„The Future of Digital Work“ Studienerkenntnisse für KMUs

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In der heutigen digitalen Wirtschaft und hybriden Welt müssen kleine Unternehmen intelligenter und schneller als je zuvor arbeiten. Aber ist das auch die Realität? Viele stehen vor der Herausforderung, ein erfolgreiches Unternehmen zu führen und gleichzeitig sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter*innen unterstützt werden, damit sie ihr Bestes leisten können.

Im Vorfeld der National Small Business Week haben wir eine neue Adobe-Studie mit dem Titel „The Future of Digital Work“ in Auftrag gegeben, in der mehr als 1.000 Angestellte von Kleinunternehmen in den USA, Großbritannien, Australien, Indien und Japan befragt wurden, ob Technologie die Produktivität von Kleinunternehmen fördert oder behindert, vor allem angesichts der allgegenwärtigen sozioökonomischen Faktoren wie Inflation, Rezession, Entlassungen sowie globale Unruhen. Hier sind die Antworten..

Wie kleine Unternehmen Produktivität definieren

Fast die Hälfte der Befragten gab an, dass sie „produktiv sein" mit einer Arbeit assoziieren, die mehr bewirkt (45 %) verglichen mit der Erzielung von Einnahmen für das Unternehmen oder sogar mit der Erledigung von mehr Arbeit in kürzerer Zeit mit weniger Mitteln. Es überrascht daher nicht, dass mehr als die Hälfte der Beschäftigten in kleinen Unternehmen (52 %) die persönliche Hauptverantwortung dafür übernehmen, wie produktiv sie bei der Arbeit sind und sich sogar mehr anstrengen, 100 Prozent der Zeit im Büro zu sein (47 %) als in größeren Unternehmen (37 %).

Es liegt auf der Hand, dass es kleinen Unternehmen wichtig ist, produktiv zu sein. Während die Arbeitsbelastung und die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird, im Weg stehen können, wirken sich wirtschaftliche und gesellschaftliche Stressfaktoren weiterhin negativ auf die Produktivität aus. Für große Unternehmen sind diese Stressfaktoren zwar immer noch ein größeres Problem (72 %), aber dennoch geben über 60 % der Befragten an, dass ihre Produktivität durch externe wirtschaftliche Sorgen wie eine mögliche Rezession und Inflation beeinträchtigt wird. Die drei größten Sorgen, die Angestellte kleiner Unternehmen nachts umtreiben, sind die hohen Lebenshaltungskosten, die mögliche Inflation und das Lohngefälle – in dieser Reihenfolge.

Kleine Unternehmen haben digitalen Nachholbedarf

Die Realität für kleine Unternehmen ist, dass externe Stressfaktoren und die Arbeitsbelastung weiterhin ihre Produktivität beeinträchtigen und dass globale Marken nicht genug tun, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter*innen zu fördern, selbst wenn der wirtschaftliche Druck zunimmt. Eine knappe Mehrheit (85 %) weiß, dass die Technologie eine entscheidende Rolle dabei spielt, schneller und intelligenter zu arbeiten, so dass sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Hinsichtlich der digitalen Kompetenz besteht allerdings noch Nachholbedarf: Über 88 % der KMU geben an, dass unzureichende Technologien die Produktivität ihres Unternehmens beeinträchtigen.

So gibt beispielsweise etwas mehr als die Hälfte (55 %) der KMU an, dass mindestens die Hälfte der Arbeit in ihrem Unternehmen immer noch auf Papier erfolgt. Veraltete Arbeitsmethoden wie diese tragen nur zur Frustration der Beschäftigten in kleinen Unternehmen bei, wobei mehr als ein Drittel (34 %) ihre Arbeit wegen der schlechten Technologie ganz aufgeben möchte. Diese Frustration hat dazu geführt, dass mehr als die Hälfte der KMU (58 %) zwischen zwei und vier Stunden pro Tag an Produktivität einbüßen.

Die Kosten für schlechte Technologie liegen nicht nur in der Arbeitszeit, sondern auch in der Arbeitsmoral. Fast ein Viertel (21 %) der Angestellten kleiner Unternehmen beschwert sich bei ihrem Chef über schlechte Arbeitstechnologien und ebenso viele Arbeitnehmer*innen (22 %) erwägen, in den nächsten sechs Monaten aufgrund schlechter Arbeitstechnologien zu kündigen..

