Wir präsentieren Analyzer in Acrobat

Heute stellen wir Analyzer in Acrobat vor, eine neue Funktion zur intelligenten Dokumentenanalyse für Unternehmensteams. Sie übernimmt Aufgaben, die in den meisten Unternehmensbereichen nach wie vor manuell erledigt werden: das Durchsuchen großer Dokumentenmengen nach komplexen Informationen. Teams aus der Buchhaltung und der Finanzplanung und -analyse durchsuchen Kundenverträge nach Auslösern für Umsatzrealisierung und Buchungen. Der Einkauf extrahiert kommerzielle Konditionen aus Lieferantenverträgen und Leistungsbeschreibungen, um Preise zu vergleichen. Die Informationssicherheit prüft Softwareanbieter anhand von Compliance-Berichten. Das verbindende Element: strukturierte Informationen aus unstrukturierten Dokumenten zu extrahieren, um Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Dies sind geschäftskritische Aufgaben, und ihre manuelle Durchführung zwingt Teams zu einem Kompromiss: Entweder bleibt der Arbeitsaufwand hoch und kostspielig, oder die Teams prüfen nur eine Stichprobe und nehmen das Risiko all jener Inhalte in Kauf, die sie nicht gelesen haben. Oft trifft beides zu.

So löst Analyzer diese Herausforderung

Analyzer ist eine neue Enterprise-Funktion in Acrobat Studio. Sie nutzt generative KI, um Sammlungen komplexer, unstrukturierter Dokumente in strukturierte Daten zu verwandeln. Sie hilft Teams dabei, Verträge, Leistungsbeschreibungen, Compliance-Dokumente und vieles mehr in großem Maßstab zu analysieren. So können Führungskräfte von der manuellen Prüfung zu schnelleren, fundierteren Entscheidungen übergehen.

So funktioniert es:

• Tausende von Dokumenten einbringen: Sammlungen von Verträgen, Lieferantenvereinbarungen, Leistungsbeschreibungen, Compliance-Berichten, Rechnungen, Gesprächsprotokollen und anderen Geschäftsdokumenten lassen sich als PDFs, Scans oder Microsoft Word- und Excel-Dateien über die Benutzeroberfläche, die REST-API oder die SharePoint-Synchronisierung hinzufügen.
• Extraktionen einmal definieren und auf die gesamte Sammlung anwenden: In einfacher Sprache wird beschrieben, welche Informationen oder Erkenntnisse aus jedem Dokument gewonnen werden sollen – Analyzer extrahiert diese Informationen anschließend aus jedem Dokument der Sammlung. Dazu gehören beispielsweise Finanzkonditionen, rechtliche oder kommerzielle Klauseln, Formulierungen aus Richtlinien oder Einschätzungen, etwa ob die Kontrollen eines Anbieters eine bestimmte Anforderung erfüllen.
• Strukturierte Ergebnisse mit nachprüfbarer Genauigkeit erhalten: Analyzer liefert die Ergebnisse als strukturierte Daten zur Überprüfung in der Benutzeroberfläche. Jeder extrahierte Wert aus jedem Dokument trägt eine nummerierte Quellenangabe, die auf die entsprechende Textstelle verweist. So kann eine prüfende Person den Kontext lesen und das Ergebnis bestätigen. Bevor eine Definition auf die gesamte Sammlung angewendet wird, kann sie an einem Beispieldatensatz getestet und verfeinert werden, um zuverlässiger die benötigten Informationen zu finden. Das Team behält die Kontrolle über das Ergebnis.
• Nachgelagerte Workflows automatisieren: Extrahierte Daten lassen sich über die REST-API in ERP-, CRM-, CLM- und andere führende Systeme übertragen oder als CSV exportieren, um BI-Tools und Data Warehouses zu befüllen.
• Eigenverantwortung der Fachbereiche bei gleichzeitiger Governance: Unternehmensteams können ihre eigenen Extraktionen und Prüf-Workflows selbst einrichten und verwalten. Die IT behält die administrative Kontrolle, Audit-Protokolle und rollenbasierte Zugriffsverwaltung.

