시선을 뗄 수 없는 보고서 작성법
10년 전 페이스북과 트위터, 링크드인에서 대대적인 광고를 하기 전까지만 해도 클라이언트가 접할 수 있는 전달물은 클라이언트와 그들의 이해 관계자들에게 직접적으로 제공되는 보고서가 전부였습니다. 이러한 상황에서 전달물의 디자인도 중요했지만, 관계를 주도하는 측면에서는 데이터가 실질적인 역할을 했습니다.
그러나 지금은 판세가 역전되었습니다. 오늘날의 사람들은 소셜 미디어를 활용하여 브랜드와 대화하고 아이디어를 교환하며 자신이 좋아하는 것을 공유합니다. 여기에서 주목해야 할 부분은 바로 ‘좋아하는 것’입니다. 브랜드는 대중들로부터 숨을 곳이 없으며, 이들의 관심을 끌기 위해 주도권 경쟁이 치열한 정보와 비주얼의 바다에 기댈 수 있을 뿐입니다. 그렇다면 이목을 집중시키기 위해서는 무엇이 필요할까요? 정보와 비주얼을 모두 충족하는 데이터 중심의 흥미로운 보고서를 디자인하려면 어떻게 해야 할까요?
디자인을 마케팅 전략에 접목하는 방법에 대한 하나의 팁으로, 고객이 읽고 싶어 하는 매력적인 보고서를 만드는 방법에 대한 몇 가지 아이디어를 제공하고자 합니다. 보고서의 목적이 투자자를 위한 정보 제공, 자원 봉사자 모집, 잠재 고객 확보, 기부자 지지 호소 등을 위한 것이든 또는 일반 대중을 교육하는 것이든지 이와 별개로 모든 보고서는 다음의 핵심 원칙을 지킬 때 얻을 수 있는 이점이 있습니다.
커뮤니케이션 전략을 세워라
막연하게 들리실 것입니다. 그럼, 지금부터 살펴보겠습니다.
보고서는 소셜 미디어에 게시된 인포그래픽이든지 분기별 보고서 또는 투자 제안서이든지 그 자체로 독자에게 방향성과 확신을 심어줘야 합니다. 어도비 크리에이티브 레지던트(Adobe Creative Resident)이자 인포그래픽의 대가인 제시카 벨라미(Jessica Bellamy)는 이 단계를 커뮤니케이션 전략 구축 프로세스라고 칭하면서 세 개의 부분으로 분류합니다.
첫 번째 부분은 브랜드 옹호 활동으로, 적극적인 목소리라고 합니다.
루이스빌 주립대학에서 드로잉(미술학사), 그래픽 디자인(미술학사) 및 범아프리카학을 전공한 제시카는 “이것은 단순히 객관적인 태도를 견지하기 보다는 확신과 열정적인 태도로 메시지를 전달하는 것”이라며 “작성하는 자료는 데이터 공유의 목적도 있지만 브랜드를 옹호하는 행위”라고 말합니다.
확신과 열정의 목소리를 내는 것 외에 두 번째 중요한 원칙은 문제점 또는 잠재적인 걸림돌에 집중할 것이 아니라 에셋을 긍정적으로 구성하는 것이 중요하다는 사실입니다.
제시카는 “데이터에 부정적인 결과가 포함되어 있다면 투명성을 유지하되 미래를 바라보고 해결 지향적으로 접근하는 기회로 삼아야 할 것”이라고 말합니다.
세 번째는 주요 내용과 관심사에 주안점을 두고 보고서를 작성하는 것입니다. 모든 영역을 피상적으로 다루는 보고서는 고객이 관심을 보이고 _작성자 본인_도 관심을 두고 있는 영역을 집중적으로 다루는 것보다 효과가 적기 마련입니다. 공유해야 할 정보가 더 많이 있다면 해당 정보를 담고 있는 포괄적인 보고서를 작성하고 원본 문서에서 이 문서로 가는 링크를 제공하는 방식을 고려해 볼 수 있습니다.
시각 요소를 적극 활용하라
실제로, 임팩트가 강한 시각 요소만큼 독자의 시선을 사로잡을 수 있는 효과적인 방법도 없습니다. 시각 요소는 반드시 그림이나 이미지를 의미하지는 않지만 적절히 사용하면 독자의 관심을 고조시킬 수 있습니다. 타이포그래피와 여백을 제대로 활용하면 원하는 반응을 이끌어낼 수 있는 확률이 높아집니다. 이 효과를 얻을 수 있는 디자인 기법에 대한 자세한 내용은 데이터 시각화를 실제로 사용하는 방법을 다룬 비디오 튜토리얼에서 확인할 수 있습니다.
제시카는 “콘텐츠와 직접 연관성이 있는 이미지를 사용할 것”을 제안하며 “사진 또는 그래픽이 콘텐츠에 추가되면 독자는 보고서 또는 특정 섹션이 무엇에 대한 내용인지를 즉시 알 수 있을 것”이라고 말합니다. 하지만 이미지를 현명하게 사용해야 합니다. 단순히 보기 좋다던가 심미적으로 즐거움을 준다는 이유만으로 이미지를 사용한다면 의도한 메시지를 실제로 전달하지 못할 수 있습니다.
설득이 아니라 보여줘야 합니다.
데이터 단락이 들어갈 자리에 그래프 또는 차트를 배치합니다. 정보 공유를 위해 그래픽을 먼저 만든 다음 텍스트에서 해당 내용을 강조합니다. 텍스트를 끝없이 늘어놓는 제공물이 아닌, 수량이 한정되어 있는 상품으로 생각합니다.
