Indústria e comércio adaptados ao gerenciamento inteligente de documentos

Preparamos um artigo que explica como os setores de comércio e indústria podem aperfeiçoar sua gestão de documentos através de processos mais inteligentes. Boa leitura!

Os desafios da transformação digital no comércio e na indústria

A transformação digital não é apenas adotar novos softwares, tecnologias e processos mais eficientes e automatizados, mas uma maneira nova de fazer o que é essencial para os negócios de hoje.

Por mais que muitas empresas já tenham implementado estratégias para gerenciar seus documentos de forma mais inteligente, ainda existem diversos fatores que precisam ser aprimorados nesse processo, veja abaixo:

• Falta de planejamentos de transformação digital
• Carência de tecnologias capazes de simplificar tarefas manuais
• Dificuldade em manter a eficiência na conformidade dos processos regulatórios
• Pouco estímulo sobre mudanças de cultura relacionadas à digitalização

Como os segmentos de comércio e indústria podem se adaptar à nova realidade?

Se antes os funcionários da organização precisavam realizar todas as etapas da gestão de documentos de forma manual, agora tudo tende a se tornar digital.

Aspectos que envolvem a digitalização, formalização, armazenamento e envio de arquivos agora podem ser substituídos por processos muito mais ágeis e eficientes.

Abaixo, listamos alguns pontos essenciais para a implementação de práticas de gestão de documentos mais inteligentes. Confira a seguir.

Gerenciamento inteligente de documentos

Realizar sua gestão de documentos de maneira inteligente e automatizada reduz a necessidade de tarefas manuais que exijam intervenções humanas.

A criação de em ecossistema digital de documentos permite que as empresas dos segmentos de comércio e indústria economizem tempo em tarefas de menor impacto, como, por exemplo, emissões de contratos e notas fiscais.

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Validação jurídica

Um dos muitos benefícios da implementação da assinatura eletrônica é o aumento da velocidade na execução do processo e a redução de custos por transação.

Nesse sentido, adotar um serviço de assinatura digital em comércios e indústrias proporciona diversas vantagens aos processos.

Através de fluxos de trabalhos com assinaturas digitais, clientes, fornecedores e colaboradores podem manipular, assinar e validar juridicamente centenas de documentos, tudo isso em pouco tempo.

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Armazenamento e segurança

Com um volume tão grande de documentos, o armazenamento físico de folhas impressas pode ser substituído por arquivos hospedados em sistemas de nuvem.

Essa substituição garante mais proteção aos seus dados, uma vez que a utilização de plataformas in cloud permitem avaliações de conformidade muito mais precisas por deixarem rastros digitais capazes de evidenciar cada ação realizada.

Os sistemas em nuvem oferecem diversas vantagens, contudo, ainda é importante planejar ações de mitigação de riscos que possam resguardar seus dados em casos de ataques cibernéticos.

Impulsione a adoção de novas ferramentas e processos

A implementação de novos processos e tecnologias, geralmente, apresentam desafios que exigem esforços contínuos.

Por isso, as organizações devem fornecer treinamento abrangente de integração, bem como suporte dedicado à nova rotina de trabalho dos colaboradores.

Isso ajuda os funcionários a se tornarem mais produtivos e proficientes, permitindo que entendam o valor desses novos processos e das novas ferramentas a seu favor.

Como a Adobe pode ajudar a sua empresa no gerenciamento inteligente de documentos?

O Adobe Document Cloud fornece tudo o que é necessário para digitalizar fluxos de trabalho de documentos, incluindo assinaturas eletrônicas, de forma rápida, fácil e integrada com sistemas (por exemplo, Microsoft Office 365), que são usados todos os dias através da soluções Adobe Acrobat Sign e Adobe Acrobat Pro.

De acordo com estudos publicados pela Forrester Total Economic Impact, as empresas que usam uma solução Adobe conseguem um melhor desempenho de receita, redução de custos em TI, sem contar o aumento da eficiência e agilidade na melhoria dos negócios.

Além disso, com base nesses mesmos estudos, todas as empresas podem esperar que quanto mais soluções da Adobe utilizarem, maior impacto e valor poderão obter.

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