Mejora tus flujos de trabajo con Adobe Sign Workflow Designer

Es posible que tu empresa ya esté utilizando Adobe Sign para reducir costos pero, ¿sabías que también puedes mejorar tus flujos de trabajo? Descubre cómo

Adobe Sign Workflow Designer: automatización de principio a fin

Esta poderosa herramienta visual de Adobe Sign te ayuda a automatizar fácilmente todas las tareas del flujo de trabajo de un documento mediante un proceso intuitivo y una experiencia de envío guiada para evitar errores y aumentar la velocidad.

El Adobe Sign Workflow Designer le ayuda a automatizar fácilmente todas las tareas del flujo de trabajo de un documento de principio a fin. Es un proceso altamente intuitivo anclado en una experiencia de envío guiada que aumenta la velocidad, reduce los errores y minimiza el trabajo.

El Workflow Designer tiene tres componentes principales que, en conjunto, crean una experiencia integral para que puedas simplificar tus procesos de aprobación y recolección de firmas electrónicas.

1. Un mapa de destinatarios y secuencias de enrutamiento para determinar quién debe recibir el documento y el orden en el que se introduce la información, se firma y se aprueba dicho documento.

2. Opción de cargar el contrato en formato PDF o Word, con la posibilidad de agregar campos adicionales al formulario si lo necesitas.
3. Definición de los detalles del flujo de trabajo, como por ejemplo correos electrónicos o recordatorios a los participantes, el tipo de autenticación requerida o el nivel de seguridad que debe adjuntar a cada documento.

Cómo utilizar Workflow Designer

Uno de los pasos más importantes en la gestión de los documentos digitales, especialmente cuando contienen información sensible, como en el caso de los contratos estándar de no divulgación (NDA) es la recolección de firmas.

Casi todas las empresas usan un NDA en algún momento: ya sea que Recursos Humanos necesite discutir información propietaria con un socio vendedor o cuando un nuevo empleado tendrá acceso a datos confidenciales del cliente. En estos y otros casos es necesario que ambas partes firmen un NDA y, debido a la importancia del documento, es fundamental recoger las firmas rápidamente para que la información crítica pueda ser compartida.

A continuación te contamos cuál sería el paso a paso del flujo de trabajo de un NDA:

• La parte iniciadora -en este caso, el departamento de Recursos Humanos, utiliza Adobe Sign para identificar y mapear a todos los receptores del NDA.
• El primer destinatario, por ejemplo el área legal, recibe los documentos para asegurarse que la información esté actualizada y sea correcta. Una vez revisado y aprobado, se firma el NDA.
• El documento se envía a la persona interesada, ya sea quien contrata al vendedor o quien está gestionando una nueva contratación. Gracias a que el proceso es completamente digital, la persona puede revisar el contrato y aprobarlo.
• El destinatario final recibe el documento y lo firma sin necesidad de recurrir a procesos análogos como la impresión y el escaneo.

A lo largo de este proceso, se pueden añadir otros campos en el formulario sin que esto interrumpa el flujo de trabajo. Esto es posible gracias a Adobe Sensei, nuestra inteligencia artificial (IA) y tecnología de aprendizaje automático. Además, debido a que la plantilla está integrada en la biblioteca de plantillas de Adobe Sign, se puede mejorar el flujo de trabajo en la marcha.

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Cómo crear el flujo de trabajo

Crear el flujo en Adobe Sign Workflow Designer es un proceso muy sencillo gracias a que te permite tener un esquema visual completo del flujo de trabajo y la información requerida sin salir de Adobe Sign. Ten en cuenta que para establecer el workflow en la función enterprise de Adobe Sign es necesario tener los siguientes datos:

• La información sobre el flujo de trabajo
• La información sobre el contrato
• Los destinatarios y el orden que necesitan para firmar o aprobar el contrato
• Los campos de entrada del remitente, que define dónde el remitente puede añadir información en los campos. Esta información se fusiona con el documento antes de ser enviado para su aprobación.

Una vez hayas completado todas las secciones para la entrada del flujo de trabajo, haz clic en “activar” para que la cuenta de flujo de trabajo esté disponible para todos los grupos. Conoce en este video más información sobre el diseñador del flujo de trabajo.

Antes de enviar el flujo de trabajo revisa la información asociada a este, desde los correos electrónicos de las personas que van a firmar el documento, el nombre del documento, el mensaje, el archivo, la fecha límite y los recordatorios. Aquí te contamos el paso a paso para enviar el flujo.

Ten en cuenta que, si es necesario, puedes agregar un campo para incluir los datos del remitente. No es necesario tener este campo al inicio del flujo o creación del mismo. En este video te contamos cómo realizar este proceso.

Workflow Designer es una herramienta poderosa para que puedas expandir el uso y acceso a Adobe Sign a todas las áreas de tu compañía. Además, debido a su facilidad de uso y capacidad para adaptarse a las necesidades puntuales de cada departamento, es muy sencillo involucrar a toda la organización en el proceso, creando confianza y mejorando la eficiencia de tu empresa incluso si usas soluciones empresariales como Salesforce, Microsoft y Workday.

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