Transformación digital de las instituciones educativas

La transformación digital ha cambiado la manera en la que se mueve el mundo. Hasta hace poco, adaptarse a estos cambios parecía ser una tarea exclusiva de las empresas. Ahora las instituciones educativas también se están enfrentando a este reto, lo que no solo significa trasladar el modelo educativo a un ambiente virtual sino que también implica el uso de tecnologías que maximicen la eficiencia y faciliten los procesos que hasta hace poco se hacían en el papel.

Existen tres áreas clave donde las instituciones educativas pueden ampliar las capacidades digitales, y adaptarse a una nueva era y avanzar: servicios al estudiante, gestión del personal, y gestión de TI e instalaciones. Conoce cómo a través de Adobe Sign es posible potenciar la transformación digital en la educación.

Matrículas, programas de educación individual y otros servicios al estudiante

Uno de los procesos más engorrosos en las instituciones educativas es sin duda la matrícula de nuevos estudiantes: la solicitud, inscripción e incluso el registro de clases son tareas que por lo general requieren imprimir, firmar y escanear documentos.

Adobe Sign permite simplificar y acelerar este flujo de tareas ya que los padres y estudiantes pueden completar y rellenar formularios digitalmente desde cualquier lugar. Estos datos son almacenados por primera vez y luego se utilizan para diligenciar automáticamente formularios adicionales, mejorando la experiencia de padres, estudiantes y el personal a cargo del proceso de matrícula.

Esta herramienta también mejora la experiencia de tus profesores y personal administrativo. A través de Adobe Sign es posible que varias personas firmen los formularios de manera 100% electrónica, en cuestión de minutos, antes de crear los IEPs para los estudiantes.

La implementación de Adobe Sign en educación también permite que procesos como las transferencias y solicitudes de cambio de cursos, el diligenciamiento de formatos de permiso para viajes de campo o la solicitud de préstamo de equipos, entre otros, puedan llevarse a cabo de forma digital, utilizando plantillas que pueden ser reutilizadas por otros estudiantes.

Adobe Sign para RH y gestión del personal

Adobe Sign también es un aliado en la digitalización de los procesos del área de recursos humanos. La creación de flujos de trabajo automatizados y la integración con sistemas de negocios como Workday permite maximizar la eficiencia de los recursos humanos con procesos digitales para firma y aprobación de contratos, preparación de paquetes de documentos y aprobación de nuevos cargos.

Además, los flujos de trabajo de autoservicio facilitan el acceso a los formularios de aprobación de viajes y presentación de informes de gastos como parte del proceso de crecimiento profesional tanto de docentes como de estudiantes.

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La implementación de Adobe Sign también permite a las instituciones educativas gestionar mejor sus comunicaciones, por ejemplo documentos de actualizaciones de políticas dentro de la institución, para que los profesores y personal administrativo puedan firmarlos en minutos mediante un único flujo de trabajo.

Procesos de TI, área legal y la gestión de instalaciones

La gestión de las instituciones educativas van más allá de los servicios para estudiantes, padres de familia, profesores y personal administrativo. Otros procesos como la firma de contratos de arrendamiento de edificios y equipos, la contratación de proveedores y la gestión de activos y TI también pueden digitalizarse gracias a Adobe Sign.

Por ejemplo, puedes crear formularios para incorporar y administrar los proveedores de servicios como alimentación y mantenimiento de equipos, enviarlos a terceros para recoger firmas, anexar documentos, y luego almacenarlos de forma segura en un solo lugar.

Adobe Sign también permite que cada departamento tenga control total de sus flujos de trabajo. Al darle independencia a las áreas de tu institución, las tareas se realizan fácilmente y en menor tiempo, por lo que la gestión es mucho más sencilla y no requiere que todo el personal se encuentre en el mismo lugar.

La gestión de activos y solicitudes de TI también puede convertirse en un proceso 100% digital, por lo que los equipos de laboratorios y centros de cómputo pueden llegar en menor tiempo a tus estudiantes, mejorando la experiencia educativa y garantizando que tengan todas las herramientas que necesitan para aprender.

Uno de los principales obstáculos de la transformación digital es saber por dónde empezar. Al igual que las empresas, las instituciones educativas deben adaptarse para avanzar. Esto no solo significa un cambio en el paradigma de la educación, sino la transformación de los procesos que hasta hace poco eran análogos y que ahora pueden realizarse de manera totalmente digital. Con Adobe Sign tu institución puede dar el salto y entrar en una nueva era de la educación.

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