Gestão de segurança de dados em documentos: como a assinatura digital pode resolver possíveis problemas

Proteger as informações de uma empresa nunca foi tão fundamental como é atualmente. Isso porque o vazamento de dados é uma realidade que já afetou até mesmo algumas das maiores empresas do planeta. É exatamente por esse motivo que garantir a segurança de documentos confidenciais deve ser uma ação obrigatória em qualquer ambiente corporativo.

E quando falamos em eficiência de uma gestão de segurança de dados em documentos, as assinaturas digitais surgem como uma ótima ferramenta de proteção, já que todo o processo é criptografado e atrelado ao seu Certificado Digital.

Neste artigo, falaremos sobre como a assinatura digital pode ser uma excelente aliada na gestão de segurança de dados em documentos da sua empresa.

O cenário da gestão de segurança de dados

O Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação (Cetic) realizou uma pesquisa sobre vazamento de dados e constatou que apenas 4 em cada 10 empresas brasileiras adotam medidas para se proteger dessa prática. A análise ouviu mais de 4 mil empresários.

As iniciativas contra o vazamento de informações e ataques de hackers cresceram 42% desde o início da pandemia, e esse movimento se deve a maior incidência desse tipo de problema. Somente durante o primeiro semestre de 2022, ocorreram quase 3 milhões de ataques cibernéticos, o que representa uma alta de cerca de 10% em relação ao mesmo período do ano passado.

Embora o número de ataques e vazamentos de dados tenha apresentado crescimento ao longo dos últimos anos, a preocupação com o assunto e ações desenvolvidas para prevenir esse tipo de ameaça ainda não acompanham a alta das ocorrências de fato.

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A assinatura digital no combate aos vazamentos de dados

Como falamos no início do texto, a assinatura digital pode ser uma excelente aliada na gestão de segurança de dados em documentos da sua empresa.

E, para entender mais a fundo como acontece essa proteção, precisamos falar um pouco mais sobre essas assinaturas digitais.

Entendendo as assinaturas digitais

Basicamente, a assinatura digital é uma espécie de identidade no mundo virtual. Com ela, é possível firmar compromissos em documentos digitais com tecnologia capaz de identificar o seu emissor.

Na prática, o processo utiliza diferentes recursos de criptografia para conferir maior segurança e integridade na emissão de documentos eletrônicos. Afinal de contas, com a expansão da tecnologia, grande parte dos arquivos e da emissão de documentos migraram para o ambiente digital, não é mesmo?

A partir disso, a maior disponibilidade de ferramentas tecnológicas contribuiu para a mudança no formato da assinatura de documento digital. Logo, a evolução nesses processos influenciou o desenvolvimento de modalidades de autenticação e assinatura digital de documentos.

Nesse contexto, a assinatura digital permite assinar seus documentos da mesma maneira que as assinaturas manuscritas validam contratos, registros e outros conteúdos que antes existiam apenas em papel.

Contudo, com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP Brasil, a partir de 2001, tornou-se possível assinar documentos digitalmente. Desde então, essa modalidade de assinatura passou a ter validade jurídica em todo o território nacional.

Além de flexibilizar uma gama de soluções para a rotina de diferentes frentes de trabalho, criar a assinatura digital foi um importante passo para reduzir o uso de papel e contribuir para a preservação ambiental.

Portanto, como vivemos em um mundo cada vez mais conectado, poder contar com esse tipo de solução tecnológica representa inúmeras vantagens para os trabalhadores liberais, autônomos e gestores de empresas. Isso porque a assinatura digital traz a mesma segurança jurídica de documentos autenticados em cartórios.

Por que as assinaturas digitais podem resolver problemas de gestão de segurança de dados em documentos?

Conforme já destacado, uma das exigências para assinar documentos digitalmente é integrar a assinatura a um certificado criptografado, que seja emitido por uma Autoridade Certificadora. Esse procedimento preserva a identidade do usuário, a proteção das informações e a autenticidade do documento, o que ajuda também a prevenir fraudes.

Em vias gerais, a utilização de documentos impressos incorre no risco de perda e de diferentes danos causados por sujeiras, rasuras e até mesmo pela ação do tempo. Porém, é possível evitar esses riscos quando se utiliza uma plataforma de assinatura digital, pois os critérios de segurança são de responsabilidade dos algoritmos de criptografia de ponta.

Critérios que tornam as assinaturas digitais juridicamente válidas

Embora as assinaturas digitais sejam legais, quem quiser usá-las no tribunal deve estar preparado para provar que não houve adulteração após a execução da formalização.

Se um juiz encontrar algum motivo para duvidar da autenticidade de uma assinatura digital, ele poderá invalidar o documento.

Para que uma assinatura digital esteja de acordo com as normas do direito e da justiça, ela não pode ter pontos fracos em relação a:

• Segurança
• Registros de auditoria
• Autenticação

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Segurança

Como já falamos neste artigo, um sistema de assinatura eletrônica deve ser fortalecido com protocolos de segurança de alto nível e autenticações multifatoriais para garantir que documentos e registros de auditoria nunca sejam adulterados ou acessados por partes não autorizadas.

Se existir alguma vulnerabilidade de segurança que dê credibilidade a um argumento cujo objetivo seja questionar a integridade de um documento eletrônico, um juiz pode declarar o documento inadmissível.

Registros de auditoria

Os logs de auditoria com carimbo de data/hora permitem que as partes, incluindo o tribunal, verifiquem quando um documento foi criado, visualizado, assinado e arquivado.

Desse modo, eles devem ser detalhados e protegidos com uma assinatura digital, soma de verificação ou método semelhante para garantir que permaneçam invioláveis.

Autenticação

Quanto mais um documento digital puder ser autenticado, maior será a probabilidade de um juiz aceitá-lo como prova.

No entanto, é preciso ter cautela, já que algumas dessas medidas podem ser tão onerosas que acabam prejudicando a acessibilidade e a conveniência que tornaram as assinaturas eletrônicas tão populares.

A chave, então, é encontrar maneiras de autenticar documentos que sejam verificáveis, admissíveis e defensáveis, mas sem que isso sobrecarregue as partes envolvidas.

As melhores práticas na autenticação de assinatura eletrônica envolvem uma abordagem multivariada que inclui autenticação biométrica, logs de auditoria e certificados de assinatura.

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O Adobe Acrobat Sign é um serviço de assinatura digital baseado em nuvem que permite ao usuário enviar, assinar, rastrear e gerenciar processos de assinatura.

• Assinaturas digitais com certificados digitais emitidos por fornecedores terceirizados ajudam você a cumprir as regulamentações no mundo todo.
• Sua assinatura digital e o documento PDF assinado são vinculados por criptografia e protegidos com um selo inviolável.
• Use sua identidade digital única para validar facilmente suas credenciais e autorizar sua assinatura quando você assinar digitalmente.
• A validação da assinatura digital requer renovação. O documento assinado e a assinatura digital foram projetados para revalidação em pelo menos 10 anos.

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