¿Existe alguna diferencia entre firma digital y firma electrónica?

Desde el 2020 y debido a la pandemia múltiples procesos digitales se han acelerado en el entorno empresarial y muchos involucran la firma digital y firma electrónica. Hablamos con un experto para conocer sus grandes diferencias.

Firma digital y firma electrónica a través de los ojos de un experto

Comprender las transformaciones digitales es ser parte del presente y del futuro. En los últimos años los entornos empresariales han vivido una aceleración que obliga una especial atención a los hechos para comprender lo que sucede en este entorno.

En este caso y para entender las diferencias entre firma digital y firma electrónica hablamos con un experto.

Eduardo Jordão, parte del equipo de Adobe LATAM, trabaja actualmente en Document Cloud, haciendo un foco especial en la expansión de Adobe Sign, ayudando al flujo de firmas electrónicas y digitales. Su experiencia lo ha llevado a colaborar con el desarrollo y proceso de digitalización de documentos en Latinoamérica, es todo un experto.

Para Eduardo con la pandemia se aceleraron procesos que ya se venían dando en la región y el resultado ha sido de gran beneficio para todas las personas.

“Ya no necesito salir de mi casa para ir a una oficina para hacer una solicitud, cualquiera que sea. Ahora la puedo hacer desde mi teléfono y con las firmas digitales se tiene una garantía. Se agiliza cualquier tipo de procedimiento que requiera una firma, haciendo más ágil el proceso”.

Todos tenemos claros los beneficios de las firmas electrónicas y digitales, pero es de gran importancia conocer lo que hay detrás de ellas y la mejor manera de hacerlo es ver las diferencias entre firma digital y firma electrónica.

¿Qué es la firma electrónica?

Comencemos por lo práctico, ¿qué es una firma? Es un medio de identificación que durante años se ha plasmado en un plano físico, papel. La digitalización de las cosas ha llevado a esta identificación a una certificación digital.

En la firma electrónica tengo un paquete de datos, los cuales contienen referencias de la persona, por ejemplo: el IP del ordenador, el correo electrónico, el número del móvil, datos que dan muestra de quién ha firmado; sin embargo, no hay una certificación de identidad de la persona, por lo que podría considerarse, en algunos casos legales, un dibujo.

¿Qué es la firma digital?

La firma digital, al igual que la electrónica, se realiza en un medio digital. El registro que se obtiene trae los datos cifrados y encriptados de la persona, confirmando su identidad. Aquí podemos obtener, por ejemplo, desde el número de identificación, hasta otros datos solicitados por quien envía el registro. Es una firma legalmente válida, gracias a la información que arrastra.

Tanto firma digital y firma electrónica se registran a través de múltiples procedimientos y medios electrónicos, no se utilizan de forma exclusiva en la firma de un contrato, por ejemplo. También se emplean a través de SMS, mensajes de WhatsApp o correos electrónicos.

¿Cuándo se utiliza la firma digital y la electrónica?

Depende de dos factores. En Latinoamérica ambas firmas tienen validez jurídica; sin embargo, en algunos casos, por una cuestión de ley, se rige el uso de la firma digital. Teniendo esto en cuenta se utiliza la que la ley dicte, o, el pacto establecido entre los involucrados. En la mayoría de países de la región la firma digital y electrónica es aceptada en el día a día de las personas, como también para el uso empresarial.

¿Cuál es la diferencia entre firma digital y firma electrónica?

Para entender la diferencia podemos hacer una comparación con el mundo físico. Al realizar una firma dentro de cualquier proceso se debe pasar por un proceso de identificación para así confirmar la identidad del firmante. Posteriormente, es posible ejecutar la transacción que se esté efectuando. Esta mirada se hace bajo un ordenamiento jurídico.

Ahora bien, la diferencia entre firma digital y firma electrónica radica en la información que recibo del firmante y del paso a paso de los procesos. Con la firma digital tengo autenticidad e integridad del firmante, esto significa que, desde el momento en que la persona firma puedo pasar al proceso de ejecución. Con la firma electrónica recibo información, pero se debe realizar un proceso de certificación de identidad.

Programas para firmas electrónicas

Adobe Sign es una herramienta disponible en Adobe Document Cloud con la que puedes preparar documentos para obtener firmas digitales fácilmente y en cuestión de minutos. Además, puedes automatizar el flujo de firmas y hacer un seguimiento de principio a fin, ofreciendo a tus empleados, partners y clientes una experiencia ágil e innovadora.

La mayoría de las empresas de la lista Fortune 100 confían en Adobe Sign para obtener firmas electrónicas rápidas y seguras que aumentan su eficacia. Asimismo, muchas pequeñas empresas están mudando sus flujos de trabajo impresos a los digitales, obteniendo los beneficios de la herramienta de Adobe.

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Aspectos de seguridad a tener en cuenta

En el medio digital, cuando involucramos un documento en el flujo de Adobe Sign, es posible evitar cualquier tipo de modificación de los archivos a firmar, desde el inicio hasta el final. En términos de seguridad es un proceso blindado. Las cifras que observas en todos los documentos serán las que tendrás al final del proceso.

Desde un punto de vista legal, si tengo la necesidad de tener una firma digital, el paso a paso es sencillo. Por otro lado, la firma electrónica es igualmente válida y se tiene en ambas las mismas garantías de seguridad con Adobe Sign.

Beneficios de la firma digital y electrónica

Son varios los beneficios. En principio tenemos la eliminación de papel, pero también como factor muy importante se evita la exposición de datos, la imposibilidad de pérdidas en los procesos, como también los retrasos. Con la firma digital y electrónica se tienen procesos ágiles y trazables que generan ahorros.

¿Se puede firmar digital o electrónicamente en cualquier programa?

Cuando se hace una firma en Word, Paint u otra aplicación, se está realizando simplemente un dibujo, no hay datos del firmante, es decir, no se obtiene un registro de identidad.

Cuando se hace una firma con una herramienta como Adobe Sign se va a tener en el archivo final la data que garantiza la identidad de la persona, como, por ejemplo: correo, ingreso, el IP del ordenador, teléfono en caso de que se use para validación. En este archivo tendremos una firma electrónica con validez, lo otro son simplemente dibujos.

¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de firmar digitalmente?

Imagínate que en este momento te envío un documento para firmar y es tu primera vez que realizas este tipo de firmas. Te envié un contrato desde mi consola de Adobe Sing para que lo firmes. Lo único que necesitas es tener acceso a internet, un correo electrónico y un dispositivo digital.

De tu parte como firmante, simplemente vas a tener que tener la atención de revisar el archivo y poner la firma. Todo el servicio de captura de datos es hecho por la aplicación, fácil y rápido.

Realizar una firma digital o electrónica es un proceso sencillo; sin embargo, es importante conocer las diferencias legales y la validez de la misma dentro del acuerdo realizado, para así no tener inconvenientes jurídicos a futuro.

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