Was strukturierte Daten ermöglichen

Strukturierte, mit Quellenangaben versehene Daten verändern, was ein Team mit einer Dokumentensammlung tun kann:

• Dokumentenprüfung in großem Maßstab automatisieren: Dieselben Kriterien werden auf jedes Dokument angewendet – nicht nur auf eine Stichprobe – sodass relevante Klauseln im gesamten Bestand geprüft werden.
• Führende Systeme mit zusätzlichen Informationen anreichern: Strukturierte Werte fließen direkt in ERP-, CRM- und Beschaffungssysteme ein, die Teams bisher manuell befüllt haben.
• Fragen auf Portfolio-Ebene beantworten: Die gesamte Sammlung lässt sich wie eine Datenbank abfragen: zum Beispiel alle Lieferantenverträge mit EU-Datenspeicherung oder alle Verträge mit automatischer Verlängerung finden, ohne eine Datei öffnen zu müssen.

Wo Unternehmensteams Analyzer einsetzen

Analyzer ist im gesamten Unternehmen einsetzbar. Hier einige Beispiele:

• Finanzen und Buchhaltung: Analysten aus den Bereichen Umsatzsicherung sowie Finanzplanung und -analyse können jeden unterzeichneten Vertrag auf umsatzrelevante Konditionen prüfen, statt nur eine Stichprobe zu analysieren. Mit Quellenangaben versehene Extraktionen, die für die Prüfung geeignet sind, verkürzen den Abschlusszyklus und reduzieren Risiken bei Berichterstattung und Prognosen.
• Einkauf: Teams für das Lieferantenmanagement können wichtige Informationen, Konditionen und Klauseln aus Lieferantenverträgen und Leistungsbeschreibungen automatisch extrahieren. So lassen sich automatische Vertragsverlängerungen, Service-Level-Vereinbarungen, Inflationsanpassungen, Berichtspflichten und weitere Aspekte über das gesamte Portfolio hinweg verfolgen.
• Sales Operations: Teams für Verlängerungen und Customer Success verwandeln ein Portfolio von Kundenvereinbarungen in eine Risikoübersicht. Diese macht Konditionen wie Kündigungsoptionen und Verlängerungsbedingungen sichtbar. So können Teams gefährdete Kundenkonten priorisieren und vor einem Verlängerungsereignis eingreifen, ohne Verträge einzeln prüfen zu müssen.
• IT und Informationssicherheit: Teams der Informationssicherheit können das Ausfüllen von Sicherheitsfragebögen auf Grundlage von Hunderten Compliance-Berichten von Anbietern pro Jahr automatisieren. Dadurch verbessern sie die Service-Level bei der Aufnahme neuer Anbieter, ohne zusätzliches Personal einzustellen.
• M&A: Corporate-Development-Teams analysieren das gesamte Vertragsportfolio eines Akquisitionsziels auf wesentliche Klauseln, Verpflichtungen und Risiken – sodass eine Due Diligence, die früher Wochen in Anspruch nahm, in einem Bruchteil der Zeit abgeschlossen ist. Post-M&A-Integrationsteams nutzen dieselbe Transparenz, um fundierte Entscheidungen für die System- und Prozessintegration zu treffen.
• Sales Enablement: Vertriebsverantwortliche können jeden aufgezeichneten Gesprächsmitschnitt analysieren statt nur einer handverlesenen Stichprobe und dann die Verhaltensweisen bewerten, die Deals voranbringen – von der Einbindung von Champions über die Stimmung der Käufer bis hin zu Deal-Risikosignalen – konsistent über jeden Vertriebsmitarbeiter hinweg.

Hier mehr erfahren, wie Adobe Analyzer in verschiedenen Teams eingesetzt wird.

Erste Schritte

Analyzer in Acrobat Studio ist ab sofort verfügbar. Wendet euch direkt an euer Adobe-Account-Team oder kontaktiert uns für weitere Informationen.