Go Paperless or go home – So ersetzen Unternehmen die Papiertradition im Büro
Die Nutzung von Papier weicht schon seit Längerem der Digitalisierung. Unternehmen, die heute noch keine Digitalisierungsstrategie ausgerufen haben, findet man selten. Dennoch, die Umsetzung lässt oft auf sich warten und Papier wird auch heute noch häufig in vielen Unternehmen für interne und externe Anwendungsfälle – insbesondere in Deutschland – genutzt.
Gedruckt für den Papierkorb
Der gemessene deutsche Papierverbrauch im Jahr 2021 lag bei 19 Millionen Tonnen, davon lassen sich 31 Prozent auf den Sektor der „grafischen Papiere“ zurückführen, die Druckerzeugnisse und somit auch den Bürosektor einschließen (Quelle Nabu). Zwar hat sich der Verbrauch in diesem Bereich über die letzten 20 Jahre um 40 Prozent reduziert, dennoch wird heute in zahlreichen Büros bedenkenlos auf den „Print“ Knopf gedrückt. Natürlich ist kein Office zu 100 Prozent papierlos, ein paar händische Notizen oder auch der Wochenplaner als Schreibtischunterlage stehen in diesem Zusammenhang nicht in der Kritik. Der „Paperless-Ansatz“ konzentriert sich vielmehr auf all die Fälle, in denen eine digitale Version Sinn ergibt.
Zeit und Ressourcen sparen
Die Digitalisierung von Dokumenten schont nicht nur unsere Ressourcenbestände, sondern bringt neben Ordnung auch Effizienz und Zeitersparnis. Das beginnt schon mit der Erstellung von Verträgen oder Formularen, etwa Rechnungsbelegen oder Lieferscheinen. Nach der Erstellung und Bearbeitung inklusive diverser Nachbearbeitungsprozesse geht der eigentliche Papierverbrauch erst los. Final bearbeitete Formulare zum Ausfüllen durch Kund*innen oder Lieferant*innen werden nicht selten für diverse Standorte benötigt. Verträge mit Hunderten von Seiten in mehrfacher Ausführung müssen nicht nur ausgedruckt, sondern auch versendet, unterzeichnet und aufbewahrt werden.
Digitale Dokumentenprozesse
Dieser Aufwand und Unmengen von Papier können mit einer digitalen Integration wie Adobe Acrobat ganz einfach eingespart werden. Diese Lösung ermöglicht unterbrechungsfreies Arbeiten, denn mit den Acrobat-Tools für Desktop, Web, Smartphone und Tablet lassen sich Dokumente im Handumdrehen in PDF-Dateien umwandeln, bearbeiten, teilen und veröffentlichen – unabhängig von Zeit, Ort und Zweck. Sind zum Beispiel noch Änderungen anzumerken, können diese bequem über digitale Kommentare oder Hervorhebungen im PDF-Dokument eingefügt werden. Mit Acrobat Sign lassen sich Dokumente zudem mit wenigen Klicks elektronisch unterschreiben. Ebenso können Unterschriften eingeholt werden, dabei lässt sich genau nachverfolgen, bei welcher Vertragsteilnehmer*in das entsprechende Dokument auf seine Signatur wartet.
