AcrobatのオンラインPDFツールでペーパーレス化を実現しよう

Adobe Document Cloudが提供するサービスは、スムーズなペーパーレス化を実現します。Adobe Scan は、紙文書をデジタル化し、廃棄物を削減するためのシンプルかつパワフルなモバイルアプリケーションです。さらに、Acrobat オンラインPDFツール が新しいデジタル文書の管理に役立ちます。

多くの会社で「この大量の紙をどうするか」という問題に悩んでいることでしょう。机に積み上げられ、フォルダに詰め込まれた紙の山は、乱雑さや組織的な混乱を招きます。優れたファイル管理システムを使用していても、散らかっていたり、ファイルが大量にあったりすると、重要な文書の保管場所を間違えたり、紛失したり、時に盗難にあうリスクを高めます。仕事は十分緊張に満ちており、オフィスで大量の紙の整理に苦戦している場合ではないのです。地球環境と健全な働き方を守るために、Adobe Acrobatが解決策となります。

Adobe Document Cloudが提供するサービスは、スムーズなペーパーレス化を実現します。Adobe Scanは、紙文書をデジタル化し、廃棄物を削減するためのシンプルかつパワフルなモバイルアプリケーションです。さらに、Acrobat オンラインPDFツール は、新しいデジタル文書の管理に役立ちます。ツールはブラウザーを選びません。紙の使用量を減らし、職場の効率を高めることができます。

• PDFファイルを結合
• で、月次報告書などの類似した文書や関連した文書をひとつのファイルに統合し、包括的な年末の報告書を作成することができます。
• PDFページを並べ替え
• では、プレゼンテーション資料のようにスキャンした文書のページを移動させて整理することができ、好みの順番で表示することができます。
• PDFページを削除
• は、関連するページはそのまま維持したうえで、古いページや不必要なページを文書から削除することができます。

ペーパーレス化の利点

シンプルで手頃な価格のデジタル化ツールが手に入るようになった今、ペーパーレス化を先延ばしにする理由はありません。むしろ、一刻も早くペーパーレス化を進めるべき理由がたくさんあります。

• コストの削減：紙には多くのコストがかかります。企業は紙に関するコストで、従業員1人当たり年間推定80ドルも費やしているという調査もあります。さらに、インクやトナー、印刷機やコピー機、機械のメンテナンス、保管スペースなどのコストを含めると、損益にもかなりの影響があると考えられます。
• 環境の持続可能性：紙の生産は米国の産業汚染の原因第3位となっており、世界中の森林破壊にもつながっています。デジタル化を進めることで、紙の生産や消費に関連する膨大な量の資源、エネルギー、また公害コストをなくすことができます。
• 効率性とアクセス性：紙を使用すると、時間もかかります。日々、文書を探すために何時間も費やしているため、従業員の効率性と生産性は著しく低下します。ペーパーレスな仕事環境であれば、デスクトップ、電話、その他接続したデバイスから、簡単なキーワード検索をするだけでデジタル文書を探すことができます。
• コラボレーション：PDFやデジタル文書を使用すれば、コミュニケーションやコラボレーションも簡単です。チームメイトはオンラインでファイルを共有し、ひとつのデジタル文書から作業できます。共同で作業している人数分のコピーをする必要は、もはやありません。
• 耐久性：紙で記録を取っていると、火災、洪水、劣化などによる損傷で組織は壊滅的な打撃を受ける可能性があります。ペーパーレス化で、デジタル上で文書のバックアップさえ取っていれば、不測の事態によって重要な記録や情報が消えてしまう心配はなくなります。

ペーパーレスオフィスへの移行のヒント

ペーパーレスオフィスへの移行は、既存の文書をすべてデジタル化すれば良いというわけではありません。真のペーパーレス組織になるためには、ペーパーレスでの業務やコラボレーションがシンプルかつ効果的に、そして楽しく実施できるように、ツールやシステムを導入する必要があります。

• 計画を立てる：ペーパーレスオフィスの実現は複雑な作業を伴います。適切なゴールを設置し、確実に実行するためには、まず個人や数人のグループを指名し、組織全体で紙の使用量を把握し、紙の消費量を削減するための行動項目や優先順位を検討しましょう。
• プロジェクト管理システムを使用する：メモや付箋、バインダーなどで進行中のプロジェクトを管理するのではなく、デジタルプロジェクト管理システムを使いましょう。デジタルシステムなら、プラットフォーム上で成果物のタイムライン作成や、チームや個人へのタスクの割り当て、更新や進捗状況を管理することができます。
• ペーパーレス会議：出席者全員に紙の会議資料を配布する代わりに、会議中や会議後にアクセスできるデジタル資料を共有しましょう。各会議でデジタル議事録を作成すれば、出席者があとから参照することができます。
• 電子サインの使用を開始する：クライアントとベンダーとの契約書をすべてデジタルに切り替え、外部で使用する紙の量を削減しましょう。デジタル文書の場合でも署名用のPDFを送信で電子署名を求めることができます。

職場を完全にデジタル化する準備はできていますか？Adobe Acrobat Pro DC の7日間無料トライアル（無料期間経過後は、税込1,738円/月）に申し込むと、PDFや電子サインを無制限に利用することができ、簡単かつスムーズにペーパーレス化へ移行することができます。

＊本記事は、2021/3/3（米国時間）に公開されたブログの抄訳です。