Adobe Scan: tu empresa del mundo físico al digital

Adobe Scan ha llegado para transformar el teletrabajo y la manera en la que se hacen negocios, exigen que los procesos de las empresas estén cada vez más digitalizados, de tal forma que puedan apalancarse en la tecnología para transformarse y crecer.

La sustitución de los documentos en papel por formatos electrónicos a través de herramientas tan sencillas como un dispositivo móvil son parte de ese proceso de cambio. Sin embargo, escanear documentos con el celular es solo una de las tareas que puedes realizar para que tus negocios pasen del mundo físico al digital. A continuación te contamos cómo puedes optimizar los procesos de tu compañía y reducir costos en tus áreas operativas a través de la captura inteligente de información con Adobe Scan.

Es hora de decirle adiós a las montañas de papel en el escritorio

En muchas empresas el flujo de trabajo aún implica una serie de procesos físicos, como por ejemplo, la impresión de documentos para su firma y posterior digitalización. Pero, ¿qué pasaría si se necesita una aprobación urgente, o una de las personas que debe firmar el documento se encuentra fuera del país o la ciudad y no tiene acceso a un escáner?

Estar fuera de la oficina no significa que los negocios deben parar. Con Adobe Scan puedes transformar tu celular en un poderoso escáner que captura fácilmente todo tipo de documentos y los convierte en archivos Adobe PDF de alta calidad, aumentando la productividad de tus empleados hasta en un 30 %, y ahorrando costos operativos gracias a la disminución del uso de papel.

Transformar las montañas de papel en archivos digitales es muy sencillo: solo necesitas tomarle una foto al documento que quieres escanear usando Adobe Scan, la app hace OCR automático y puede reconocer el texto. De esta manera se mejora sustancialmente los problemas de búsquedas. Una vez hagas el proceso, debes elegir la opción ‘Salvar como PDF’ y ¡listo!

En cuestión de segundos los contratos, formularios, documentos de aprobación, tarjetas de presentación e incluso las notas de esa reunión con tus clientes están en la palma de tu mano y, gracias al poder de la tecnología, son solo el primer paso para digitalizar tu empresa.

Utiliza el poder de la nube para fomentar el trabajo colaborativo

En materia de transformación digital, escanear documentos con el celular es solo la punta del iceberg. Adobe Scan te permite almacenar los archivos en Adobe Document Cloud para que puedas acceder a ellos cuando y desde donde quieras, cargarlos directamente en tu correo electrónico y compartirlos con tu equipo, ya sea que estén en la oficina o haciendo teletrabajo.

Las ventajas de la digitalización de documentos y su almacenamiento en la nube no terminan ahí. Existen una gran cantidad de tareas que se pueden automatizar y formar parte de un flujo de trabajo: desde la aprobación de facturas de proveedores y pago nómina, hasta los procesos de contratación de nuevos empleados.

Por eso, Adobe Document Cloud te permite tener una trazabilidad clara de los documentos y revisar los cambios en tiempo real, de tal forma que tengas el control del flujo de trabajo del departamento de ventas, el equipo de mercadeo, el personal de servicio al cliente, el área legal, los encargados de compras e incluso el departamento de recursos humanos.

Cuando pasas a tener un flujo de trabajo digital, todos los departamentos funcionan de manera más rápida y eficiente, incluso si utilizas otros sistemas como Microsoft, Salesforce, y SAP Ariba.

Firmas digitales, un aliado de la agilidad de tus procesos

Otra de las ventajas de utilizar herramientas para escanear desde el celular, es que puedes recoger firmas de documentos hasta 21 veces más rápido que si siguieras el método tradicional de impresión y escaneo.

¿Te preocupa la seguridad de las firmas electrónicas? ¡No hay problema! En Adobe entendemos que la seguridad es una prioridad al momento de transformar digitalmente a tu empresa. Por eso, firmar tus documentos con Adobe Sign te garantiza el cumplimiento de los estándares de seguridad más rigurosos del mundo, incluido el GPDR de la Unión Europea y el cumplimiento con FedRAMP Tailored.

Incrementa el ROI de tu empresa

En todas las industrias, tanto los clientes como los empleados exigen una mayor movilidad; acceso más fácil y transparente a la información de todo tipo y experiencias de usuario más flexibles.

La digitalización de procesos no solo te ahorra tiempo sino también dinero. Según un análisis de McKinsey & Company, los flujos digitales reducen los costos hasta en un 90 % y, al mejorar sustancialmente los tiempos de respuesta del servicio al cliente, incrementas la posibilidad de conseguir nuevos negocios y, por ende, mejorar la rentabilidad de tu compañía.

A medida que los usuarios favorecen cada vez más la movilidad y los flujos de trabajo digitales tanto para el trabajo como para los negocios personales, necesitan la capacidad de completar las mismas tareas en su teléfono o tableta que podrían hacer en una computadora de escritorio, utilizando herramientas que funcionen juntas sin problemas y aumenten la comodidad y la productividad. Descubre el poder de Adobe Scan para digitalizar documentos y acelera la transformación de tu empresa.

También puedes leer:

Optimiza los flujos de trabajo con Adobe Sign y las firmas digitales