Modern Work: So gelingt kollaboratives Arbeiten mit Adobe Acrobat und Adobe Sign in Microsoft Teams

So gelingt kollaboratives Arbeiten mit Adobe Acrobat und Adobe Sign in Microsoft Teams.

Dokumente gemeinsam bearbeiten ist heute Arbeitsalltag wie der morgendliche Kaffee in der (Büro-)Küche. Doch kollaboratives Arbeiten bedeutet nicht länger nur, wichtige Dokumente mit ein paar Klicks zu überprüfen und zu unterschreiben. Gerade in Zeiten von Remote Work kommt es darauf an, gemeinsam mit Kolleg:innen und Kund:innen in Echtzeit am selben Dokument arbeiten zu können. Um euch bestmöglich in eurer Arbeit zu unterstützen, bauen wir die Integration unserer Dokumenten- und Signaturlösungen in gängige Büroanwendungen, wie z.B. Microsoft Teams oder Microsoft Office, kontinuierlich weiter aus.

Im Rahmen des diesjährigen Adobe Summits stellen wir euch die nächste Etappe vor: unsere neuen Integrationen für Adobe Document Cloud in Microsoft Teams. Adobe Sign ist die bevorzugte E-Signaturlösung der insgesamt mehr als 180 Millionen kommerziell aktiven Microsoft-Kund:innen, zu denen beispielsweise hitachi, TSB Bank, sanofi, State of Hawaiiund die Iowa State University Foundation zählen. Die weltweit mehr als 100 Millionen Anwender:innen von Mircrosoft Teams können jetzt international mit Kolleg:innen, Lieferant:innen und Kund:innen zusammenarbeiten und direkt aus Microsoft Teams heraus auf Adobes E-Signaturlösung und auch PDF-Tools zugreifen.

Laut der 2019 im Auftrag von Adobe durchgeführten Forrester Total Economic Impact Study arbeiten Mitarbeiter:innen in Unternehmen, die Adobe Document Cloud und Microsoftnutzen, deutlich schneller und effizienter. In konkreten Zahlen ausgedrückt bedeutet das Einsparungen in Höhe von bis zu 9,1 Millionen US-Dollar und 65 Stunden pro Jahr und Mitarbeiter:in.

Was die Integration der Adobe-Lösungen in Microsoft Teams genau bedeutet, erfahrt ihr im Folgenden:

Fügt Genehmigungen und digitalen Unterschriften eine sichere, persönliche Note hinzu – mit Adobe Sign für Microsoft Teams

Das vergangene Jahr hat deutlich gezeigt, wie wichtig elektronische Signaturen sowohl in Unternehmen als auch für Privatpersonen sind. Die Umstellung auf Remote Work hat allein für Adobe Sign zwischen Februar 2020 und Februar 2021 zu einem Wachstum von über 200 Prozent geführt. Grund genug, die Signatur-Lösung neben bereits bestehenden Integrationen in gängige Microsoft-Anwendungen jetzt auch in die neue App Microsoft Teams Approvals einzubinden. Anwender:innen können so schnell und sicher E-Signaturen von Adobe Sign in zu genehmigende Dokumente einfügen sowie alle digitalen Unterschriften und Genehmigungsanfragen sicher verwalten.

So praktisch digitale Unterschriften sind – das Zeremoniell persönlicher Interaktionen können sie nicht ersetzen. Oder? Mit dem neuen Live Sign in Microsoft Teams macht Adobe Sign das Unterzeichnen eines Dokuments jetzt zu einem echten (digitalen) Erlebnis. Unterzeichnende haben so das Gefühl, persönlich im Kreise aller beteiligten Parteien ihre Signatur zu setzen. Das sorgt nicht nur für ein feierliches Ambiente, sondern auch für noch mehr Vertrauen und Sicherheit. Patient:innen können sich so beispielsweise mit ihrem Arzt über einen bevorstehenden chirurgischen Eingriff beraten und im gleichen Zuge alle nötigen Einverständniserklärungen unterzeichnen – alles innerhalb der Teams App.

Nahtlose Zusammenarbeit an Dokumenten mit Adobe Acrobat für Microsoft Teams

Kreativ-Profis und ihre Kund:innen rätseln oft, welcher Kommentar sich auf welches Detail ihres Artwork bezieht. Agenturen, die sich um ein großes Projekt bewerben, müssen ihren Aufschlag für verschiedene Interessengruppen optimieren, bevor sie ihn an potentielle Neukund:innen zurückspielen. Beiden Szenarien ist gemein, dass zu viel Aufwand auf organisatorische Aspekte entfällt – Zeit, die viel sinnvoller in den Kreativ-Prozess investiert werden könnte.

Vermeiden lässt sich das durch eine zentrale Daten-Organisation. Millionen von Unternehmen weltweit setzen auf Adobe Acrobat, um die volle Leistungsfähigkeit von PDF-Dateien in Microsoft 365-Formaten zu nutzen. Mit Adobe Acrobat für Microsoft Teams können mehrere Acrobat-Anwender:innen in SharePoint, OneDrive oder Teams gespeicherte PDFs kommentieren und mit Anmerkungen versehen, ohne die Teams-App verlassen zu müssen. Alle Kommentare werden dann zentral in einem einzigen PDF gespeichert.

Einmal angenommen, ihr seid auf der Suche nach neuen Kandidat:innen für euer Team. Statt statische Dokumente per E-Mail zu verschicken, könnt ihr die Lebensläufe und Anschreiben potentieller neuer Kolleg:innen in Teams sichten und dabei mithilfe der Kommentar- und Anmerkungs-Toolsvon Adobe Acrobat Elemente eines Lebenslaufs hervorheben, die eure Kolleg:innen interessant finden könnten. Wenn eure Mitarbeiter:innen ihrerseits Kommentare hinterlassen, erhaltet ihr sofort eine Benachrichtigung in Teams – ganz ohne verschiedene Fassungen ein- und desselben Ursprungsdokuments ablegen zu müssen. Den kommentierten Lebenslauf könnt ihr ganz einfach in SharePoint oder OneDrive abspeichern.

Das nächste Ziel ist bereits in Sicht

Wir könnten uns jetzt auf diesem wichtigen Meilenstein kollaborativen Arbeitens ausruhen. Stattdessen werden wir unsere Zusammenarbeit mit Microsoft weiter ausbauen und zukünftig auch weitere Adobe-Lösungen über Adobe Document Cloud hinaus einbeziehen. Gemeinsam arbeiten wir daran, euch mit modernen digitalen Dokumenten-Workflows in eurer Arbeit zu unterstützen. Denn die Zukunft des Arbeitens ist jetzt!