大量にある紙の資料やプリント、管理できていますか？

増え続ける紙の資料やプリント。場所を取る資料はPDF化しておけば、管理も楽ちんで検索も可能です。PDFはほとんどのデバイスで表示可能で、作成方法も簡単です。

ここは、都内のとあるデザイン事務所。

新人デザイナーのA君が何やらバタバタしています。

【登場人物：新人デザイナーA（以下A）、先輩デザイナーB（以下B）】

（A）あれっ、どこにいったかなー

（B）A君、どうした？

（A）先輩、じつは今度の仕事の製品企画書が見当たらないんですよね。

（B）あー、○△□ドリンクのやつか。あれは、紙の資料で配られたやつじゃなかったか？

（A）そうなんですけど。見あたらなくって。

（B）おまえの机は資料が山のように積んであるからなー。それじゃあ、探すの大変だろ。

（A）たしか、ここらへんに置いたと思うんですけど…

（B）おまえ、資料をデジタル化してなかったのか？

（A）えっ、デジタル化ですか？　だって紙の資料があるじゃないですか。

（B）紙の資料があったって、見つからなきゃ意味がないだろ。デジタル化しておけば、PCでも見られるし、iPadやスマホでも見られて便利だぞ。

（A）えっ、そうなんですか？　でも、デジタル化するのって面倒じゃないですか？

（B）複合機でまとめてスキャンするだけで、簡単にPDF化できるだろ。

（A）複合機だと画像として取り込めるだけじゃないんですか？

（B）今どきは、PDFとしても取りこめるんだよ。

（A）へー、そうだったんですね。

（B）おまけに、OCR機能でテキストを文字情報として認識させることもできるんだよ。

（A）文字情報にできると、何かメリットがあるんですか？

（B）文書の中身を検索できるから、たくさんあるPDFから簡単に目的のものを探せるだろ。

（A）あー、なるほど。

（B）おまけに、机の上から紙の文書がなくせるから、一石二鳥、いや一石三鳥だな。

（A）でも、最近はコロナのせいで、自宅で仕事することも多いし、なかなか複合機を使えないですよ。

（B）そんな時は、スマホでもPDFが作れるって知らないのか？

（A）えっ、スマホでPDFにできるんですか？

（B）Adobe Scanというアプリがあって、これを使えばスマホのカメラで撮ったものをPDFにできるんだ。

（A）へー知らなかったなー。でも、ぼくはiPhoneですけど、そのアプリ使えます？

（B）AndroidでもiOSでも使えるから大丈夫だ。おまけに、無料だしな。

（A）よし、無料ならさっそくインストールしてみます。あっでも、スマホからでも資料をキレイに取り込めますかね？

（B）Adobe Scanには、傾きを補正する機能や文字をシャープにする機能もあるから大丈夫だ。キレイに取りこめるぞ。おまけに、スマホだからどこにいても簡単にPDF化できるから有り難いぞー

（A）あっ、ホントだ。簡単に取りこめますね。これなら、事務所の複合機を使わなくても大丈夫ですね。

（B）PDFは自動的にクラウドに保存されるので、会社でも、自宅でも、出先でも、どこからでも確認できるから安心だしな。

（A）先輩、ありがとうございました！　これで、机の上もキレイになりそうです（笑）

（メリット1）PDF化も簡単

デジタルコピー機やスキャナーを使えば、文書を簡単にPDF化できます。紙の文書のように場所を取らないし、ファイル管理が楽になります。また、無料のAdobe Scanというモバイルアプリを使えば、スマホから簡単にPDFを作成できます。ビジネス文書だけでなく、名刺やレシートなど、さまざまな物をPDF化してみましょう。とても便利なのが実感できます。

Adobe Scanの画面。スマホを使って簡単に文書をPDF化できます。読み込む対象が傾いていても、4つの青いポイントを動かすことで境界線を調整し、傾きも補正可能です。

（メリット2）さまざまなデバイスで表示可能

PDF化した文書をDocument Cloudに保存することで、PC（Windows, Mac）はもちろん、iPadなどのタブレットやスマホでも確認できます。外出先でも確認でき、さらにはリンクを共有することでAcrobat DCを持っていない人と文書を共有することもできるので作業が捗ります。

さまざまなOS・デバイスで表示が可能です。

（メリット3）文字の検索が可能

AcrobatのOCR機能により、スキャンした画像のテキストを文字情報として認識します。これにより、PDF内の文字の検索が可能になるわけです。目的のPDFを素早く探せるだけでなく、文字を編集することも可能です。

PDFであれば、その中身のテキストも検索できます。

その他のメリット

その他にも、Acrobat DCには多くのメリットがあります。複数人でPDFを共有してコメントを付けたり、内容が情報漏洩しないようにセキュリティをかけたり、フォーム機能を使って入力フォームを作成したりと、驚くほど便利な機能がたくさん用意されています。これらの機能に関しては、今後この連載のなかでご紹介していく予定です。まずは一度、PDFを作成して、その便利さを体験してみましょう！