Adobe Document Cloudが
多くの
Adobe Document Cloudが
- PDFファイルを
結合 - で、月次報告書などの
類似した 文書や 関連した 文書を ひとつの ファイルに 統合し、 包括的な 年末の 報告書を 作成することができます。 - PDFページを
並べ替え - では、
プレゼンテーション資料のように スキャンした 文書の ページを 移動させて 整理することができ、 好みの 順番で 表示することができます。 - PDFページを
削除 - は、関連する
ページは そのまま 維持したうえで、 古い ページや 不必要な ページを 文書から 削除することができます。
ペーパーレス化の利点
シンプルで
- コストの
削減 :紙には多くの コストが かかります。 企業は紙に関する コストで、 従業員1人当たり年間推定80ドルも 費やしているという 調査も あります。 さらに、 インクや トナー、 印刷機や コピー機、 機械の メンテナンス、 保管 スペースなどの コストを 含めると、 損益にもかなりの 影響が あると 考えられます。 - 環境の
持続可能性 :紙の 生産は 米国の 産業汚染の 原因第3位となっており、 世界中の 森林破壊に もつながっています。 デジタル化を 進めることで、 紙の 生産や 消費に 関連する 膨大な量の資源、 エネルギー、 また 公害 コストを なくすことができます。 - 効率性と
アクセス性 :紙を 使用すると、 時間もかかります。 日々、 文書を 探すために 何時間も費やしているため、 従業員の 効率性と 生産性は 著しく 低下します。 ペーパーレスな 仕事環境であれば、 デスクトップ、 電話、 その他接続した デバイスから、 簡単な キーワード検索を するだけで デジタル 文書を 探すことができます。 - コラボレーション:
PDFや デジタル 文書を 使用すれば、 コミュニケーションや コラボレーションも 簡単です。 チームメイトは オンラインで ファイルを 共有し、 ひとつの デジタル 文書から 作業できます。 共同で 作業している 人数分の コピーを する 必要は、 もはやありません。 - 耐久性:
紙で記録を 取っていると、 火災、 洪水、 劣化などに よる 損傷で 組織は 壊滅的な 打撃を 受ける 可能性が あります。 ペーパーレス化で、 デジタル上で 文書の バックアップさえ取っていれば、 不測の 事態に よって 重要な 記録や 情報が 消えてしまう 心配は なくなります。
ペーパーレスオフィスへの移行のヒント
ペーパーレスオフィスへの
- 計画を
立てる :ペーパーレスオフィスの 実現は 複雑な 作業を 伴います。 適切な ゴールを 設置し、 確実に 実行するためには、 まず 個人や数人の グループを 指名し、 組織全体で紙の 使用量を 把握し、 紙の 消費量を 削減するための 行動項目や 優先順位を 検討しましょう。 - プロジェクト管理
システムを :使用する メモや 付箋、 バインダーなどで進行中の プロジェクトを 管理するのではなく、 デジタルプロジェクト管理 システムを 使いましょう。 デジタルシステムなら、 プラットフォーム上で 成果物の タイムライン作成や、 チームや 個人への タスクの 割り当て、 更新や 進捗状況を 管理することができます。 - ペーパーレス会議:
出席者全員に 紙の会議資料を 配布する 代わりに、 会議中や 会議後に アクセスできる デジタル 資料を 共有しましょう。 各会議で デジタル 議事録を 作成すれば、 出席者が あとから 参照することができます。 - 電子サインの
使用を :開始する クライアントと ベンダーとの 契約書を すべて デジタルに 切り替え、 外部で 使用する紙の量を 削減しましょう。 デジタル 文書の 場合でも 署名用の でPDFを 送信 電子署名を 求めることができます。
職場を
*本記事は、
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