É assim que os documentos digitais serão definidos no teletrabalho, pela Forrester Consulting

Dizer que a forma como os negócios são feitos mudou este ano é um eufemismo. 2020 deu início à mudança do papel para o digital, à medida que funcionários e clientes se adaptam às novas realidades do teletrabalho, permanecem produtivos e atendem aos requisitos legais e de segurança. Para entender melhor como os processos de documentos digitais evoluíram este ano, contratamos a Forrester Consulting para entrevistar 450 executivos sênior de negócios e TI. O relatório revelou as seguintes descobertas, entre muitas outras.

Estudo da Forrester: como os documentos digitais agora são necessários

O teletrabalho criou uma série de novos desafios em torno da maneira como as pessoas trabalham com documentos. De acordo com a pesquisa da Adobe / Forrester, 97% das organizações com processos mínimos de documentos digitais relataram um impacto negativo na produtividade dos funcionários.

Por outro lado, quando o estado de Utah experimentou um terremoto de magnitude 5,7 em meados de março - no meio da pandemia, nada menos - ele imediatamente encorajou suas equipes em todo o estado a adotar o Adobe Sign para lidar com grandes volumes de contratos e outros processos de aprovação para planos de resposta a emergências. Os residentes ouviram em horas em vez de dias ou semanas, criando um novo padrão para a resiliência do governo.

Soluções de digitalização de negócios são a moeda da produtividade

A adoção de soluções de documentos digitais permanecerá crucial durante a fase de recuperação do COVID-19. Na verdade, 71% das organizações que viam as soluções de documentos digitais como meras ferramentas operacionais "agradáveis" antes da pandemia, agora planejam mantê-las como protocolos pós-pandêmicos padrão.

A cidade de Seattle viu suas transações de assinatura eletrônica aumentarem substancialmente nos primeiros meses da pandemia, ajudando a oferecer comunicações oportunas, transparentes e seguras. Como nos disse o CTO (Diretor de Tecnologia) Saad Bashir de Seattle: "Esta catástrofe mudará a forma como trabalhamos e inovamos no futuro."

A segurança do documento vem com a digitalização

Impressionantes 82% das organizações que usam documentos digitais exclusivamente relatam que ferramentas e processos digitais garantiram a continuidade de seus negócios, de acordo com pesquisa da Adobe/Forrester. Em contraste, as organizações sem processos de documentos digitais relatam 10 vezes mais clientes em risco e duas vezes mais receita em risco.

Um exemplo: no início da pandemia, o TSB Bank (Reino Unido) processou mais de 80.000 interações online usando o Adobe Sign, o que equivaleria a até 15.000 visitas à agência.

Soluções digitais para empresas imaginarem como você trabalhará no futuro

Quase dois terços (63%) das organizações relatam que os processos de documentos digitais permitem que atendam melhor seus clientes e atendam às suas expectativas. A pesquisa sugere que as empresas vêem a digitalização como o padrão de avanço para encantar seus clientes e construir um ambiente de trabalho moderno.

Alguns números sobre os processos digitais que auxiliam o teletrabalho na sua empresa

• 67% dos trabalhadores trabalham remotamente.
• 70% das empresas afirmam que a adoção de ferramentas digitais é crítica para o futuro de suas organizações.
• 65% das organizações mudaram as prioridades de TI.
• 77% dos líderes afirmam que as assinaturas eletrônicas são necessárias para criar resiliência nos negócios.
• 55% das organizações aumentarão seus gastos com implantação de processos digitais nos próximos 12 meses.
• 46% das organizações mudarão para a assinatura eletrônica como prática padrão.

“As tecnologias para documentos digitais permitem que você continue trabalhando fora do local enquanto protege o conteúdo por meio de processamento seguro”

Gerente de mercadeo senior, compañía de servicios financieros, Hong Kong

Os visionários olham além da continuidade e adotam táticas de resiliência mais amplas: agilidade, velocidade, segurança e escalabilidade que podem ser alcançadas por meio da integração de processos digitais. Organizações melhor gerenciadas abordarão os pontos fracos descobertos em momentos de dificuldade para capturar participação de mercado do outro lado. O estudo da Forrester Consulting mostra que os documentos digitais vieram para ficar e melhorar as habilidades de trabalho.

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