Digitalização e automação de processos de gestão de documentos

Preparamos um artigo que explica quais são as diferenças entre os dois processos, como eles se relacionam e como sua empresa pode aplicar esses conceitos na prática. Boa leitura!

Digitalização versus automação: qual a diferença?

Os termos “digitalização” e “automação” são semelhantes na teoria, mas são bem diferentes na prática.

A digitalização é o processo de converter qualquer coisa que esteja em uma cópia impressa para um formato digital.

Mover cópias de prontuários de pacientes para um formato digital, que pode ser processado por um computador, é um exemplo de digitalização.

Antes de serem automatizadas, as informações precisam estar disponíveis e digeríveis para qualquer tecnologia de automação, pois esta, por sua vez, melhora os processos que já estão sendo oferecidos.

Ele aproveita dispositivos ou softwares e conta com uma série de regras escritas por especialistas no assunto de negócios para realizar tarefas sem qualquer intervenção humana.

O que significa digitalizar um processo de negócios?

A digitalização de processos é a mudança no formato de execução de atividades presenciais para o meio digital.

Veja os bancos, por exemplo. Há alguns anos, os clientes tinham que ir fisicamente a uma agência, ficar na fila e interagir com um caixa para fazer coisas simples, como depositar um cheque em papel.

A digitalização dessas transações tornou os bancos muito mais eficientes e centrados no cliente, pois os consumidores podem, agora, realizar de forma autônoma diversas atividades bancárias pelo site ou aplicativo do banco.

Além de tornar os processos de negócios mais rápidos, a digitalização de documentos e arquivos também pode torná-los mais precisos, uma vez que diminui o erro humano, aumentando a probabilidade de atender aos padrões de conformidade. Como resultado, há uma queda drástica no tempo de lançamento no mercado.

Na prática, digitalização dos processos de desenvolvimento de medicamentos, por exemplo, preparou as empresas de ciências da vida para a automação futura.

Infográfico: Transformação digital: 5 passos para implantar e ser uma empresa sem papel (paperless)

O que significa automatizar um processo de negócios?

Automatizar um processo de negócios envolve o uso de tecnologia para realizar tarefas repetitivas de forma sistemática.

Como regra geral, um processo é considerado automatizado se já foi tratado manualmente e passou a ser executado sem intervenção humana.

Quando bem feita, a automação pode liberar os funcionários para se concentrarem em negócios ou projetos criativos mais urgentes.

Um exemplo cotidiano de um processo de negócios que pode ser automatizado é a geração de relatórios recorrentes.

Os relatórios são importantes porque os líderes precisam se manter informados, mas a gerência intermediária, às vezes, pode se esforçar demasiadamente para consolidar todas as informações que recebem e apresentar uma imagem ponderada à liderança.

Em vez de os indivíduos digitarem relatórios de status e enviá-los por e-mail manualmente, os status podem ser inseridos em um banco de dados centralizado, que consolida as informações automaticamente.

Isso pode liberar os gerentes para avaliar os dados que recebem de forma mais crítica e apresentar seus insights de forma mais eficaz. Com envios melhores e mais frequentes de informações críticas para os negócios, a liderança pode realizar ações mais significativas.

Digitalização e automação: a combinação que toda empresa precisa

As empresas que adotam a digitalização acham mais fácil processar e armazenar dados críticos e se veem capazes de manter sistemas que as ajudam a atender às necessidades dos clientes com mais eficiência, como serviços de assinatura eletrônica.

A automação ajuda os clientes a obterem o que precisam de forma mais rápida, mudando o foco operacional das tarefas repetitivas para tarefas mais complexas, que agregam valor aos negócios.

Digitalizar suas operações faz com que as tecnologias emergentes, como a inteligência artificial, possam ser mais exploradas para descobrir novas maneiras de otimizar e personalizar processos automatizados.

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Como implementar a digitalização e a automação em seus processos de gestão de documentos?

Se um time rende bons resultados administrando seu trabalho de forma manual, a probabilidade é que essa produtividade possa ser dobrada com ferramentas de gestão de documentos digitais.

As ferramentas digitais, como incluídas no Document Cloud, têm como objetivo o melhor desempenho de trabalho pessoal e em grupo.

O Adobe Acrobat Pro DC é referência na criação e edição de documentos digitais. Um exemplo disso é o PDF, uma criação Acrobat prática, necessária e utilizada em diversas situações.