Positiva Seguros y Adobe Sign otro caso de éxito con firma electrónica

irma electrónica de hombre en traje sobre tableta con Adobe Sign

La pandemia aceleró los procesos de digitalización de las empresas y la industria de seguros no fue la excepción. Positiva Seguros, de la mano de Adobe Sign, logró solucionar su gestión de documentos con la firma electrónica. El resultado, todo un éxito.

Pandemia, firma electrónica y una revolución que aceleró el camino

Los impactos del Covid-19 a nivel global han sido incalculables. La pandemia trajo consigo una transformación radical en la forma en que las personas interactúan. A nivel laboral y empresarial, los cambios han sido muy similares, en especial para el sector financiero, ¿por qué? Por el manejo de información y documentación que hay al interior de la industria.

El sector financiero enfrentó dos principales retos en el desarrollo de inteligencia empresarial: uno, la gestión de los documentos durante todo su ciclo de vida y dos, la necesidad de potenciar los canales digitales, especialmente los que están asociados a documentos.

Dichos desafíos se enfocan en beneficiar la experiencia de los clientes, con el fin de brindar una mejor experiencia y, a su vez, lograr fidelidad. Aquí es donde Adobe Sign se convierte en un aliado para la industria y un ejemplo perfecto es Positiva Seguros, pero vamos paso a paso.

La firma electrónica y el deseo de inmediatez

mano de hombre con firmando sobre dispositivo en holograma con el fin de implementar firmas electrónicas

La expectativa de servicio de un cliente al tener contacto con una empresa, es la misma a nivel presencial o digital. Su deseo es que los procesos sean rápidos, efectivos, sencillos y seguros.

En el momento en que un cliente necesita firmar un documento y se ve en la necesidad de imprimir, trasladarse de lugar y efectuar un trámite presencial, la solución no está en llevar a cabo la tarea, sino en buscar una opción disponible en el mundo digital.

“Lo clave de los procesos que requieren firma es realizarlos de forma 100% digital, de una manera segura, en donde la empresa protege la información del cliente. Cuando se manejan archivos PDF protegidos, censurados, con sellos de protección e integridad y con generación de firma electrónica, tenemos un componente que permite dar seguridad y transmitir tranquilidad al usuario, esto es Adobe Sign”, comenta Javier Villablos, Enterprise Sales Leader en Adobe.

Positiva Seguros en pandemia

Positiva Seguros enfrentó grandes retos dentro de su esquema interno de flujos de trabajo, como en la atención y servicio al cliente. La pandemia obligó respuestas rápidas y la compañía logró resolver sus necesidades haciendo uso de herramientas que alivianaron las cargas.

“Para Positiva Seguros la pandemia implicó realizar grandes esfuerzos desde el punto de vista tecnológico y logístico. El tener que tomar toda su operación y volcarla a un modelo 100% virtual, fue determinante. En ese sentido, la compañía ya contaba con algunos funcionarios en modalidad de teletrabajo; sin embargo, en ese momento la obligación fue llevar toda la operación virtual”, dice Mauricio Galindo, gerente de proyectos tecnológicos en Positiva.

Tecnología, logística y cultura laboral, una triada de retos que Positiva logró sortear gracias a respuestas ágiles y herramientas como Adobe Sign, que condujeron a un camino de éxitos, tanto al interior de la compañía, como con sus clientes.

Positiva y la firma electrónica

Para la implementación de la firma electrónica, Positiva Seguros buscaba satisfacer tres elementos clave: facilitar los trámites para sus clientes; desmaterializar los procesos eliminando el papel y los procesos logísticos que implica; y, brindar seguridad, algo determinante en la industria.

“Este camino lo solucionamos haciendo consultas jurídicas correspondientes, un estudio de mercado respecto a las posibles soluciones y finalmente llegamos a la conclusión de que nuestra mejor opción era Adobe Sign”, dice Galindo.

Integración de Adobe Sign

Encontrar la herramienta adecuada fue el primer paso para solucionar los problemas de Positiva Seguros respecto a la gestión de documentos. Sin embargo, la siguiente pregunta que se creaba sobre Adobe Sign respondía a la integración de la herramienta.

Este proceso se hizo haciendo uso de los sistemas de información de Positiva Seguros de forma directa, proceso posible gracias a los mecanismos de integración que tiene Adobe Sign con APIs.

“Esa fue nuestra primera necesidad, pero una vez vimos las bondades que tenía Adobe Sign, se hizo un despliegue hacia otros procesos del negocio, con el fin de obtener más beneficios y optimizar procesos”, afirma el gerente de proyectos tecnológicos de Positiva.

Beneficios de Adobe Sign para Positiva Seguros

Positiva Seguros desde la implementación, hasta marzo de 2022 ha gestionado alrededor de 12.000 documentos con firma electrónica, con un promedio de 1.500 documentos con firma electrónica por mes, una cifra que da muestra de la utilidad de la herramienta.

Detrás de ese volumen, hay un impacto profundo en lo que a beneficios se refiere. Siendo una compañía con presencia nacional, que brinda asistencia a asegurados en todas las instituciones médicas del país, hay una alta demanda de firma de convenios. Este proceso ahora es más sencillo gracias a Adobe Sign.

“Toda la gestión contractual que viene posterior a la firma del contrato también la estamos implementando con firma electrónica. Tenemos actas de inicio, actas de liquidación, de seguimientos, por mencionar algunos ejemplos, que también se realizan con la firma electrónica”, indica Galindo.

Largo alcance con Adobe Sign

Positiva Seguros tiene presencia en todo el país y atiende sitios remotos de Colombia en los cuales no se tiene todo tipo de accesos a la tecnología. En este caso, la compañía utilizó los mecanismos de integración a través de APIs de Adobe Sign.

“La implementación más simple fue a través de archivos PDF, los cuales pueden ser enviados a través de correo electrónico a los clientes. Este es el segundo proceso que más firmas electrónicas consume”, resalta Mauricio Galindo, de Positiva.

En este link, puedes acceder a una prueba gratuita de Adobe Sign.

Adicionalmente, Positiva Seguros emplea Adobe Sign en procesos internos como firmas de actas de juntas directivas, trámites con pensionados, vinculaciones con tomadores y asegurados.

“Estamos desmaterializando completamente el papel, es algo que próximamente vamos a sacar a producción. Día a día crecen las necesidades de implementar algunos otros procesos, lo que es posible con Adobe Sign”, comenta Galindo.

Indicadores de optimización con Adobe Sign

Dentro de los grandes beneficios que Positiva Seguros ha obtenido con Adobe Sign se destaca el ahorro de tiempo, eliminando procesos de radicados físicos que implican esfuerzos adicionales tanto para clientes, como para empleados, así lo expresa Galindo.

“En el caso puntual del tema contractual, se han disminuido los tiempos del trámite y de la legalización de contratos. Obviamente, la gerencia de abastecimiento, que es el área encargada de toda la contratación de la compañía, se ha visto muy beneficiada con esa disminución”.

Ahora, con el manejo de documentos a través de procesos digitales, es posible para Positiva auditar y tener control de las documentaciones, todo mediante el uso de Adobe Sign. Todo esto, sin contar con el impacto positivo que se tiene en el cuidado del medio ambiente, evitando el uso de papel.

También te puede interesar: Cómo funcionan los flujos de trabajo de Adobe Sign