Le Groupe Adequat passe à la signature électronique avec Acrobat Sign
Le Groupe Adequat met en place la signature électronique de ses contrats pour les intérimaires grâce à Acrobat Sign et la fonctionnalité de signature de masse. A la clé, des gains de productivité, des signatures probantes et la garantie d’une qualité de service irréprochable.
Lyon, 1987, Jean-Marc Brun ouvre sa 1ère agence d’intérim spécialisée dans l’industrie. Imaginait-il déjà ce que sa petite entreprise deviendrait 35 ans plus tard ? Le Groupe Adequat fait partie du Top 50 mondial sur le marché du recrutement, avec plus de 1 500 collaborateurs répartis dans plus de 300 bureaux et agences dans 5 pays, pour un chiffre d’affaires de 1,1 milliard d’euros. Ce sont quotidiennement environ 30 000 intérimaires qui sont en poste, auprès de 12 000 clients issus de tous les secteurs d’activités.
“Pour donner un ordre d’idée, nous éditons 35 000 paies chaque mois”
explique Luc Jousselin, Directeur du service études et développements du Groupe Adequat.
Garantir la qualité de service sans interruption 24/7
Pendant longtemps, les signatures de contrat avec les intérimaires étaient manuscrites : ils étaient dans l’obligation de se rendre en agence pour signer leur contrat, dans un délai de 48h maximum et avant leur prise de poste. Le groupe décide de passer à la signature électronique dès 2019. Si cette 1ère mise en place démontre les atouts de la signature électronique, notamment en termes de gains de productivité et de temps, elle ne répond pas aux attentes du groupe.
“Nous avons des contraintes de réactivité qui sont fortes : nous pouvons éditer un contrat le vendredi soir pour une embauche le samedi matin. Les contraintes légales sont importantes et la signature doit être opposable devant les tribunaux. Or nous avions des interruptions de services régulières et finalement, un ratio coût efficacité relativement élevé”
explique Luc Jousselin, Directeur du service études et développements du Groupe Adequat.
En quête d’une qualité de service optimale, le Groupe Adéquat voit dans Acrobat Sign l’opportunité d’étendre son offre en intégrant, en plus de la signature électronique, de nouvelles fonctionnalités : la mise en place de workflows, la possibilité de faire signer tout type de document, l’extension future aux autres services du Groupe (commerce, juridique, finance, etc.) ou encore l’intégration de la solution avec les outils Microsoft.
“Il nous fallait une solution solide et fiable, qui soit capable d’assurer la montée en charge avec une qualité de service optimale”
confie Luc Jousselin, Directeur du service études et développements du Groupe Adequat.
S’appuyer sur une solution fiable qui absorbe la montée en charge
Le besoin pour le Groupe Adequat est d’abord d’intégrer et déployer au sein de sa plateforme MyAdequat une fonctionnalité de signature électronique en masse. De client Adobe, le groupe devient partenaire : il intègre en amont une fonctionnalité en cours de développement, le Sealing Service, en réponse à ses attentes. Un chiffre permet de mesurer le besoin : en 2022, ce sont plus d’1M de signatures électroniques qui sont concernées, vs 800 000 en 2021, soit un besoin croissant de 20% par an, en phase avec la progression du groupe.
La 1ère phase a consisté à déployer la solution de signature électronique pour leur espace intérimaire MyAdequat. Le bénéfice est d’abord un gain de temps dans l’envoi et le suivi des documents à signer, grâce à un process de gestion des signatures rationalisé. C’est aussi un confort certain pour les intérimaires, qui n’ont plus à se déplacer en agence et peuvent signer depuis leur smartphone : 95% des signatures électroniques au sein du Groupe Adequat sont réalisées sur mobile.
“Sur le plan technique, la fonctionnalité de Sealing Service est véloce et nous assure une qualité de service parfaite : nous n’avons eu aucune interruption. Le service est accessible 24/7 et permet à nos intérimaires de facilement signer leur contrat avant leur prise de poste, même en weekend ou en urgence. Cela permet aussi à nos services de gagner du temps et surtout de collecter des signatures probantes”
explique Tuan Populo, Chef de projet MOE au sein de la DSI du Groupe Adequat.
Étendre l’offre de signature électronique au groupe
Dans un monde où les usages numériques deviennent la norme, disposer d’une solution probante de signature électronique est moins un enjeu de notoriété qu’un enjeu d’efficacité et de productivité. Aujourd’hui, la fonctionnalité de signature en masse est déployée et Acrobat Sign est en cours de déploiement à l’échelle du groupe. Outre une qualité de service à la hauteur des enjeux du Groupe Adequat, la solution Adobe apporte de nouvelles fonctionnalités qui permet au groupe de dématérialiser l’ensemble de ses contrats.
“Acrobat Sign et le Sealing Service nous permettent de simplifier nos schémas de signature. Les premiers bénéfices sont un réel confort d’utilisation et l’extension du périmètre de la signature électronique, grâce notamment à l’intégration avec Microsoft. Nous mettrons prochainement en place des workflows de signatures, qui vont accélérer et sécuriser les processus”
explique Luc Jousselin, Directeur du service études et développements du Groupe Adequat.
Une collaboration étroite entre le Groupe Adequat et Adobe
Le succès du projet tient à la collaboration étroite entre les équipes du Groupe Adequat et d’Adobe, avec la volonté commune d’avancer ensemble et de trouver des solutions sur-mesure aux problématiques du groupe.
“Nous avons une relation de partenaires plus que de clients : le Groupe Adequat a été précurseur dans l’intégration de nouvelles fonctionnalités”
explique Marion Lagache, Customer Success Manager chez Adobe.
Un avis largement partagé par le Groupe Adequat, pour qui l’efficacité de ce partenariat entre les deux entreprises a été clé dans la réussite de ce déploiement :
“Travailler avec Adobe sur l’intégration du service a été une expérience très concluante. Nous avons toujours su travailler ensemble, dans une même direction, à la recherche de solutions dès que nous identifions une difficulté. Les équipes d’Adobe ont vraiment su être à notre écoute et ont tout au long du développement été impliquées”
estime Tuan Populo, Chef de projet MOE au sein de la DSI du Groupe Adequat.
A propos du Groupe Adequat
- Création : 1987
- CA : + 1 milliard €
- Nombre d’employés : + 1 500
Objectifs
- Garantir la qualité de service de la signature électronique 24/7
- Étendre les fonctionnalités en tirant profit de l’intégration avec Microsoft
- Approfondir les processus de digitalisation de la signature
Résultats
- 1 million de signatures en 2022
- Une qualité de service garantie et sans interruption
- La signature électronique sur smartphone
- L’extension de la fonctionnalité vers de nouveaux documents contractuels et vers les clients
- Une solution fiable, sécurisée, adaptée à la montée en charge
- Une signature probante devant les tribunaux
- Partenariat efficace avec Adobe