Viel mehr als eine Unterschrift

So fördert Adobe Sign eine papierlose Zukunft und moderne Verwaltungskultur im Bildungssektor

Dokumentenverwaltung gehört zum Alltag deutscher Bildungsinstitutionen. Anträge, Leistungsnachweise, Studienbescheinungen, Verträge – bei knapp 100.000 Grund- und weiterführenden Schulen, Universitäten, Fachhochschulen und Akademien kommt ein imposanter Papierberg zustande. Der fordert nicht nur enorm viel Zeit, Geld und Umweltressourcen, sondern auch menschlichen Verwaltungsaufwand. Dabei ermöglicht uns die Digitalisierung den Zugriff auf moderne Softwarelösungen, die viele Verbesserungen erzielen. Dokumente lassen sich heutzutage per Mausklick unterschreiben und genehmigen: Elektronische Unterschriften sind fast weltweit rechtsgültig.

Das Ende analoger Verwaltungskultur

Die technische Lösung dafür heißt Adobe Sign, die cloudbasierte Software ebnet den Weg zu vollautomatischen elektronischen Unterzeichnungsabläufen. Dokumente können damit über Web und Smartphone unkompliziert versendet, signiert, nachverfolgt und verwaltet werden – auch an mehrere Empfänger:innen gleichzeitig. Das betreffende Dokument muss dafür via Link geöffnet und mit einer elektronischen Unterschrift zurückgesendet werden, dafür braucht es nur eine E-Mail-Adresse und einen Browser auf einem digitalen Endgerät. Damit lassen sich nicht nur Papierressourcen sparen, sondern auch eine Menge Zeit. Postalische Sendungsverfahren, die sich über Tage erstrecken, verkürzen sich auf Minuten. In Bildungseinrichtungen profitiert besonders die Verwaltung von einem wesentlich verschlankten Prozess und kann damit pro Vorgang bis zu 90 Minuten einsparen. Auch ist die Auffindbarkeit jedes Dokuments dank der Bearbeitungsverfolgung in Echtzeit nachvollziehbar. So bleiben sämtliche Dokumente jederzeit verfügbar und langfristig sicher aufbewahrt.

Bildungseinrichtungen profitieren mit der Adaption von Adobe Sign nicht nur von einem modernen, attraktiven Image, sie müssen sich künftig auch nicht um den Betrieb, Wartung oder Updates der Software kümmern, all das übernimmt Adobe. Auch in puncto Datenschutz bietet Adobe Sign rundum Sicherheit. Die Anwendung wird in europäischen Rechenzentren betrieben und gewährleistet mit mehr als 1.000 Sicherheitsfunktionen, -prozessen und -mechanismen einen optimalen Rundumschutz vor unberechtigten Zugriffen und Cyberkriminalität.

Elektronisch unterschreiben – eine sichere Lösung für viele Fälle

Um jedem Sicherheitsanspruch in einem digitalen Dokumentenworkflow gerecht zu werden, unterteilt sich die elektronische Signatur in drei Stufen: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. In den meisten Unterschriftprozessen ist die einfache Signatur bereits ausreichend und rechtskräftig, zusätzlich kann man hier mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung z. B. einem Passwort arbeiten. Bei der fortgeschrittenen Signatur muss der Prozess mit einem einmaligen Schlüssel erstellt und erkenntlich mit einer bestimmten Person verknüpft werden. Die qualifizierte Signatur, die lediglich in 5-10 Prozent der Anwendungsfälle erforderlich ist, unterliegt einer strengeren Revision. Hier benötigen Unterzeichner:innen eine zertifikatbasierte digitale ID, die von akkreditierten EU-Vertrauensdiensten erstellt wird.

Adobe Sign bietet dem Bildungssektor zahlreiche Vorteile, die Lösung lässt sich in nur wenigen Schritten implementieren und erlaubt dank Best-Practices-Leitfäden, Tutorials und einer intuitiven Benutzer:innenerführung auch Anwender:innen mit geringen Vorkenntnissen einen sicheren Umgang. Darüber hinaus lässt sich Adobe Sign mühelos mit unterschiedlichen Office-Applikationen verknüpfen und Dokumente können direkt aus Microsoft Word, Teams oder Outlook heraus zum Unterzeichnen versendet werden. Studierende, Lehrende oder Verwaltungskräfte können so mit gewohnten Programmen arbeiten und zugleich die Vorzüge der elektronischen Unterschrift nutzen. Weitere Informationen zu Adobe Sign findet ihr in unserem aktuellen Whitepaper.