Erfolgreichen Beispielen folgen
Viele Unternehmen haben die Vorteile von digitalen Dokumentenprozessen bereits erkannt. Die Einsparung von Papier, Zeit und der Faktor der Auffindbarkeit der Dokumente hat branchenübergreifend für Begeisterung gesorgt. Zahlreiche Unternehmen wie die Sportmarkenikone PUMA, das IT-Systemhaus Bechtle und eines der größten Bauunternehmen Europas STRABAG beschleunigen Vertragsabschlüsse heute mit der E-Signaturlösung von Adobe und sparen tausende Seiten von Vertragspapier ein. Trotz dieser erfolgreichen Vorreiter haben viele Unternehmen bislang nur einen Teil ihrer Dokumentenprozesse digitalisiert. Oftmals mangelt es noch an Vertrauen und Überzeugung, wenn es um das Thema E-Signatur und ihrer Verbindlichkeit geht. Dabei sind digitale Lösungen weitaus nachvollziehbarer als die händische Unterschrift mit dem Stift auf Papier. In Zeiten von steigenden Betrugsfällen wie Identitätsraub, Fake News und anderen analogen wie digitalen Gefahren stellt Adobe sichere Lösungen für Unternehmen zur Verfügung. Acrobat Sign stellt als globale Plattform für E-Signaturen ein Ökosystem für staatliche und private Identitätsverifizierungen bereit. Unterzeichner*innen von Verträgen müssen sich erst eindeutig verifizieren, bevor Sie ein Dokument unterschreiben können.
Sicher mit der „Qualifizierten elektronischen Unterschrift“
Bei rechtlicher Notwendigkeit oder risikobehafteten Verträgen können Unternehmen eine qualifizierte elektronische Unterschrift (QES) über einen verifizierten Vertrauensdienstleister von Unterzeichnern erstellen lassen, direkt integriert in den Acrobat Sign Signaturvorgang. Dieser elektronische Dienst überprüft die Identität des Unterzeichners eindeutig. Dies geschieht mithilfe des Erfassens und Vergleichens von Ausweisdokumenten mit der tatsächlichen Person, wie Video-Identifizierungen oder neueren eID Methoden, wie beispielsweise der Online-Ausweisfunktion. Mit der validierten Identität unterzeichnet die Person samt personenbezogenem digitalen Zertifikat das Acrobat Sign Dokument mit wenigen Klicks.
Die Dokumente werden nach erfolgter Unterschrift versiegelt, sodass nachträglich keinerlei Anpassungen stattfinden können, ohne dieses Siegel zu brechen. Adobe Acrobat verifiziert bei Öffnung des Dokuments automatisch alle Unterschriften, Zertifikate und Siegel und alarmiert im Fall einer Veränderung die Nutzer*innen.
Der elektronische Stempel
Dokumente, die keine Unterschriften benötigen, sind leicht zu kopieren – oft greifen Unternehmen daher noch auf einen Unternehmensstempel zurück, der die Authentizität des Dokuments beweisen soll. Dieses Siegel ist nicht selten einer der letzten Anwendungsfälle für Papier im Unternehmen – eindeutig zugewiesen und unverkennbar. Jedoch lässt sich auch dieser Schritt mittels elektronischer Siegel (E-Seals) ganz einfach digitalisieren. E-Seals werden dazu entweder direkt über Acrobat Sign implementiert oder per API zur Verfügung gestellt. In diesem Fall wird das elektronische Siegel von externen Vertrauensdienstanbietern an Unternehmen ausgestellt, welche sich vorab gegenüber diesen identifiziert haben. Das E-Seal kann dann eindeutig Personen zugewiesen werden, die dieses automatisch auf Dokumente in einem Dokumentenprozess anbringen.
Vertrauen in die Identität
Das papierlose Büro benötigt also vor allem genügend Vertrauen in die technische Lösung, aber auch die Teilnehmer*innen und deren Identität. Ohne eine sichere Identifizierung bleiben Unternehmen und Abläufe angreifbar. Daher zeigen auch Lieferanten und Kund*innen ein erhöhtes Interesse an der Zusammenarbeit mit Unternehmen, die ihre Prozesse entsprechend absichern. Mit Adobe´s Trust & Identity Services können jegliche Arten von Dokumenten nach europäischen und globalen Standards und Richtlinien wie der eIDAS-Verordnung abgesichert werden. Mit dem Ausbau der weltweiten digitalen Identitätsstandards wird Adobe somit zum langfristigen Partner für digitale Identifizierung von elektronischen Dokumentenprozessen.
Mehr Informationen rund um digitale Dokumentenprozesse mit Adobe Acrobat und E-Signaturen mit Adobe Acrobat Sign findest du hier: