Como a digitalização de documentos está dando suporte à maturidade digital nas empresas?
Em busca de respostas a essa pergunta, a Adobe pediu que a Forrester realizasse uma pesquisa no Brasil, com líderes dos departamentos de TI de diversas companhias, a fim de entender melhor como a digitalização de documentos se relaciona com a maturidade digital.
A primeira descoberta da Forrester foi a de que o trabalho híbrido é, atualmente, uma norma no Brasil, e isso requer das companhias que elas estabeleçam tecnologias apropriadas para que seus colaboradores possam exercer suas funções.
E como os os documentos digitalizados são um dos pilares chave para a condução de um negócio em um momento de digitalização, adotar um processo de gestão de documentos digital constrói um ambiente de trabalho mais preparado para os desafios do futuro.
Neste artigo
- O que significa maturidade digital nas empresas?
- O que a Adobe e a Forrester levantaram em dados sobre digitalização de documentos e maturidade digital?
- A adoção da digitalização de documentos eleva a maturidade digital nas empresas
- O uso da gestão de documentos analógica impede o desempenho organizacional
- Dicas da Forrester para gestores que querem alcançar a maturidade digital
- Conte com o Adobe Acrobat Sign
O que significa maturidade digital nas empresas?
Para resumir, a maturidade digital é um processo que ocorre após a transformação digital. Na transformação digital, a empresa está passando por uma implementação de tecnologias e saindo de operações analógicas.
A maturidade digital está ligada à consciência que a organização tem sobre o uso da tecnologia e as estratégias que são montadas a partir de dados, insights e outros impactos de ferramentas digitais dentro do negócio.
No cenário atual, ela é vista como um forte fator de competitividade de mercado.
O que a Adobe e a Forrester levantaram em dados sobre digitalização de documentos e maturidade digital?
De acordo com o estudo “Accelerate Digital Momentum And Transform Your Workplace With Digital Document Processes:A Spotlight on Brazil”, os pontos principais para entender a relação entre digitalização de documentos e maturidade digital são:
- 74% das pessoas que tomam decisões nas empresas reconhecem a importância dos processos de digitalização de documentos para a maturidade digital do negócio. De acordo com a Forrester, a adoção de documentos digitais subiu de 25% (antes da pandemia) para 54% (depois da pandemia) no Brasil. Esse aumento está ligado à mudança de trabalho do presencial para híbrido.
- Segurança de dados e insights de mercado são alcançados a partir dos processos de digitalização de documentos. É mais desafiador proteger informações em ambientes virtuais, porém, os tomadores de decisão entrevistados perceberam que a gestão digital de documentos ajuda a aumentar a segurança, privacidade de dados, gerenciamento de identificação e compliance.
- A Forrester também descobriu que o Brasil está investindo em tecnologia para o futuro, dando grande importância à migração para a nuvem (72%), expandindo os recursos de automação (68%) e adotando tecnologias emergentes (56%). A integração dessas tecnologias com a digitalização de documentos podem criar novas oportunidades e melhorar a maturidade digital.
A adoção da digitalização de documentos eleva a maturidade digital nas empresas
O estudo ainda mostrou que, com a digitalização de documentos, o Brasil vai se alinhar ao resto do mundo a nível de maturidade digital. 53% dos tomadores de decisão no Brasil já estão usando ferramentas digitais para gestão de documentos em suas organizações.
Deles, 42% usam principalmente ou exclusivamente processos de documentos digitais - um número mais expressivo que a taxa de adoção na APAC (30%) e um pouco menor do que na Europa Ocidental (47%).
Apenas 2% desses tomadores de decisão não adotaram processos de digitalização de documentos e ainda dependem de processos baseados em papel para gerenciá-los.
O uso da gestão de documentos analógica impede o desempenho organizacional
Os processos baseados em papel têm um impacto negativo na produtividade dos funcionários de uma companhia, 56% dos tomadores de decisão encontram problemas com retrabalho devido a erros e 54% percebem atrasos no encaminhamento e obtenção de assinaturas em suas organizações.
Além disso, em papel, os processos representam grandes problemas de segurança devido à dificuldade de manter controle de acesso (54%), falta de trilhas de auditoria (48%) e risco de fraude de assinaturas manuais (44%).
Ou seja, os efeitos prejudiciais do uso de processos analógicos de gestão de documentos cada vez mais justificam a adoção de processos de digitalização de documentos dentro das companhias.
Dicas da Forrester para gestores que querem alcançar a maturidade digital
- Busque atingir a maturidade digital além da adoção da digitalização de documentos;
- Priorize plataformas e pacotes de tecnologia;
- Aproveite as oportunidades apresentadas pela digitalização de documentos para criar um local de trabalho digital inteligente;
- Continue a digitalizar processos baseados em papel para o bem do planeta.
Conte com o Adobe Acrobat Sign
O Adobe Acrobat Sign é um serviço de assinatura eletrônica baseado em nuvem que permite ao usuário enviar, assinar, rastrear e gerenciar processos de assinatura.