Die digitale Chance

Die gute Nachricht ist, dass die Mitarbeiter*innen kleiner Unternehmen bereit sind, positive Maßnahmen zu ergreifen, wenn die Technologie ihre Produktivität beeinträchtigt. Dazu gehören 1) die Suche nach besseren Lösungen und deren Empfehlung an ihre Führungskräfte, 2) die Aufforderung an ihre Unternehmen, in bessere Technologien zu investieren, und 3) die Suche nach besseren Lösungen, die sie selbst nutzen können. Unternehmen können zwar nicht viel tun, um zu beeinflussen, wie externe Faktoren die Produktivität der Mitarbeiter*innen beeinträchtigen, aber sie können sehr viel mehr tun, um ihnen die richtigen Technologien zur Verfügung zu stellen.

Aber was sind das für Technologien? Unsere Untersuchungen zeigen, dass Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) nicht nur für große Unternehmen geeignet sind. Sie können sich auch positiv auf die Arbeitsabläufe in kleinen Unternehmen auswirken. Eine fast einstimmige Anzahl von KMU (85 %) sagt, dass Automatisierung die Produktivität ihres Unternehmens steigert. Ein noch höherer Prozentsatz (92 %) der Mitarbeiter*innen in KI-affinen KMU sagt, dass KI-gesteuerte Technologie positive Auswirkungen hat, wobei fast ein Viertel (22 %) sie als „ein Wunder" bezeichnet.

„Technologie hat bei allem, was ich tue, oberste Priorität. Sie hilft mir, Abläufe zu rationalisieren, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Als Gründer eines neurodiversen Kleinunternehmens nutze ich Technologie, um auf Kurs zu bleiben und den Fokus nicht zu verlieren“, sagt Peter Shankman, Gründer von Shank Minds. „Durch den Einsatz von Cloud-basierter Software, sozialen Medien und E-Commerce-Plattformen kann ich meine Kund*innen besser erreichen, meine Online-Präsenz verbessern, Daten besser verwalten und analysieren sowie den Umsatz steigern. Insgesamt hilft mir die Technologie, der Zeit voraus zu sein und langfristig erfolgreich zu sein.“

Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) sind nach wie vor die Schlagworte der Stunde, wenn es darum geht, Arbeit intelligenter und schneller zu erledigen. Dennoch sind digitale Dokumente nach wie vor eine unterschätzte, aber entscheidende Währung für die Produktivität. Laut der Adobe-Studie „The Future of Digital Work“ sind digitale Dokumente wie PDFs und E-Scans unter allen Technologien, die kleine Unternehmen bei der Arbeit nutzen, die Technologie Nummer eins, ohne die sie nicht arbeiten können."

„Digitale Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil unseres Geschäfts. Wir verwenden sie für alles, von Rechnungen über Verträge bis hin zu Produktkatalogen“, sagt Sofiya Deva, Gründerin von The Postcard Edit. „Wir finden zum Beispiel, dass es reibungslos und einfach ist, Verträge mit Acrobat zu bearbeiten, zu teilen und abzuschließen. Wir sind weltweit tätig und arbeiten sowohl mit großen Einzelhändlern als auch mit jungen Designer*innen zusammen. PDFs unterstützen uns bei der Kommunikation, die sich professionell anfühlt und gleichzeitig agil und benutzerfreundlich ist.“

Technologien für die Zusammenarbeit und Videokonferenzen – die während der Pandemie und auch heute noch sehr beliebt sind – belegten die Plätze 2 und 3. Ein weiterer interessanter Aspekt: Selbst im Zeitalter der Mobilität (6 % - Mobiltelefone, 5 % - Tablets) erledigen kleine Unternehmen den Großteil ihrer Arbeit auf Laptops (58 %) und Desktops (38 %).

Gute Technologie hilft kleinen Unternehmen nicht nur, produktiver zu sein, sondern auch, qualifizierte Mitarbeiter*innen anzuziehen. Fast alle (92 %) Beschäftigten in KMU sagen, dass die Arbeitstechnologie ein Faktor dafür ist, ob sie eine Stelle in einem neuen Unternehmen annehmen, wobei fast ein Viertel (24 %) sagt, dass sie „absolut entscheidend“ ist, weil ihr Erfolg von guter Technologie abhängt

Ein Blick in die Zukunft

Führungskräfte in kleinen Unternehmen übernehmen heute gleichzeitig Aufgaben in den Bereichen Betrieb, Finanzen, Vertrieb und Kundenbindung und bewältigen gleichzeitig die Stressfaktoren außerhalb ihrer Arbeit. Für all diese Aufgaben stehen ihnen nicht genügend Ressourcen zur Verfügung - allen voran die Technologie. Kleine Unternehmen haben die einmalige Gelegenheit, dafür zu sorgen, dass die Technologie ihren Mitarbeiter*innen und ihrem Unternehmen hilft zu wachsen und nicht im Weg steht.