【インタビュー】不動産テック企業のバックオフィス業務を効率化したAcrobat Pro

株式会社PICK

不動産テック企業の株式会社PICK。今回は、営業アシスタント業務、バックオフィス業務を行っているおふたりにPDFの利用シーンやAcrobat Proの活用効果について、お話を伺いました。

テクノロジーの力で不動産取引の快適さとオープン化を目指す

Q.まずはPICKの概要やサービス内容を教えてください。

坪田さん「PICKは2018年に設立したばかりの会社で、現在５期目になり、『不動産取引を快適に、オープンに。』をミッションとしています。設立当時は役員２人でスモールビジネスのような展開をしていましたが、２年前ぐらいから不動産取引に特化した電子契約サービス『PICKFORM（ピックフォーム）』の開発・提供をスタートし、社員も徐々に増えてきました。今は電子契約に特化したサービスを提供していますが、ゆくゆくは申し込みから土地、物件の管理まで、不動産取引全般に対応したプラットフォームを作っていきたいと考えています」

Q.おふたりはPICKでどのような業務を担当されているのでしょうか。

小神野さん「私はバックオフィス業務を担当しています。PICKには社員が12人ほどいますが、バックオフィス業務は私と坪田の２人で行っていて、総務、労務、経理全般をみています」

坪田さん「私はバックオフィス業務と、営業アシスタント業務を行っています。バックオフィス業務では小神野と手分けをして書類作成やチェックをしたり、時には間違いがあってはいけない書類のダブルチェックを行ったりしています。営業アシスタントは、営業の方がとってきたアポイントや資料請求の申し込み対応などをしています。扱う書類は契約書だったり、請求書や見積書、家の間取りの図面や建築事務所から受け取る図面の書類などさまざまです」

Q.坪田さんと小神野さんは、それぞれどのようなシーンでPDFデータを使用しているでしょうか。また、今までPDFデータや他書類などを使用する上での課題、お困りごとなどありましたでしょうか。

小神野さん「私の場合は、請求書や税理士さんにお渡しする資料などでPDFを使っています。ExcelやWordのデータをPDF化することが多いですね」

坪田さん「私は主に営業アシスタントとしてPDFを使っています。PICKでは会社概要資料やサービス資料、提案書などすべてデザインチームが一括して作っています。デザイナーはデザインツールを使って資料を作っているため、PDF化して社内に共有してもらい、各メンバーはPDFを使用しています。不動産の間取りの図面や申し込み書もPDFが多いです。課題としては、社内資料や提案書に少し追加や修正したい場合、ひとつひとつデザイナーに作業を依頼しないと修正編集が行えないこと。デザイナーも場合によっては作業が多く重なっているときなどもあると負担になるし、依頼するほうとしても気になるな……と思っていました。また、間取り図面に入っている各不動産会社さんや建築会社さんのお名前を消してから共有しないとならない場面、一回一回プリントして塗りつぶしたり上から別の紙を被せて見えないようにするなどしてスキャンをし直す、などの手間がかかっていました」

PDFを自分で編集できるようになりデザイナーの負担も軽減

Q. Adobe Acrobat Proを導入して、解決したこと、また業務改善に役立ったことなどを教えてください。

小神野さん「私がとくに便利に感じているのは、ページの切り取り機能です。たとえば、決算書のこのページだけ切り取って使いたいというケースがあったり、税理士さんにPDFの中の該当の箇所だけ渡したいというケースがあります。そんなときに、ページの切り取り機能があって助かっています。

また請求書などを作る時に、ここの日付だけ、ここの数字だけ直したいということがよくあります。私はExcelで請求書を作りそれをPDF化しているのですが、一ヵ所だけを直すためにExcelを開いて、PDF化して……という作業をするのはストレスになります。Acrobat ProでPDFを直接編集できるようになり、負担が減りました。

他に、税理士さんに入出金明細を求められたときは、該当の入金や出金箇所にマーカーを引き、マーキングしたPDFをお渡しできるようになったことも便利です。今まではプリントして、物理的にマーカーをひき、スキャンして税理士さんに送るという作業をしていたのですが、プリントせず、そのままPDFで作業ができるようになったためとても作業がスムーズになりました」

坪田さん「一点目は先ほどもお話した、自分でPDF編集が可能になったこと。デザイナーに依頼せずに自分で修正作業ができるようになったため、デザイナーの作業負担も減り、かつ自分で直したいときに直せるため、時間的効率もアップしました。あとから聞いたところ、実はデザイナーの負担になっていたところもあったようで……たった一ヵ所の修正でも、まずはデザインツールで直し、それをまたPDF化し、圧縮して社内に共有し直すという複数の作業が減ったことは時間的にもストレス的にも負担軽減ができたと思います。

二点目は、不動産の図面の修正作業。不動産会社さんや建築会社さんのお名前を消すために一回一回プリントする作業がなくなりました。送られてきたPDFを『墨消し』機能で消すだけで、即座に使用できる図面となり、効率よく作業を進めることができるようになりました。墨消しするワードを選択することで、一括して墨消しする、という機能もあり、見落としを防ぐこともできます」

他に、不動産業界の交流会に参加しませんかといったお誘いをメールでいただくことがあるんです。でも不動産業界はまだまだ紙ベースなので、添付してあるPDFの参加申込書を印刷して記入し、FAXで送り返してくださいみたいなことも多いんです。PICKにはFAXがないので困ることも多かったのですが、Acrobat Pro導入後は、申込書のPDFにそのまま記入し、送り返せるようになったので、本当に助かっています」

小神野さん「今坪田が言ったようなケースだと、申込書を印刷して記入し、それをスキャンしてメールで送って下さいというケースもあります。会社ならそれも対応できますが、プリンターがないリモート環境下では返事ができません。こんなときも、PDFデータ上に書き込めるAcrobat Proに助けられています」

PDFのフォーム作成機能に注目

坪田さん「今、社内で電子契約を導入する際の利用同意書を作って欲しいと言われているんです。そこで注目しているのがPDFフォーム機能です」

フォーム化とは、PDF化するときに入力項目をあらかじめフォームとして設定すること。この機能を使えば、他の部分をロックし、指定部分だけ先方が編集できるようにするといったことが可能になります。

坪田さん「今は、販売代理店からもらう申込書などもGoogleスプレッドシートを利用しているんです。メールでURLを送って、こちらに記入してくださいという形です。でもそれだと、誤って消してしまったり、入力内容を変更してしまったというような事故も考えられます。不安なのでロックをかけるようにしていますが、そうするとまた一手間かかってしまって……。先方のパソコンにAcrobat Proが入っていなくても使えると言いますし、今後はこのフォーム機能を活用してみたいですね」

小神野さん「私は比較機能を使ってみたいです。PDFを直接編集できるのはとても便利なのですが、何度も繰り返していると『あれ？どこを直したんだっけ？』ってなってしまうこともあって。ビフォーアフターを比べられる比較機能を使って、そういう悩みを解決したいと思っています」

PICKでは、図面の編集作業など不動産業界ならではのお困りごとの解決、社内の作業負担の軽減化など、Acrobat Proを作業効率化に役立てています。

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