—Hola
—Hola, awww qué lindo gato
—Hola
—Hola a todos
¿Se te hace conocida esta escena? Las reuniones online son cada vez más frecuentes y nos ha hecho ver otras facetas. Queremos que sea eso lo que resalte, así que analizaremos los errores comunes y cómo solucionarlos para dejar de tener reuniones que pudieron ser un correo, información clave de los expertos de Do It Internacional
¿Para qué es esta reunión online?
Estamos aquí, para discutir la propuesta de…
Primer error: no tener claro el objetivo. Es muy fácil perder el rumbo de la conversación cuando se habla sin un rumbo estratégico.
Solución: define qué tipo de reunión es la que tendrás.
- Si vas a dar información sin necesidad de alguna intervención.
- Si vas a levantar información de una persona / equipo en particular.
- Si vas repartir deberes de manera clara y concisa.
- Si vas a concretar una resolución entre las personas / equipos implicados.
¿Tengo que estar yo?Trabajaré mientras está la reunión, tengo mucho por hacer.
Segundo error: invitar a las personas incorrectas. Creer que por estar más personas será más productivo, es un problema. La conexión nos permite asistir sin necesidad de prestar la atención que merece.
Solución: Do It Internacional nos dice que lo mejor es definir a qué personas realmente les interesa la reunión online. Menos es más.
- Si solo vas a hablar tú: las necesarias. Como aquí no se cuenta con intervención, invita a todas las personas que deberían conocer la información que quieres comunicar.
- Si requiere de intervención: máximo 12 personas. Pueden ser las personas involucradas en un equipo o los representantes de varios equipos.
- Si es para tomar una decisión: máximo 7 personas. Elige muy bien para que no necesites llamar a otras personas para decidir en la reunión.
¿Toda la tarde en una reunión online?
No sé en qué momento trabajaré si estoy en reuniones todo el día.
Tercer error: no calcular el tiempo real. Si se alarga probablemente se desviaron del tema. El tiempo es oro, no desperdicies ni el tuyo ni el de los otros.
Solución: no te demores más de 45 minutos.
- 30 minutos: es el ideal, sí. Generalmente se planea una hora, pero la planificación puede ayudarte a ser eficiente con el tiempo.
- 45 minutos: es el máximo. Analiza el tiempo de exposición, intervención y conclusión, así podrás organizar la reunión online.
- Más de 45 minutos: solo si es en bloques. Si tienes una reunión tipo comité que necesita de más tiempo, organiza reuniones con descansos.
Un regalo
Queremos compartir con ustedes la estructura perfecta para convocar a una reunión virtual (y no virtual) para que sea mucho más efectiva.