한 가지 색상을 사용하기로 마음먹었다면 한 가지 색상만 사용합니다. 여러 가지 색상을 사용하고 싶다면, 검정색을 제외한 3가지 색상을 넘기지 않도록 합니다. 색상 사용에 있어서 명료하고 전략적인 방식을 구사하십시오.
보고서를 작성할 때 구도적인 측면을 생각해야 합니다. 한 페이지에 방대한 텍스트 블록이나 너무 많은 정보를 넣으면 독자가 쉽게 지쳐 스트레스를 받을 수 있습니다. 페이지에 독자가 숨 쉴 수 있는 충분한 여백을 남겨야 합니다.
제시카는 “페이지의 텍스트를 최소화하여 전달하고자 하는 내용을 명확하게 말해주는 이미지를 삽입하는 것을 두려워하지 말 것”을 촉구합니다.
디자인 템플릿을 사용하여 그럭저럭 모양새를 갖출 수 있을 것으로 생각할지도 모르지만 이 방법이 매번 가능하거나 비용 효과적인 것은 아닙니다. 아티스트가 제작한 InDesign 무료 템플릿 중 하나를 사용해 보십시오.
디자인보다 명료함이 우선이다
대부분의 소설책 또는 교과서에는 챕터 페이지, 머리말 페이지 또는 이 두 유형의 페이지가 모두 있듯이 보고서 역시 그러한 형식을 갖춰야 합니다. 각 섹션이 시작되기 전에 명료한 제목과 머리글이 포함된 요약 페이지 및/또는 개요 페이지를 넣어 해당 섹션에 포함된 정보가 어떤 내용인지를 명확히 밝힙니다.
제시카는 “보고서 작성을 통해 얻은 교훈 중 하나는 사람들이 보고서가 멋지고 마음에 들지라도 핵심 포인트가 무엇인지 늘 궁금해 하거나 소중한 시간을 할애할 만큼의 가치로 여기지 않는다는 것”이라고 합니다.
핵심을 정확하게 말하는 것이 명료함의 두 번째 요소입니다. 독자는 핵심적인 주요 내용, 즉 중요한 우려 사항, 연관성 있는 데이터 및 실천 가능한 항목을 원합니다. 대부분의 보고서는 이러한 특정 정보를 찾는 데 있어 대충 훑는 방식으로 페이지가 구성되어 있습니다. 제시카는 “사람들이 방대한 텍스트에 압도당하면 보고서를 내려놓는다”라면서 “흥미를 보이는 독자 스스로 더욱 깊이 살펴보도록 추가 정보를 제공하는 것이 바람직하다”고 전합니다.
가능하면 모든 페이지에서 텍스트 양을 줄이고 각 섹션은 500자 내외로 유지하시기 바랍니다. 4페이지 이내 분량의 보고서에 원하는 정보를 담을 예정이라면 이 방법을 따르십시오.
타이포그래피와 발췌문 활용
일반적으로 명조 계열의 세리프(serif) 글꼴은 텍스트가 많이 포함된 단락에서 가독성이 좋지만 반드시 이 글꼴을 사용할 필요는 없습니다. 우리는 고딕 계열의 산세리프(San serif)글꼴에 훨씬 더 익숙하므로 이를 사용해도 훌륭한 선택이 되겠지만, 글꼴을 결정할 때에는 독자를 우선적으로 고려해야 합니다.
제시카는 “엔터테인먼트 잡지에서처럼 개요를 부각시키는 것이 목적이라면 산세리프 글꼴도 무방하지만, 시사 잡지라면 세리프 글꼴을 사용하는 것이 효과적”이라고 말합니다.
간결한 글꼴을 선택하고 화려한 장식용 서체는 사용하지 않는 것이 좋습니다.
또한 “가독성이 핵심입니다. 콘텐츠가 많이 포함되어 있는 보고서라면 특히 그렇습니다. 한 페이지 이상의 보고서라면 화려한 스타일의 글꼴을 사용하지 않는 것이 바람직할 것이며 가독성이 높은 글꼴이어야 합니다”라고 덧붙입니다.
사용한 글꼴이 장식적 요소가 과도한지 확실치 않습니까? 제시카는 글꼴을 인쇄하여 테이프로 벽에 붙인 다음 몇 걸음 뒤로 물러나 일정한 거리를 두고 읽어 볼 것을 제안합니다. 그러면 해당 글꼴이 쉽게 읽혀지는지 알 수 있습니다.
결론을 말하거나 중요한 정보를 강조하고 싶을 때 잡지 및 신문 기사에서처럼 발췌한 인용구를 활용하면 매우 효과적입니다. 사람들은 문서를 훑어보는 경향이 있으므로 발췌한 인용구는 필요한 부분에서 적시에 독자의 시선이 머무르게 할 수 있습니다.
사례 연구, 인포그래픽, 브랜드 프레젠테이션 등의 보고서는 소비자가 브랜드와 상호 작용하는 데 필요한 사회적 검증 내용을 제시해야 한다는 점을 명심하십시오. 시각적으로 매력적인 요소 못지않게 데이터 기반의 콘텐츠를 작성하는 것도 매우 중요합니다. 이러한 보고서는 강력한 흡입력으로 독자의 흥미를 자아낼 수 있습니다.
어도비 크리에이티브 클라우드를 사용해 보고서 작성
어도비 크리에이티브 클라우드 솔루션은 전문가가 만든 것처럼 시선을 사로잡는 마케팅 자료 작성에 필요한 모든 툴을 제공합니다. 툴 사용법에 대한 자세한 내용은 시작하기 리소스 및 튜토리얼을 참조하십시오.