Adobe Acrobat 活用あり・なし徹底比較！ ビジネスパーソンの「タイパ」、どれだけ差が出る!?

突然ですが社会人のみなさん、日々の業務は効率化できていますか？ 昨今は、業界や企業規模を問わずデジタル化やペーパーレス化へ取り組む企業も多くなってきました。

しかし現実的には、「取引先の要望で、紙でのやりとりをせざるを得ないケースが多々ある」とか、

「データ形式の互換がうまくいかず、結局手作業が発生する」など、ところどころに手間がかかる作業が発生することも多いようです。

……そんな作業に貴重な時間と労力を奪われ続けるのはもったいない。Adobe Acrobat を活用すれば、効率化できるのに！

そこで今回、私、ライターのヤマダユウス型（やまだゆうすけ）が、社会人の「タイパ（タイムパフォーマンス）」を上げるべく、「実は多くの企業に隠れているタイパの悪い（＝悪タイパ）作業」をピックアップ。都内IT企業に勤めるSさんに協力してもらい、「Adobe Acrobat Pro（以下、Acrobat）がない時（従来の作業フロー）」と「Acrobatがある時」をシミュレーションして、その作業にどんな違いがあるかを比較してみました。

あなたも「隠れた悪タイパ作業」を見逃していないか、チェックしてみてください。

（1）朝の事務作業：取引先から郵送される書類。管理と社内共有に残る「悪タイパ作業」

Sさんの業務は大部分がデジタルで完結しますが、取引先によっては領収書や資料などの書類を紙でやりとりしなければいけないことも多いそう。今日もクライアントから資料が郵送されてきました。今後、提案資料を作成するために、この資料をチームメンバーに共有しなければなりません。

Acrobatがない普段のSさんは、どうやって作業をしているのでしょうか？

１：書類を持ってコピー機へ行く

２：書類をスキャン。コピー機に宛先登録している自分のメールアドレスに、スキャンデータが送られる

３：デスクに戻り、メール添付されたスキャンデータを、ローカル上の案件フォルダに保存

４：チームメンバーに共有するため、スキャンデータをクラウド上の共有フォルダにアップロードし、URLを社内コミュニケーションツールで共有

コピー機でのスキャン作業、ローカルでのデータ整理、クラウドへのアップロードなど、複数のツールをまたいだ作業が発生しています。途中で同僚に話しかけられるなどすると、クラウドへのアップロードを忘れてしまい、チームへの共有が遅れてしまうこともあるそうです。

では、Acrobat があったらどうでしょうか？　ここではAdobe Scanも活用してタイパを向上します。

社用スマホに入れた、無料のスマホアプリ「Adobe Scan」で書類をパシャっと撮影。すると……、

撮影した写真は、自動的にPDFに変換され、自動補正によってきれいな文書としてAdobeクラウドストレージに保存されます。実質作業はスマホで撮影して、保存先を選ぶのみ。あとは、チームメンバーにURLを共有すれば完了です。

しかも、保存されたデータは、OCR機能によって文字がテキストデータとして認識されるためAcrobat上で、文字検索やコピーもできちゃうんです。「2023と書かれた文章だけ検索したい」みたいなことも簡単。提案を考える際に、必要な情報に素早くアクセスできるのは嬉しいですね。

「コピー機、ローカル、クラウドと、複数の場所での“やらなきゃいけない作業”が重なるのは面倒臭いけど、仕方ないよなと諦めていました。Acrobatを活用する方法なら、データ共有までスムーズですし、しかもより使いやすい資料として保存できるから、ありがたいですね」（Sさん）

（2）日中の提案準備：チームの考えをまとめる際の「悪タイパ作業」

Sさんは、クライアントへの提案準備として、資料の読み込みと確認事項の洗い出しをチームで行うことが多いそう。社内ミーティングの前に、チームメンバーに資料に目を通してもらい、あらかじめ気になる点を挙げてもらっています。

「メンバー全員の意見の確認や、まとめる作業が結構大変で」とSさん。Acrobatがない場合はどんな作業をしているかというと……。

１：資料を読んだチームメンバーが、コミュニケーションツール上に、気になる点を投稿

２：Sさんが資料の該当箇所を探す
　（PC上だと、資料とコミュニケーションツールのウィンドウを切り替える必要があるなど、つけ合わせしにくいので、資料をプリントアウトしてチェックすることが多いそう）

