし、紙の資料のときのような煩雑さもない。一石二鳥だな。

(A)なるほど。先輩ありがとうございます。

(B)あっそれと、有償にはなるがAdobe Signというサービスもある。

(A)それは、何ですか?

(B)PDFに直接、サインする機能だ。法的にも有効な電子サインが使える、契約書などでも有効なソリューションだ。

(A)なんか、かっこ良さそうですね。

(B)基幹システムやクラウドストレージと連携もできるし、サインするためだけに出社する必要もないわけだ。

(A)へー

(B)署名はブラウザ上でできるし、署名をテキストで入力したり、自筆で署名したり、画像を署名として使用するなんてことも可能だ。

(A)えっ、自筆で署名できるんですか? どうやって?

(B)スマホやタブレットに署名欄を転送できるから、指やスタイラスペンで手書きすればOKだ。

(A)へー、すごいですね。でも、有償で契約しないといけないんですよね?

(B)うちの会社は、契約しているからすぐに使えるぞ。

(A)でも、相手側にも契約してもらわないといけないんですよね?

(B)契約するのは署名依頼者だけなので、相手側には契約してもらう必要はないよ。

(A)なるほど、そうなんですね。それなら、相手側に負担をかけずに使用できますね。

(メリット1)スタンプ機能で行う承認作業

わざわざ紙の書類に押さなくても、Acrobat DCを使用すれば、PDFの書類に承認印を押すことができます。あらかじめ、Acrobatに用意されたスタンプを使用したり、自分の印影をカスタムスタンプとして登録して使用することが可能です。もう、承認作業だけのために出社する必要はありません。

PDFであれば、文書に電子印鑑やスタンプを押して承認作業が可能です。

(メリット2)Acrobat DCの承認レビュー機能

複数人で承認作業を行いたいといった場合でも、Acrobat DCを使用すれば、電子メールを利用して、PDF上に一人ずつ署名を回覧することが可能です。入力欄や印鑑をロックして変更できなくしたり、申請者に進行状況を通知したりといったこともできます。承認の場所を選ばないため、大幅な承認プロセスの短縮が実現できます。

電子印鑑を使用した簡易電子承認のワークフロー。

(メリット3)Adobe Signで可能にする電子サイン機能

有償のAdobe Signを利用すると、法的にも有効な電子サインのソリューションが使用できます。テキスト入力や自著で署名、あるいは登録した画像を使用して署名すればいいだけなので、手軽に電子サインを利用できます。相手側の署名が終われば、署名が完了したことを知らせるメールが届き、添付ファイルで署名が確認できます。第三者機関によって発行された証明書も付いているので、セキュリティも担保され、安心してやりとりできます。なお、Adobe Signを契約する必要あるのは、署名依頼者のみです。

Adobe Signの機能を使って、契約書に電子サインを依頼した例。

効率的に承認作業を行う

これまで紙の書類で行ってきた押印などの「承認作業」は、在宅勤務の現在、とても面倒なものとなっています。承認印だけのために出社するのは時間のムダです。こんな時は、Acrobatのスタンプ機能や承認レビュー機能を使いましょう。インターネットを介して承認作業ができるので、大幅な承認プロセスの短縮が実現できます。また、有償のAdobe Signを利用すれば、法的にも有効な電子サインのソリューションが活用できます。自社の作業内容に応じて、承認や契約といった作業を効率化しましょう。

参考URL

【Adobe Acrobat DC ことはじめ】4. スタンプ機能

【Adobe Acrobat DC ことはじめ】5. 承認レビュー機能

【Adobe Acrobat DC ことはじめ】13. Adobe Sign機能

Acrobat DC早わかりガイド第6章:PDF文書への署名

Acrobat DC早わかりガイド第7章:共同作業

https://blog.adobe.com/jp/publish/2021/06/09/dc-howto-scene05.html

https://blog.adobe.com/jp/publish/2021/06/02/dc-howto-scene04.html

https://blog.adobe.com/jp/publish/2021/05/26/dc-howto-scene03.html

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