【インタビュー】認定NPO法人の監修業務を効率化したAcrobat Pro
今回お話を伺ったのは、NPO法人ReBitの発足当初からのメンバーである中島潤さん。コンサルティングからバックオフィス業務までを担当する中島さんは、Adobe Acrobat Proをどのように活用しているのでしょうか。
中島潤
NPO法人ReBit事務局長、キャリア事業部マネージャー。修士（社会学）。団体設立時よりReBitに関わり、研修やイベント企画等、多様な性に関する発信活動を行う。大学卒業後、民間企業に就職し、営業職を経て、販売企画部門課長職として、予算管理や人材育成、組織体制の教化といったマネジメント業務に従事。その後、より深く「多様な性」をめぐる課題を研究すべく、大学院にて社会学を専攻。現在は、「LGBTQも含めた誰もが、自分らしく働くことを実現する」という目標のもと、企業・行政等への研修やコンサルテーション、就活生・求職者への支援を行う。
いろいろな人の「自分らしく働く」を応援したい
Q. まずはRebitという団体について教えてください。
中島さん「ReBitという名前は、『少しずつ』を意味するlittle bitの『Bit』に、『繰り返し』を表す『Re』がくっついたものです。少しずつを何度でも繰り返すことで、社会がより良い方向に進んでいって欲しいという願いが込められています。LGBTQを含めたすべての子どもや若者が、ありのままで大人になれる社会を作りたいと、2009年に学生団体として発足しました。2014年からはNPO法人として活動を続けています。」
Q.具体的にどんな活動をしているのでしょうか。
中島さん「子どもの課題解決として教育事業の展開と、若者の課題解決としてキャリア事業の展開。現在はこの２軸で活動しています。教育事業では、私たちが研修や授業をご提供したり、先生が授業をできるように教材を作成したり。キャリア事業では、企業の皆様に向けて研修のご提供をしたり、D＆I推進に向けた取組みをしたいという企業様に、コンサルテーションのご提供をするのが主な活動となります。コンサルテーションの一環として、社内のハンドブックを作りたい、マニュアルを作りたい、あるいは広報物を作りたいといった場合の監修も承っています。また出版社の方から、書籍の監修を依頼されることもありますね」
2021年からは、LGBTQに関してのみの取組みだけでなく、障がいというテーマも掛け合わせて、福祉サービスもスタートしたと中島さんは言います。
中島さん「元々ReBitは、LGBTQだけでなく、いろいろなちがいを持つ人が自分らしく働ける社会を実現したいという思いから始まった団体です。様々な人の、様々なちがいに対して包摂的な社会風土を作っていきたい。その思いと、LGBTQはメンタルヘルスにおけるハイリスク層であるにも関わらず、安心して福祉を使えていないという課題をふまえ、2021年の冬に、渋谷区で就労移行支援事業所という障がい福祉サービスを始めました。LGBTQで、かつ、精神障がいがある方のような、複合的マイノリティの方も含め、いろんな人の『自分らしく働く』を応援したいんです」
Q. 中島さん自身は、どんな業務をされているのでしょうか。
中島さん「私は今、事務局長とキャリア事業部のシニアマネージャーを兼任しています。事務局長は、民間企業でいうところの人事や総務ですね。バックオフィス部門を束ねるような役割です。キャリア事業部では、さきほども言ったように企業様のD＆I推進に向けたコンサルテーションなどを行っています」
Q.普段はデスクワークが多いのでしょうか。
中島さん「かなりの時間、パソコンとにらめっこしていますね（笑）。ReBitは、バックオフィス側の職員も含め、基本的にリモート勤務なんです。学生時代は環境的に難しい部分がありましたが、NPO法人化してからは、よりスピーディーに業務を進めるために、今のスタイルになりました。コロナが流行する前から、リモート勤務でしたね」
監修業務を効率化、複数人で同時進行できるコメント共有機能
Q. Acrobat Proで、最も役立っている機能を教えてください。
中島さん「普段最も多く使っているのは、PDFデータに直接コメントを入れ合う機能です。お客様から監修の依頼を受けて、何かしらの原稿や出版物に監修コメントを入れさせていただくというシーンがよくあるんです。お客様からいただくデータは、基本的にPDF。そのPDFを複数の職員で役割分担しながらコメントを入れ合って、より良い状態にしてお返しするというのが一連の流れになります。そのときにAcrobat Proでコメントや注釈を入れています」
Q. Acrobat Proの導入前、PDFに直接コメントを入れられるようになる前はどのように対応していたのでしょうか。
中島さん「かなりアナログな方法で対応していましたね。まず紙に印刷してそれに手書きでコメントを入れて、さらにスキャンしてお返ししていました。例えばその監修に関わっているメンバーが３人で、その本が70ページだったとすると、まず70ページ×３人分を印刷することになります。それぞれが赤字を入れ、最終的に代表者がその赤字をまとめるわけですが、その作業がある分どうしても納期が伸びてしまっていました」
「３人が同じ箇所に同じコメントをしていて、二度手間三度手間になったこともありました」と中島さん。それから中島さんは、もっと良い方法はないかと模索したと言います。
中島さん「たどりついたのが、いただいたPDFを画像として扱い、パワーポイントに貼ってコメントを入れるという方法でした。ですがそれだと、70ページ分を全部画像にして貼り付けるという手作業が発生します。そしてお客様にお返しするときに、PDF上に改めてコメントを集約しないといけない。この方法も効率的ではないな、と。そんなときに出会ったのがAcrobat Proでした」
Q. Acrobat Proのコメント機能で、特にお気に入りの点はどこですか。
中島さん「PDFにコメントを残せるというだけでも便利なのですが、それをリアルタイムで共有できるのは、本当にありがたいです。『これは自分よりあの人のほうが詳しいな、あの人にお願いしたいな』というときは、Acrobat上でコメントとして依頼しています。逆に自分が書けることは先にコメントを残しておくことで、二重の手間を防いでいます。急いでいるときは、監修チームでオンラインミーティングをしながら、その場でどんどんコメントを入れていくこともありますね。そしてそれを、そのままお客様にお返しできる。かなり効率が上がったと実感しています」
Q.他にも活用されている機能があれば教えてください。
中島さん「電子サインもよく使わせていただいています。これまで契約書といえば紙がメインでしたが、ReBitは早くからリモートワークにしていたので、契約書が郵送で届くとなると、その日に合わせて事務所に出勤をする必要がありました。Acrobatの電子サイン機能を使うようになってからは、その手間がなくなりましたね。
戻ってきた契約書面が、データ上で検索可能な状態で保管されるというのも嬉しいです。『以前いただいた契約書はどこだろう』となったときも、Acrobat Pro上で遡って見られるので助かっています。改めて契約書を交わすときは、前回の契約書のデータを直接編集して変更することもできます。時間短縮ができてとてもありがたいです」
Q.最後に、今後Acrobat Proをどのように活用していきたいかをお聞かせください。
中島さん「Acrobat Proを含めて、ツールをどれだけ使いこなせるかが、自分たちの本来業務にどれだけ時間を使えるかということに、直結すると感じています。もちろん監修させていただくことも、契約を結ばせていただくことも、私たちの大切な業務です。ただその作業の向こう側にある目的は、LGBTQの課題を解決したいということです。そこに直結することにもっと時間を使えるようになれば、結果的に私たちが目指すゴールに近づくはずです。Acrobat Proの便利な機能を活用して、もっともっと本来業務に時間を使えるようになれば、社会もより良い方向に進むのではないかと考えています」
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