Pfeiffer-Bericht: Mit dem KI-Assistenten von Acrobat lassen sich dokumentenbezogene Aufgaben im Schnitt 4-mal schneller erledigen

In dieser Ära der Informationsüberflutung eröffnet generative KI Wissensarbeitenden unglaubliche neue Möglichkeiten, um mehr Nutzen aus ihren Dokumenten zu ziehen und produktiver zu arbeiten. Deshalb haben wir den KI-Assistenten von Acrobat entwickelt, eine von generativer KI gestützte Dialog-Engine, die schnell und sicher bereitgestellt und genutzt werden kann. Sie ermöglicht es unseren Kund*innen, die Informationsflut in verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln, um die Produktivität zu steigern.

Aber wie viel Zeit lässt sich damit wirklich einsparen? Wie hoch sind die quantifizierbaren Produktivitätsgewinne? Um den Effekt des KI-Assistenten auf die Produktivität von Unternehmen besser einschätzen zu können, haben wir eine Benchmark-Studie bei Pfeiffer Consulting in Auftrag gegeben. Mithilfe der Methodik von Pfeiffer Consulting für Produktivitäts-Benchmarking wurden die Auswirkungen und Produktivitätssteigerungen des KI-Assistenten von Acrobat in 16 unterschiedlichen Workflow-Benchmarks und fünf wichtigen Geschäftsbereichen (Personal, Recht & Compliance, Marketing & Kommunikation, Finanzen, Forschung & Entwicklung) analysiert.

Hier stellen wir die wichtigsten Erkenntnisse der Studie zu den einzelnen Geschäftsbereichen vor. Generell stellt der Bericht fest, dass der KI-Assistent bei einer Vielzahl von Aufgaben, darunter Textzusammenfassung, Dokumentenanalyse, Informationsbeschaffung und -organisation sowie Texterstellung, im Durchschnitt fast viermal schneller ist als bislang übliche Verfahren.

• Finanzen:  Finanz-Teams gaben an, mehr als zwei Stunden für die Erstellung einer Analyse oder eines Jahresberichts zu benötigen. Dazu gehören zeitaufwändige Aufgaben wie das Durchlesen des Dokuments, das Erstellen einer Gliederung, das Verfassen einer Übersicht sowie das Zusammenstellen und Formatieren detaillierter Angaben. Mit dem KI-Assistenten erledigten sie diese Aufgabe in fast einem Drittel der Zeit (40 Min., 44 Sek.), indem sie dort einfach Prompts für Einleitungstexte, Überblick und detaillierte Ergebnisse eingaben, die Ergebnisse überprüften und dann diese zur Feinabstimmung in Word übertrugen. Mit der eingesparten Zeit können sich die Finanz-Teams mehr auf die strategische Finanzplanung, wie langfristige Prognosen, Budgetierung und Kapitalzuweisung, konzentrieren.

• Recht & Compliance:  Laut der Studie wird knapp 1 Stunde (59 Min., 22 Sek.) für die Erstellung eines juristischen Schriftsatzes auf Grundlage eines Studienberichts aufgewendet (Lesen und Hervorhebungen im Bericht, Extrahieren von fünf Schlüsselthemen und anschließendes Verfassen des Schriftsatzes sowie Extrahieren von Fallverweisen). Der KI-Assistent von Acrobat hilft Rechts-Teams dabei, die Zeit für einen Schriftsatz auf knapp 9 Minuten (8 Min., 54 Sek.) zu verkürzen, indem mit einem Prompt die fünf wichtigsten Themen abgefragt und die Ergebnisse dann zur weiteren Bearbeitung in Word kopiert werden. Die Zeitersparnis ermöglicht es Jurist*innen, mehr in die berufliche Weiterbildung zu investieren und sich auf komplexere Rechtsangelegenheiten zu konzentrieren.

• Marketing & Kommunikation:  Marketing-Fachleute sind zwar unersättliche Konsument*innen von Informationen, aber es ist nicht einfach, aus einem 3000 Wörter langen Artikel einen Blog-Beitrag zu erstellen. Die Studie zeigt, dass es fast anderthalb Stunden (1 Stunde, 23 Minuten) dauert, den Artikel zu lesen, die wichtigsten Informationen hervorzuheben, eine Gliederung des Blog-Beitrags zu erstellen und ihn dann zu schreiben. Der KI-Assistent verkürzt die Zeit, die für das Schreiben des Blogs benötigt wird, auf ein Drittel (19 Min., 24 Sek.) und bietet die Möglichkeit, zwei Versionen eines Blog-Beitrags zu erstellen. Anschließend können Autor*innen den Blog-Beitrag zur weiteren Bearbeitung und Verfeinerung in Word einfügen. Durch die Zeitersparnis beim Verfassen von Blog-Beiträgen können sich Marketing-Fachleute auf andere strategische Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren, wie z. B. sich über die neuesten Marketing-Trends und -Technologien zu informieren und umfassende Marketing-Kampagnen zu entwickeln.

• Personal:  Personalverantwortliche verbringen viel Zeit mit der Suche nach Informationen, um diese an Führungskräfte und Beschäftigte weiterzugeben – in zahlreichen Dokumenten wie Lebensläufen, Mitarbeiterakten und Richtlinien. Mit dem KI-Assistenten von Acrobat konnten Personalverantwortliche solche Aufgaben in 76 % weniger Zeit erledigen. Die Erstellung einer E-Mail mit einer Zusammenfassung der Urlaubsleistungen aus einem Personalhandbuch dauerte mit dem KI-Assistenten beispielsweise weniger als fünf Minuten, während es ansonsten fast 20 Minuten waren. Dank der Zeitersparnis können sich Personalverantwortliche auf strategische HR-Initiativen wie Talentanwerbung und -bindung, Weiterbildung, Leistungs-Management, Nachfolgeplanung und Organisationsentwicklung konzentrieren.

• Forschung und Entwicklung:  Forschende wollen ihre Zeit vor allem mit Experimenten und Ideenfindung verbringen, nicht mit Verwaltungsaufgaben. Die Untersuchung ergab, dass die Forschenden durch den Einsatz des KI-Assistenten die Zeit für die Erstellung einer detaillierten Präsentation auf der Grundlage eines Branchen-Trend-Berichts von 90 Minuten auf 27 Minuten und 41 Sekunden verringern konnten. Die höhere Effizienz und Fokussierung auf zentrale Forschungsaktivitäten kann zu schnelleren Innovations- und Entwicklungszyklen führen und mehr Zeit für die Durchführung eingehender Untersuchungen, die Erkundung neuer Technologien und Methoden sowie das Experimentieren mit unterschiedlichen Problemlösungsansätzen freigeben.

Das Benchmarking-Projekt zeigt deutlich, wie ein breites Spektrum von Geschäftsbereichen, von der Personalabteilung bis zu Forschung und Entwicklung, vom KI-Assistenten von Acrobat profitieren kann, z. B. durch gesteigerte Produktivität, geringeren manuellen Aufwand, höhere Genauigkeit und bessere Compliance. Die in der Studie hervorgehobenen Produktivitätssteigerungen zeigen, dass der KI-Assistenten dokumentenbezogene Aufgaben vereinfachen kann, sodass sich Wissensarbeitende auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren können, um den Geschäftserfolg voranzutreiben.

Ladet den vollständigen Bericht herunter und erfahrt hier mehr darüber, wie Kund*innen mit dem KI-Assistenten ihre Produktivität steigern können!