【インタビュー】フリーランスの仕事を効率化したAcrobat Pro

株式会社GAMEZ
株式会社BAP-holdings
株式会社ミライズ

今回お話を伺ったのは、フリーランスとして活躍する平野さん。何足ものワラジを履く平野さんは普段、どのようにPDF、そしてAdobe Acrobat Proを活用しているのでしょうか。

1990年生まれ。長崎県雲仙市出身。鎮西学院高等学校、北九州市立大学 地域創生学群 地域マネジメントコース卒業。

学生の頃からファッションイベントを中心にイベントを企画運営し、東京ガールズコレクションのインターンや東京コレクションの現場を経験。卒業後は、ブライダル関係の仕事を経て、どんな仕事でも営業スキルが大事だと思いリクルートへ入社。月間個人表彰や年間チーム賞を受賞。その後、やはり大好きなイベントに携わる仕事がしたいと思い、東京ガールズコレクションや各種イベントの企画制作を行うプロデューサーのアシスタントに。結婚を機に、現在は福岡でフリーランスとして活動。学生時代、リクルート時代、アシスタント時代に出会った方々のご縁で様々なお仕事を頂きながら現在に至る。

フリーランスとして３つの会社で活躍

Q. フリーランスとして幅広い活躍をする平野さん。最近ではどんなお仕事を行なっているのでしょうか。

平野さん「イベントの企画や運営を行うGAMEZ。美容室やネイル・アイ・エステサロンを展開するBAP。販促会社のミライズ。現在は主にこの３つの企業とお仕事をさせていただいています。

GAMEZは福岡を拠点とするイベント会社です。ライブ、ディナーショー、学園祭など幅広いエンタメ系イベントを手がけています。依頼があれば全国どこでもイベントをやりますが、本社がある福岡と事務所がある東京での開催が多いですね。GAMEZの社長とは大学時代から面識があり、その頃からイベントスタッフをさせていただいていました。フリーランスとしてGAMEZと本格的にお仕事をするようになったのは５年ほど前からで、今私は主にイベント当日の運営や取り仕切り、イベントに関わる資料の作成などを担当しております。

BAPは美容室やネイル・アイ・エステサロンなどを全国で67店舗経営しています。私はそちらで広報をさせてもらっており、集客や売上のサポートをしています。ホットペッパー等の広告媒体への出し方、クーポン、店内のポップ、チラシ、SNS……そういったものをどれぐらいの予算で、どんな内容で、どのタイミングで出すかを、店舗状況やマーケット状況などから考えています。私の他に広報スタッフが3名いるので、戦略を考えたあとの入力作業・制作作業等は一緒にやってもらっています。

ミライズは、商業施設での販促に特化した企業です。商業施設が短期的な成果ではなく、長期的な成果を出せるように、企画から検証までのPDCAサイクルをスピーディーに回して成果を追い求めることで販売促進の勝ちパターンを作っていくのが特徴です。

販促として、イベントを企画したりという点ではGAMEZと似ている部分もありますが、商業施設のイベントでは、その地域の方にご出演やご協力をお願いすることも多いんです。コロナ禍で空きテナントが増えたときは、そのスペースに地域の方の習字や絵を展示するという企画をやったこともありました。なので、地域の方との色々な調整を任されることが多いですね。

PDFを業務内容によって異なる使い方をすることで、効率化につながる

Q. お仕事ではどのようにPDFを活用しているのでしょうか。またAdobe Acrobat Proを導入して変わったことはありますか。

平野さん「各社での業務内容が異なるため、それぞれ、PDFの使い方も異なります。

GAMEZの場合、ExcelやWord、Power Pointを使って資料を作り、それをPDFにして関係者にお送りしています。ですが、ある関係者には、その方に関わりのある部分だけを送りたい。別の方には、別の方に関わる部分だけを送りたい、というケースがよくあります。これまでは、Excelなりパワポなりの元データに戻って、分割をして、またPDF化をしていました。Acrobat Proを導入してからは、PDFデータ上で分割ができるようになったので助かっています。時間や手間が減ったのもそうですし、ファイルの数自体を増やさなくて良くなったのも嬉しいですね。

BAPの場合、経営陣だけでなく、各美容室とのやりとりが多くあります。皆さんいつもパソコンの前に座っているわけではないので、LINEで送って、スマホでデータを確認されることがほとんどなんです。そのため、スマホでもすぐ確認できるPDFでやりとりをしていますね。またパソコンでも、私は普段Windowsを使っていますが、美容師さんはMacを使われていることが多い。その場合、パワポやExcel、Wordデータだとフォントや改行がズレてしまうことがあるので、レイアウトが崩れないPDFで確認してもらっています。

最近ではアプリ「Adobe Scan」も使い始めたと平野さんは言います。

平野さん「BAPの代表からの赤字は、送ったPDFを紙に出力して、それに赤字を手書きで書き込むかたちで返ってきます。最近ではそれをAdobe Scanでスキャンし、PDFデータ化するようになりました。他にも領収書にもAdobe Scanを使っていますね。作業的にはただスマホで写真を撮っているだけなのですが、本当にスキャナーでスキャンしたみたいに撮れるし、文字も認識できるし、ビックリしました。

ミライズでは、企画書などを送るとき、PDFデータにしています。ミライズでは社外の方とのやりとりが多いので、送り先でも自由に編集ができてしまうWordやパワポのデータは使いづらいんですよね。また企画書の中の名前だけを変えて送りたいということがよくあるのですが、Acrobat Proを導入してからは、PDF上で修正できようになったので便利に感じています」

Q. では最後に、今後Acrobat Proで使ってみたい機能があれば教えてください。

平野さん「Word、Excel、パワポのデータをPDFにするのはいつもやっているのですが、逆に、PDFデータをWord、Excel、パワポのデータに変換する機能を使ってみたいです。元データがPDFしか残っていないというケースで、イチから作りなおすのではなく、変換して編集できるようにしてみたいですね」

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