３：「ここのこと言ってるの？」と再確認する

コメントのつけ合わせをするために、PCと紙、両方を行ったりきたりしている様子。コメントするメンバー側も「何ページ目の何行目の〜〜」と細かい説明を投稿する必要があります。これは手間ですし、見落としが発生する可能性も。手元にある資料に直接コメントできれば、こんな不便は起こらないのに……！ では、こんなときにAcrobatがあれば、どうでしょう？

作業は、PDF化したAdobe クラウドストレージ上の資料をチームメンバーに共有するだけ。後は「コメント機能」を使って資料内に直接コメントを投稿してもらうことができます。

コメントの方法も「テキスト」だけでなく、「描画」やフリーハンドで書ける「鉛筆ツール」など様々。「ここの表現、詳しく確認した方がいいのでは？」といった意見も直感的に指示できますし、チームメンバーの意見交換もスレッド内で完結できます。さらに誰がいつどんなコメントをしたかが時系列で記録できるので、チーム内の総意がまとめやすい！

なにより、確認の際にいくつものツールをまたがなくていいスマートさ、これに尽きますね。

「1つの資料をベースに、チームの意見交換を一元化して可視化できるのは、本当にありがたいです。これまでだと、同じ指摘が複数人から挙がったり、それに対する回答を何度も繰り返すケースがあったりして、すごく効率が悪かったんです。これからは、Acrobatの機能をバンバン使いこなしてみたいですね」（Sさん）

（3）夕方の資料作成：元データのないPDF資料をベースに、新しく資料を作る際の「悪タイパ作業」

書類整理とミーティングをこなし、Sさんの1日の仕事時間もようやく終盤。残りの業務時間は新しい資料作成に取り掛かるそう。作成するのは、クライアントからの提供資料に描かれたシステムフロー図の修正版です。

しかし、クライアントからはPDF資料しか提供されていません。PowerPointなどの元データを提供してもらえれば、それを活用して一部のみ修正することは簡単そうですが、元データがないケースは非常に多いです。

こうなるともう、覚悟を決めて一から手作業で作成するしかありません。Acrobatがない場合は…。

資料のフロー図を見ながら、PowerPointで資料を作成。図形資料をほぼ丸写しとなると、なかなか面倒な作業です。

そんな面倒な作業も、Acrobatを使えばこんな風に改善できちゃいます。

１：PDFデータを開く

２：PDFからPPT形式に書き出し

３：修正したい箇所の文章や図形を選択し、修正

なんと、Acrobatがあれば、PDFをPPTなどのデータに変換して書き出すことができるんです。これなら、PowerPoint上で図形の再編集も簡単です（※）。

PowerPointの他にも、WordやExcelファイルとして書き出すこともできます。Officeソフトを活用している人であれば、Acrobat との連携は間違いなく便利な機能。書き出しの方法はこちらのページで紹介されています。

「今までは、資料の骨子自体は目の前にあるのに、一から図版作りをスタートしなければいけないことが多くて。まさに、かゆいところに手が届く機能で、これは助かります。」（Sさん）

※ スキャンしてPDF化したデータの場合、再編集できないケースもあります。

多くの作業がAdobe Acrobat Pro ひとつでできる便利さを実感

以上、3つの「悪タイパ作業」と、Acrobat による改善方法をご紹介しました。「そういえばこの作業、面倒だと思っていた！」なんて感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回、Acrobatがない時と、ある時の比較検証に協力いただいたSさんにも、こんな感想をいただきました。

「いつも何気なく行っている作業を分解してみると、コピーを取りに行ったり、紙とデータを見比べたりと、1つ1つの作業量は小さくても積み重なって大きなタイムロスになっていることに気づきました。

一方Acrobat がある場合は、作業全体がシンプルになった実感がありました。書類管理やコメント管理など、多くの作業がAcrobat内で完結してくれるのが良いですね。タイパ向上には、ぜひ取り入れたいツールだと感じました」。

「これ、効率悪いと思うんだけどなぁ……」と思いながらも放置してやり続けていたあなたの業務。もしかしたら、Adobe Acrobat Proで改善できるかもしれませんよ。ぜひ、お試しください！