「みんなで資料を共有したい」そんな時にはPDFが便利です！

文書をPDF化することで、異なる環境でもまったく同じ表示が可能になります。さらには、PDFをDocument Cloudに保存することで、外出時に出先からPDFにアクセスできるだけでなく、複数の人と共有できます。わざわざ紙の資料を配る必要もなく、大幅に時間とコストを削減できます。

ここは、都内のとあるイベント会社。

新入社員のA君がずっとコピー機の前で作業をしています。

（B）A君、さっきからずっとコピー機を使ってるけど、何してるの？

（A）あっ、先輩。今度のイベントの企画書を部内のみんなに配布しようと思って、人数分コピーしてるんです。

（B）ページ数が多そうだけど、紙の資料を配布するつもりなの？

（A）そうですよ。

（B）コロナのこともあるし、今どきはデジタルで資料を配布した方がいいんじゃないの？

（A）そう思って、最初はPowerPoint（PPT）のファイルを送ったんですけど、バージョンや見るデバイスによってレイアウトが崩れちゃうみたいで…

（B）あー、Office系（Word、Excel、PowerPoint）だと、そうなっちゃうよな。

（A）だから、紙で配布しようかと思ってます。

（B）そんな時こそ、PDFじゃないか。Office系のアプリからでも簡単にPDFを書き出せるぞ。

（A）えー、そうなんですか？

（B）PDFなら環境やデバイスによって見え方が変わるなんてこともないしな。

（A）へー。

（B）紙を減らせて地球にも優しいし、コロナ禍の今、ベストな選択はPDFだと思うぞ。

（A）なるほど。たしかにそうですね。

（B）他にも、PDFの方がいろいろと便利な点がある。

（A）えっ、ぜひ教えてください！

（B）まず、PDFをDocument Cloudに保存しておけば、オフィスのパソコンからだけじゃなく、外出時でもPDFを見ることができる。

（A）でも、外出時にノートパソコンを持っていないとダメなんですよね？

（B）いやいや大丈夫だ。ブラウザでも表示できるから、タブレットやスマートフォンがあればOKだ。

（A）へー、スマートフォンでも見られるのは便利ですね。

（B）Acrobatを持っていないクライアントともやり取りが簡単になるしな。

（A）相手の環境を考慮する必要がないってことですね。

（B）さらに便利なのは、部内のみんなに配布したい時でも、わざわざメールにPDFを添付しなくてもOKだ。

（A）えっ、そうなんですか？

（B）メールの添付は容量の制限があるけど、Document Cloudに保存しておけば、その保存先のURLを連絡するだけで、全員が同じPDFを確認できる。今は、PPAP問題があるから添付ファイルも避けたいしな。

（A）なるほど。ネットワークにも優しいわけですね。

（B）そして、古いPDFは共有を解除すれば見えなくなるから、どれが最新版なのか混乱することもないし、管理の面でも安心だ。

（A）先輩、さっそくやってみますね。良いことを教えていただいて、ありがとうございます！

（B）おっとそうだ。共有したPDFには、コメント（注釈）も付けることができるんだけど、それはまた次回教えてあげるよ。

（A）はい、ありがとうございます！

（メリット1）PDF化すれば、コピーする手間や用紙代も節約可能

PDFであれば簡単にデジタルデータとしてやり取りできます。紙と違ってコピーする手間や用紙代もかからないので、経費節減に繋がります。また、アドビ製品からだけではなく、Officeアプリを含むさまざまなアプリケーションから簡単な手順でPDFを作成できます。

Acrobat DCのアプリケーションの他に、ブラウザ上からもPDFを作成できます。

（メリット2）さまざまなデバイスで表示可能

PDFは、Document Cloudに保存することで、Acrobat Readerだけではなく、ブラウザからも表示できます。つまり、PC（Windows、Mac）はもちろん、iPadなどのタブレットやスマホ等、表示する環境を選ばないということです。オフィスだけでなく、外出先からも手軽にPDFを確認でき、どのような環境からでも見え方が変わることはありません。なお、Document Cloudに保存したPDFのリンク先URLを連絡することで、複数の人とPDFを共有することができます。

さまざまなOS・デバイスで、まったく同じ表示が可能です。

（メリット3）PDFをメールで送る必要なし！

PDFを共有する際には、メールに添付して送る必要はありません。PDFをDocument Cloudに保存することで、相手の作業環境を問わず文書を共有することができ、ファイルのアクセス管理も可能になります。保護機能を使って閲覧権限、印刷権限を設定したり、共有期限を設けることで文書管理、情報管理の面でも役立ちます。

PDFには、さまざまな権限の設定が可能です。

共有するメリット

資料の共有にはPDFがベストな選択です。PDFであれば環境やデバイスが異なっても見え方が変わることはありません。Acrobat DCであればオフィス形式のファイルや画像ファイル、webページや3DデータをPDFに変換することも簡単にできます。共有方法も複数あり、Document Cloudに保存する方法、電子メールに添付する方法、あるいはトラッキング可能なパーソナライズされたリンクを使用して共有することも可能です。複数人でのレビューや承認をもらう際にも便利で、スタンプ機能や共有レビュー機能と組み合わせて利用すると、さらにできることが広がります。

これらの機能の使い方を知っているのと、知らないのとでは利便性に大きく差が出ます。まだまだ紹介していない機能がたくさんあるので、順次、この連載でご紹介していきます。お楽しみに！